Trennung der Buchführungssysteme möglich? Geht eine offene Ladenkasse neben einer elektronischen Kasse?
Gastwirt und Steuerberater fragen:
Trennung der Buchführungssysteme möglich? Geht eine offene Ladenkasse neben einer elektronischen Kasse?
Fall: „Bei einer Gaststätte ist eine elektronische Kasse mit diversen Mobilgeräten installiert. Sonderverkäufe auf einem Marktstand bei einem Sommerfest und beim örtlichen Weihnachtsmarkt wurden über eine offene Ladenkasse erfasst. Der Betriebsprüfer behauptet, dass allein die offene Ladenkasse nicht zulässig ist, da nur ein einheitliches Kassensystem geführt werden darf und die Einnahmen dann am Ende des Tages in die Registrierkasse eingetragen werden müssten. Er will wegen dieses Formfehlers die Kasse verwerfen und schätzen. Darf er das?“
Meine Antwort: nein. Häufig wird eine 2. Kasse bzw. ein zweites Buchführungssystem auch in Form eines anderen Kassensystems eingerichtet, weil dies die betrieblichen Abläufe erfordern: Der Hofverkauf aus der Scheune, die Marktstände, die Weihnachtsstände, die Straßen- oder Vereinsfeste oder auch der Straßenverkauf einer Eisdiele können über eine andere Kassenart, z.B. auch über eine offene Ladenkasse erfasst werden. Voraussetzung ist eine gewisse räumliche und organisatorische Trennung der Betriebe, die die erfordert oder jedenfalls plausibel macht.
Für die Trennung gibt es hier sachliche Gründe: Weite Wege zur elektronischen Hauptkasse, kein Strom an dem Sonderstand, keine elektronische Kasse mit Batterien vorhanden bzw. keine zweite elektronische Kasse vorhanden, kein Wlan-Empfang für Mobilgeräte usw. Wenn also der Außer-Haus-Verkauf so organisatorisch, räumlich abgetrennt ist, dass eine Buchung über die Hauptkasse nicht oder nur schwer möglich ist, können diese Außer-Haus-Verkäufe etwa in einer offenen Ladenkasse erfasst werden. Das gilt natürlich erst Recht bei Marktständen, Sonderverkaufsständen, Weihnachtsmärkten, Sommer- und Vereinsfesten, Hofverkäufen usw. Es ist also keineswegs so, dass in einem Betrieb nur ein einheitliches elektronisches Kassensystem vorgehalten werden müsste.
Anders wäre es zu beurteilen, wenn in einer Gaststätte zwei verschiedene Kassensysteme nebeneinander benutzt würden: normale Gaststätte im EG und eine elektronische Registrierkasse und daneben eine offene Ladenkasse. Das geht nicht. Da hätte der Prüfer sofort die Vermutung, dass die offene Ladenkasse nicht erforderlich ist und das vielleicht die eigentliche schwarze Kasse ist, die dann nach Belieben ganz, teilweise oder gar nicht erfasst wird: Neben der elektronischen Kasse kann nicht einfach grundlos eine zweite offene Ladenkasse eingerichtet werden und dann nach Belieben bei den Inhausbestellungen mal die eine, mal die andere Kasse benutzt werden.
Ob die Trennung bei Inhaus- und Außerhausbestellungen oder bei einer Gartenbewirtschaftung und dem Inhausgeschäft oder einer Trennung der Buchführungssysteme bei einer Bewirtschaftung des Obergeschosses, wenn das Hauptgeschäft im EG stattfindet, möglich und nachvollziehbar ist, ist dann Sachverhaltsfrage. Funktionieren z.B. Mobilgeräte im Garten oder im Obergeschoss nicht, macht dies dort die Bewirtschaftung nach Bierblock und ggf. offener Ladenkasse nachvollziehbar. Grundfrage ist, ob die örtlichen Gegebenheiten und die Abwicklung des Geschäfts die Trennung der Buchführungssysteme notwendig oder wenigstens verständlich und plausibel macht oder ob nur Steuerhinterziehungsgründe die einzigen Gründe sind, die verbleiben. Nur bei einer willkürlich anmutenden Trennung hätte der Prüfer Recht.
Aber Vorsicht: eine solche Trennung gerade in einem zusammenhängenden Gebäude wird immer ein kritischer Prüfungspunkt sein und ist jedenfalls nicht zu empfehlen. Es besteht bei vielen Prüfern ein großes Misstrauen gegenüber der offenen Ladenkasse wegen ihrer Fehleranfälligkeit bzw. mangelnden untertägigen Überprüfbarkeit und ihrer Manipulationsanfälligkeit.
