wer braucht eigentlich eine Kasse? Freiberufler z.B. brauchen keine Kasse!

Wer braucht eigentlich eine Kasse?

Bilanzierende ja, Einnahme-Überschussrechner nein? So einfach ist das nicht.

Das hängt von der Eigenart des Geschäftsbetriebs ab. Der Unternehmer, der quasi dauernd oder im Wesentlichen Bareinnahmen hat, braucht eine Kasse. Anders formuliert: der bargeldintensive Betrieb braucht eine Kasse. Und der Bilanzierende. Bei dem ist die die Kasse Pflicht-Bestandskonto.

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden im Gegensatz zur Bilanzierung keine Bestandskonten ausgewiesen, also auch kein Kassenkonto. Das bedeutet, dass Betriebseinnahmen, die in bar vereinnahmt werden, sofort ins Privatvermögen übergehen, also vom Unternehmer privat entnommen werden, da es keine Kasse mit Betriebsvermögen gibt. Im Gegensatz dazu muss bei einer Bilanzierung eine Barkasse geführt werden, die den Kassenbestand nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ausweist.

Dass Einnahmen-Überschuss-Rechner kein Kassenbuch führen müssen, bedeutet jedoch nicht, dass Sie darauf verzichten können, Ihre Umsätze (also auch ihre Barumsätze) vollständig aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungspflicht gilt immer, also auch für Barumsätze. In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob der Unternehmer seine Umsätze ausschließlich oder überwiegend in bar abwickelt, oder die Bareinnahmen geringfügig sind.

Klingt kompliziert? Nein! Ist ganz einfach:

Stellen wir uns ein Kiosk vor: wer zahlt dort bar – wer überweist?  Was kaufen Sie am Kiosk? Eine Zeitschrift, ein paar Zigaretten, ein Bier, einen Klaren, Süßigkeiten, eine heiße Bockwurst mit Brötchen und Senf, einen Lottoschein? Wie zahlen Sie? Bar oder per Kreditkarte oder per Rechnung? Nun, ersteres: bar. Gibt es Kunden, die am Kiosk einkaufen und eine Monatsrechnung bekommen? Wohl eher nicht. Jedenfalls so gut wie nie. Also: bargeldintensiver Betrieb: Alle Einnahmen erfolgen bar. Also Kassenpflicht. Wahlrecht: elektronische Kasse oder offene Ladenkasse.

Stellen wir uns einen Bäcker, Metzger, Wirt vor: alle Umsätze bar oder per EC-Karte. Keine Monatsrechnung, keinen Lieferschein. Vielleicht eine Rechnung bei Hochzeiten, Geburtstags- oder Weihnachtsfeiern oder sonstigen Sonderveranstaltungen: Anzahlmäßig geringe Rechnungen im Verhältnis zu vielen kleinen Barverkaufsrechnungen. Auch betragsmäßig sind die Rechnungen gering zu der Gesamtsumme der Barverkaufsrechnungen.

Stellen wir uns einen Friseur vor: da zahlt auch kein Mensch per Rechnung. Alles bar oder per EC- oder Kreditkarte. Karten sind aber wie bar. Also: Kasse. Elektronisch oder offene Ladenkasse. Wenn elektronisch: fiskalisiert: alles dem  Standard des BMF-Schreibens vom 26.11.10 entsprechend: nichts mehr unwiederbringlich löschbar, alle nachträglichen Änderungen sichtbar. Nach § 146 I 1 AO: Einzelaufzeichnung. Gilt natürlich nicht nur für Friseur, sondern für alle elektronischen Kassen.

Schauen wir uns den Einzelhändler an: Tante Emma-Laden oder Penny, Lidl, Aldi, Norma, Netto, Globus, Kaufland und Co: nix auf Rechnung, alles Karte oder bar. EC-Karte ist wie bar. Also Kassenpflicht.

Nehmen wir einen Auto-Reparaturbetrieb, Reifenhaus, Stereo-und Musikhandelshaus: etwa Hälfte auf bar/EC-Karte (sonst geht der Wagen nicht vom Hof, Werkunternehmerpfandrecht) Rest (=andere Hälfte) auf Lieferschein, Rechnung: braucht eine Kasse, da in wesentlichem Umfang Barumsätze.

Schreiner, Schlosser, Maurer, Verputzer, Dachdecker, Gärtner: die meisten Umsätze erfolgen per Rechnung und Überweisung. Wer lässt sich ein Dach neu eindecken, zahlt dafür 48.560 € und das in bar? Normalerweise, wenn das nicht schwarz abgewickelt wird, geht das nur per Rechnung und Banküberweisung. Den Rohbau erstellt der Maurermeister mit seiner Firma gegen Rechnung oder anhand mehrerer Abschlagsrechnungen, die normalerweise alle überwiesen werden. Welche Maßnahmen führt der Maurer bar aus? Eigentlich keine. Also keine Kassenpflicht. Wenn er nicht buchführungspflichtig ist. Dann ist die Kasse ein Pflicht-Bestandskonto, egal wievielt Umsätze über die Kasse laufen. Wann ist jemand buchführungspflichtig? Das steht im Gesetz.

Eine Verpflichtung zur Buchführung sowie eine Aufzeichnungspflicht ergeben sich aus den Steuergesetzen aber auch aus außersteuerlichen Vorschriften. So bestimmt § 238 des Handelsgesetzbuchs die Buchführungspflicht für jeden Kaufmann. Ob ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb vorliegt, ist nach dem Gesamtbild des Betriebes zu entscheiden. Hierzu sind bisher zahlreiche Urteile ergangen.

Wer nach außersteuerlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, muss Bücher auch nach den Bestimmungen des Steuerrechts führen.

Nach den Bestimmungen des § 141 AO (Abgabenordnung) sind nachfolgende Steuerpflichtige zur Buchführung verpflichtet. Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die

  • Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze von mehr als 500.000,00 € im Kalenderjahr (nach dem 31.12.2015 beginnende Wirtschaftsjahre: 600.000 € im Kalenderjahr) oder

  • selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000,00 € oder

  • einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000,00 € im Wirtschaftsjahr (nach dem 31.12.2015 beginnende Wirtschaftsjahre: 60.000 € im Wirtschaftsjahr) oder

  • einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000,00 € im Kalenderjahr (nach dem 31.12.2015 beginnende Wirtschaftsjahre: 60.000 € im Kalenderjahr) gehabt haben.

Damit unterliegen gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirte, die einen der Grenzwerte überschreiten, der steuerrechtlichen Buchführungspflicht (§ 141 AO).

§ 141 AO lautet wie folgt:

"§ 141 AO Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger

(1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb

1. Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes, von mehr als 600 000 Euro im Kalenderjahr oder
2. (weggefallen)
3. selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert (§ 46 des Bewertungsgesetzes) von mehr als 25 000 Euro oder
4. einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60 000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
5. einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60 000 Euro im Kalenderjahr

gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt. Die §§ 238, 240, 241, 242 Abs. 1 und die §§ 243 bis 256 des Handelsgesetzbuchs gelten sinngemäß, sofern sich nicht aus den Steuergesetzen etwas anderes ergibt. Bei der Anwendung der Nummer 3 ist der Wirtschaftswert aller vom Land- und Forstwirt selbstbewirtschafteten Flächen maßgebend, unabhängig davon, ob sie in seinem Eigentum stehen oder nicht.

(2) Die Verpflichtung nach Absatz 1 ist vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbehörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat. Die Verpflichtung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahrs, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen.
(3) Die Buchführungspflicht geht auf denjenigen über, der den Betrieb im Ganzen zur Bewirtschaftung als Eigentümer oder Nutzungsberechtigter übernimmt. Ein Hinweis nach Absatz 2 auf den Beginn der Buchführungspflicht ist nicht erforderlich.
(4) Absatz 1 Nr. 5 in der vorstehenden Fassung ist erstmals auf den Gewinn des Kalenderjahrs 1980 anzuwenden.“

Dann gibt es so „exotische“ Betriebe, die haben (fast) „nie“ Bareinnahmen: Architekten, Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte, kurzum Freiberufler und ausschließlich Onlineshopbetreiber. Der Freiberufler  und der ausschließlich-Onlineshopbetreiber braucht nach der Art und Weise seines Geschäftsbetriebs keine Kasse, wenn er nach der Art und Weise seines eingerichteten Geschäftsbetriebs keine oder kaum Bareinnahmen hat. Ebay-händler, die ausschließlich über ebay handeln, auch.

Sind erhebliche Bargeschäfte im betrieblichen Bereich vorhanden, so ist das Führen einer Geschäftskasse erforderlich. Die Führung eines Kassenbuches und einer ordnungsgemäßen Geschäftskasse (elektronische PC-kasse mit Kassenbuch oder offene Ladenkasse mit Kassenberichten) sind wesentliche Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Buchführung, da ansonsten ein Verstoß gegen den Grundsatz der Klarheit und Wahrheit vorliegen würde. Es stellt keine ordnungsgemäße Buchführung dar, wenn betriebliche Bareinnahmen oder Barausgaben ohne Führen eines Kassenkontos über das Privatkonto als Privatentnahmen oder Privateinlagen eingebucht werden. Das Fehlen einer Geschäftskasse ist allerdings dann nicht von Bedeutung, wenn der Barverkehr nur sehr geringfügig ist. Es muss also ein Geschäftsbetrieb vorhanden sein, der eine nach seiner Art und Weise des eingerichteten Geschäftsbetriebs eine Kasse erfordert. Dann muss eine Kasse geführt werden.

Also: man kann je nach betrieblicher Situation also abgrenzen, ob eine Kasse erforderlich ist. Grenze könnte man sich fließend vorstellen. Dann wird man nach dem Klischeebild (auch wenn die konkreten Umstände des Einzelfalles entscheidend sind) erst mal überlegen können öde müssen, wo der Betrieb einsortiert wird. Gibt’s Besonderheiten, muss man diese dokumentieren, um zu beweisen, dass gerade keine Kasse erfoderlich ist.

Bei allen Form- oder Mußkaufleuten ist sie sowieso Pflicht. AG oder GmbH der eG oder so was? Dann sowieso Kassenpflicht, da Formkaufmann.

Bleiben die Einzelkaufleute GbRs oder OHGs oder KGs: bei denen hängts an der Umsatzhöhe bzw. der Buchführungspflicht, § 141 AO, s.o..

Wenn ich eine Kasse freiwillig oder irrig führe, was dann? Dann gelten dieselben Anforderungen wie bei denen, die eine Kasse führen müssen. Eine „Kasse light“ zum Spielen oder Proben gibts nicht. Wer eine Kasse führt, muss sie ordnungsgemäß führen. Die Kasse ist kein Spielzeug … wenn schon .. denn schon.

Folgen der Kassenführungspflicht: „Tägliches Festhalten“ gem. § 146 Abs. 1 AO

§ 146 Abs. 1 S. 2 AO verlangt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen (=müssen!! Ausreden zählen nicht!). Damit wird der Besonderheit des Bargeldverkehrs Rechnung getragen. Nur durch Erfassen von Bareinnahmen und Barausgaben noch am Tag der Vereinnahmung oder Verausgabung wird die wichtigste Eigenschaft der Kassenführung gewährleistet, die Kassensturzfähigkeit. Wenn wer weiß heute noch, was Gesten war? Fragen Sie mal ne Kassiererin bei Aldi ….! Auch stellt der Gesetzgeber klar, dass für den Barbereich an den Begriff „zeitgerecht“ höhere Anforderungen zu stellen sind, als dies für die übrige Buchführung gilt. Da in § 146 Abs. 1 S. 2 AO von „Festhalten“ gesprochen wird, müssen neben dem Aufzeichnen auch noch anderer Möglichkeiten in Betracht kommen. Was also bereits durch Quittungen, Kassenstreifen oder Bons eine Festlegung gefunden hat, braucht nicht noch zusätzlich aufgezeichnet zu werden. Ziel ist es, den Kassen-Sollbestand jederzeit mit dem Kassen-Istbestand vergleichbar zu machen. Die Vorschrift des § 146 Abs. 1 S. 2 AO stellt eine Sollvorschrift dar. Die sich daraus ergebende Verpflichtung besteht daher nur, sofern ihre Erfüllung im Rahmen des Zumutbaren liegt. Deswegen sind Eintragungen am nächsten Geschäftstag ausnahmsweise auch zulässig, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tag entgegenstehen. Allerdings muss aus den Buchungsunterlagen sicher zu erkennen sein, dass sich der sollmäßige Kassenbestand seit Beginn des vorausgegangenen Geschäftstages entwickelt hat (BFH Urt. v. 31.07.1974 I R 216/72).

Weitere Folge der Kassenpflicht: Sie sind Zieladdressat der Kassennachschau, die ab dem 01.01.18 möglich ist.

Weitere Folge: Einzelaufzeichnungspflicht

Die GoB n der Fassung vom 14.11.14 und § 146 I 1 AO in der Fassung vom 28.12.16 erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäfts. Die Einzelaufzeichnungen sollen in dem Umfang erfolgen, der eine Überprüfung der Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Dies bedeutet, es muss auch der Inhalt des Geschäfts und des Namens der Firma und die Anschrift des Vertragspartners aufgezeichnet werden… So wenn Sie einen Bagger, LKW oder PKW kaufen und dort Ihre Personalien festgehalten werden im Vertrag, so muss dann auch beim Fernseher-, PC- und Waschmaschinen-Kauf Name und Anschrift vom Käufer, Preis und Kaufsache festgehalten werden.

Auch beim Bäcker? Nein. Da gilt immer noch die Regelung des BFH aus dem Handelsbereich vom 12.05.1966: bei einer Vielzahl von Verkäufen geringpreisiger Wirtschaftsgüter an eine unbestimmte Vielzahl namentlich unbekannter Kunden ist die Einzelaufzeichnung dem Unternehmer nicht zumutbar. Der BFH hatte damals den Bäcker vor Augen: 5 Brötchen a 10 Pfennig mussten damals nicht mit Namen und Anschrift des Käufers, zumal wenn er nicht bekannt war, aufgezeichnet werden. Was ist aber beim Friseur, wenn der seine Kunden kennt? Und wenn der 15 oder 20 Euro für den Haarschnitt nimmt ist das dann noch der Kleinbetrag von 1966? Oder was ist bei der Dauerwelle für 100 € oder den Extensions für 300 oder 400 €? Auch noch Kleinbeträge an eine Vielzahl namentlich nicht bekannter Kunden? Da kommen wir schon schnell bei vielleicht 10 oder 20 € in Grenzbereiche …

Klar ist jedenfalls, dass bei Barzahlungen an 15.000 € aus Geldwäschegründen der Barzahler vollständig erfasst werden muss.

Kommen wir noch mal zum Steuerberater & Co, die kaum oder selten Bareinnahmen haben:

Der Betrieb einer Steuerberaterkanzlei erfordert nach der Art und Weise des eingerichteten Betriebes dieser Art normalerweise keine Kasse, sondern es sich nur um eine schlagwortartige Kurzbezeichnung des StPfl für die Bareinnahme bzw. Barausgabe handelt. Genau genommen sind die paar völlig unerheblcihen Bareinnahmen in keine Kasse geflossen, sondern nru so als Einnahme fetgehalten worden. Einew Aufzeuchnung in Form einer Klasse o.ä. ist nach der BFH-Rspr auch zulässig. Hier sidn die Einnahmen einfsach über die Kurzformel 1000 erfasst worden, statt auf einer Kladde. Das ändert aber nichts daran, dass die Steuerberaterkanzlei des Steuerpflichtigen natürlich kein bargeldintensiver Betrieb  ist und dieser weder eine Kasse im Betrieb hat und natürlich auch keine führen muss, noch nach seiner Art und Weise der Betrieb danach eingerichtet ist, eine Kasse zu haben. Die Aufzeichnungen der Bareinnahmen des nicht buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen erfolgte also völlig korrekt und bedeutet gerade nicht, dass eine Kasse tatsächlich vorhanden war, sondern die „1000“ ist aus reiner Routine als Synonym für die Bareinnahme verwandt worden. Dies passt natürlich auch in den Kontenrahmen, da Bareinnahmen typischerweise über die Kasse vereinnahmt werden (natürlich nur wenn eine vorhanden ist) und eben nach dem Kontenrahmenplan 1000 für die Kasse steht. Damit ist aber für jeden Fachmann sofort erkennbar, dass es sich hier um eine Bareinahme handelt, auch wenn natürlich keine Kasse vorhanden ist.

Der BFH hat auch ganz bewusst und deutlich ausgeführt, dass Freiberufler wie beispielsweise Steuerberater, Architekten, Ingenierure, Beratende Betriebswirte, Notare, Unternehmensberter, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer usw. gerade keine Kasse führen müssen, da typischerweise deren Betrieb eben nicht auf Bareinnahmen ausgerichtet ist. Bei all diesen Branchen sind die Bareinnahmen von völlig untergeordneter Bedeutung. Das sind eben andere Betriebe ihrer Struktur nach, als Metzgereien, Gaststätten, Bäckereien oder Handelsbetriebe. Während Letztere damit nicht klar kämen, dass alles nur auf Rechnung geordert wird und die Kunden dann irgendwann zahlen, sondern diese von der sofort-Vereinnahmung der meist geringpreisigen Wirtschaftsgüter Leben, ist dies natürlich bei einem Anwalt, Architekten oder Steuerberater völlig anders.

Unternehmen, die nach § 238 HGB oder  § 141 AO der Buchführungspflicht unterliegen, sind auch zur ordnungsgemäßen Kassenführung mit entsprechendem Kassenbuch verpflichtet, wenn Bargeldgeschäfte abgewickelt werden. Um einen solchen Betrieb handelt es sich aber bei meinem Mandanten nicht. Besteht nach den vorgenannten Vorschriften keine Buchführungspflicht oder erfolgt die Gewinnermittlung durch eine Einnahme-Überschussrechung gemäß § 4 Abs. 3 EStG , sind Bargeldeinnahmen und -ausgaben gemäß § 22 UStG  i.V.m.  §§ 63 ff UStDV zumindest durch eine chronologische Ablage der Barbelege vollständig und richtig zu erfassen und aufzuzeichnen. Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung ist laut BFH kein Kassenbuch erforderlich.

Der Leitsatz des BFH im  BFH-Beschluss vom 16.02.06, X B 57/05 BFH/NV 2006, 940 lautet insoweit wie folgt wörtlich:

„Bei zulässiger Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG sind Steuerpflichtige nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet. Die geordnete Belegablage genügt.“

Begründung: „Bei der Einnahmenüberschussrechnung gibt es jedoch keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto. Vereinnahmtes Geld wird sofort Privatvermögen (BFH-Urteil vom 22. Februar 1973 IV R 69/69, BFHE 109, 30, BStBl II 1973, 480). Die Feststellung eines Kassenbestands, für den ein Kassenbuch bei einer Gewinnermittlung nach dem Bestandsvergleich aufgrund ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich ist, kommt nicht in Betracht. Demzufolge hat der BFH erkannt, dass Steuerpflichtige, die ihren Gewinn zulässigerweise nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, nicht verpflichtet sind, ein Kassenbuch zu führen (BFH-Urteil vom 10. März 1983 IV R 236/81, juris Nr: STRE835031760; so auch Cöster in Pahlke/Koenig, Abgabenordnung, § 146 Rz. 3 i.V.m. § 145 Rz. 4; Weber-Grellet in Kirchhof/Söhn/Mellinghoff, a.a.O., § 4 Rz. D 57; Schmidt/ Heinicke, Einkommensteuergesetz, 24. Aufl., § 4 Rz. 372; a.A. Sauer in Beermann/Gosch, Steuerliches Verfahrensrecht, § 146 AO 1977 Rz. 36).“

Schon in der Entscheidung vom 22.02.1973 hatte der BFH zum Einnahmeüberschussrechner ausgeführt:

„Denn da es bei dieser Gewinnermittlung keinen betrieblichen Kassenbestand gibt, bedarf es keiner Kassenführung. Es gibt nur baren und unbaren Geldverkehr.“

und der BFH dann weiter:

„Daß es bei der Einnahmeüberschußrechnung kein Kassenkonto als Bestandskonto bzw. überhaupt keine Bestandskonten gibt und deshalb für die Verbuchung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben teilweise andere Grundätze gelten müssen als beim Vermögensvergleich, ist unstreitig. Es ist aber nicht zweifelhaft, was bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG zu den Betriebseinnahmen und was zu den Betriebsausgaben gehört. So ist es bei der Einnahmeüberschußrechnung für die Behandlung der Barbezahlung von betrieblichen Aufwendungen als Betriebsausgabe ohne Bedeutung, ob der Steuerpflichtige das Geld hierfür aus seiner „Privattasche“ nimmt oder aus seiner „Geschäftskasse“. Denn grundsätzlich wird vereinnahmtes Geld sofort Privatvermögen, weil es kein Bestandskonto und kein betriebliches Umlaufvermögen gibt. Deshalb muß eine Barzahlung aus der „Privattasche“ unmittelbar als Betriebsausgabe gebucht werden.“ ( BFH, Urteil vom 22.02.1973, IV R 69/69, BStBl 1973 II, 480).

Der BFH schrieb in dem Beschluss vom 16.02.06, X B 57/05 (BFH/NV 2006, 940, NWB 2006, 1185-1186:

„Dass über „§ 22 UStG nicht ein Steuerpflichtiger, der den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet ist, ergibt sich auch aus dem Sinn und Zweck der Vorschrift. Durch die Umsatzsteuer werden Leistungsabgaben eines Unternehmers und sein Eigenverbrauch im Erhebungsgebiet besteuert. Vorleistungen anderer Unternehmer und Einfuhren, die in den unternehmerischen Bereich eingehen, können zu einer Steuerentlastung durch Gewährung des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG führen (Geist in Rau/Dürrwächter/Flick/Geist, Umsatzsteuergesetz, § 22 Rz. 4). Die geschuldete Umsatzsteuer, die hiervon abziehbare Vorsteuer und die letztlich vom Unternehmer an das FA zu entrichtende Umsatzsteuer könnten ohne Aufzeichnung aller umsatzsteuerrechtlich relevanter Vorgänge innerhalb des Unternehmens nicht ermittelt werden. Deshalb hat der Gesetzgeber den Unternehmer in § 22 UStG verpflichtet, Aufzeichnungen zu fertigen. Nach diesem Gesetzeszweck ist die Frage, ob Leistungsabgaben des Unternehmers bzw. Vorleistungen anderer Unternehmer bar oder unbar vergütet werden, für die Umsatzsteuer ohne Bedeutung. Entscheidend ist lediglich, dass solche Vorgänge vollständig erfasst werden. Hierzu ist das Führen eines Kassenbuchs nicht geboten. Eine Belegsammlung, wie sie die Klägerin vorgelegt hat, kann ebenso wie Kassenaufzeichnungen nachgeprüft werden. Auch aus den Ausgangsrechnungen lassen sich Inhalt des Geschäfts, Name, Firma und Adresse des Vertragspartners ersehen.“

Teutemacher schriebt hierzu in NWB (BBK Nr. 16 vom 15.08.2014 – NWB DokID [TAAAE-70843]):

„Die Formulierungen im BFH-Beschluss X B 57/05 sowie die Tatsache, dass es sich um einen Beschluss handelt, den der BFH nicht in die amtliche Entscheidungssammlung (BFHE) aufgenommen hat, machen deutlich: Eine einfache Übertragung dieses Sachverhalts auf alle 4/3- Rechner ist sachlich nicht gerechtfertigt, vor allem nicht auf bargeldintensive Branchen wie z. B. Gastronomie, Einzelhandel oder Handwerk. Hierzu liefert der Beschluss keine Anhaltspunkte.“

Achilles schreibt in seinem Buch „Kassenführung – Bargeldgeschäfte sicher dokumentieren“ auf Seite 29, dass die Gewinnermittlungsart in bargeldintensiven Unternehmen kaum eine Rolle spielt, so ist dies zutreffend. Die Betonung liegt dabei auf bargeldintensive Unternehmen. Ansonsten ist es natürlich sehr erheblich, ob man bilanzieren oder Einnahmeüberschuss-Rechner ist. Bei Ersterem ist die Kasse grundsätzlich ein Bestandskonto, also ein Pflichtkonto, während bei dem Einnahmeüberschuss -Rechner  die Kasse nur dann geführt werden muss, wenn der Betrieb nach seiner Eigenart und Ausrichtung wesentliche Bargeldeinnahmen haben soll und wird. Es hängt also davon ab, wie das Geschäftsmodell aussieht, wie das Geschäft konzipiert ist und ob Bareinnahmen überhaupt anfallen sollen und können und wenn ja in welchem Umfang. Bei bargeldintensiven Betrieben ist natürlich stets der Betrieb auf die Vereinnahmung von großen Bargeldmengen ausgerichtet, sodass hier stets Kassen (elektronische Kassen oder offene Ladenkassen)  von der Konzeption und der Art und Weise des  eingerichteten Gewerbe-Betriebes notwendig sind.

Nach § 146 Abs. 5 S.1 HS 2 AO müssen die Aufzeichnungen lediglich so geführt werden, dass sie dem konkreten Besteuerungszweck entsprechen. Der Nachweis der vollständigen Erfassung der Betriebseinnahmen kann daher auch durch eine geordnete Belegsammlung erbracht werden, wenn diese ebenso wie Kassenaufzeichnungen nachgeprüft werden kann.

Aber Vorsicht: Die bloße handschriftliche Liste der täglichen Umsätze ohne Aufbewahrung weiterer Belege ist auch beim Einnahme-Überschussrechner keine ordnungsgemäße Aufzeichnung der Betriebseinnahmen. In solchen Fällen ist nicht ersichtlich, von wem, wann und auf welche Weise die jeweiligen Tagesumsätze ermittelt worden sind. Die erklärten Tagesumsätze bestehen in diesen Fällen nur aus einer Zahl, deren Herkunft und Richtigkeit nicht nachprüfbar ist. Sind aber bei einem Einnahmeüberschuss Rechner die entsprechenden Empfangsquittungen der Einzeiler mit abgeheftet, ist daraus auch ersichtlich, wer welchen Betrag beim Einnahmeüberschussrechner einzahlte. Dies genügt dann in Verbindung mit der täglich fortgeschriebenen Einnahmeliste. Dabei muss nicht jeden Tag eine Eintragung erfolgen, wenn es keine  Einnahmen gibt. Gibt es also nur alle drei Tage oder alle sieben Tage eine Einnahme, so ist dann eben auch nur alle drei oder sieben Tage diese aufzuzeichnen  und nicht etwa für die anderen Tage eine null einzutragen o. ä. mehr.

 Was Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR) unbedingt tun sollten:

  • Rechnungskopien für die eigenen Unterlagen erstellen bzw. alle Ausgangsrechnungen ein 2. Mal für die eigenen Unterlagen ausdrucken.
  • Auf den Rechnungskopien vermerken, ob der Betrag bar vereinnahmt wurde oder ob er aufs Konto überwiesen wurde.
  • Der Einnahmen-Überschuss-Rechner braucht dann nur eine Liste, in die er alle Einnahmen einträgt.
  • Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten unmittelbar aus den Konten der EDV-Buchführung ergeben.

Die Tageseinnahmen dürfen nicht summarisch ermittelt werden, wenn es sich um Bareinnahmen handelt

  • im Hotel- und Beherbergungsgewerbe (Melde- und Übernachtungszettel, Kurtaxe)
  • in Autoreparaturwerkstätten (BFH, Urteil vom 09.10.1958, IV 119/57, andere Auffassung: BFH, Urteil vom 07.12.2010, BFH/NV 2011, 411)
  • bei Einzelanfertigungen von Schmuckstücken in Juwelier-, Gold- und Silberschmiedegeschäften  (FG Düsseldorf, Urteil vom 15.04.2008,10 K 4875/05 U)
  • in Restaurants und Gaststätten, bei denen Rechnungen über Bewirtungskosten, Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen ausgestellt werden,  bei außer Hausbestellungen, Partyservice, zwei für eins Gutscheinen, Abrechnungen über sogenannte Wirteanteile bei Automatenaufstellung durch Dritte, Rückvergütungen von Lieferanten, Speise-und Getränkekarten:  FG Baden-Württemberg, Urteil vom 18.02.1997, EFG 1997, 928.

In diesen Fällen müssen also die Daten der Kunden/Zahlungspflichtigen festgehalten werden.

Wenn Unternehmer Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit einer einfachen Belegablage ermitteln, müssen Sie Ihre Belege über Einnahmen und Ausgaben geordnet ablegen. Es reicht aus, wenn Sie auf Ihrer Ausgangsrechnung vermerken, ob und wann der Kunde bar gezahlt hat.

Bei einer EDV-Buchführung sollte

  • das Konto „Kasse“ 1000 beim SKR 03 bzw. 1600 beim SKR 04 nur dann verwendet werden, wenn tatsächlich ein vollständiges Kassenbuch geführt wird,
  • ohne Kassenbuch das Konto „Verrechnungskonto für Gewinnermittlung § 4/3 EStG, ergebniswirksam“ 1370 beim SKR 03 bzw. 1485 beim SKR 04 verwendet werden.

Besser und zweckmäßiger ist es jedoch, wenn

  • die Bareinnahmen als Erlös gebucht und als Gegenkonto das Konto Privatentnahmen verwendet wird. (Buchungssatz: Privatentnahmen an Erlöse)
  • bar bezahlte Betriebsausgaben auf das jeweilige Aufwandskonto gebucht werden und als Gegenkonto das Konto Privateinlagen verwendet wird. (Buchungssatz: Betriebsausgaben an Privateinlagen)

Ein Führen einer Kasse mit nicht festschriebbaren Tabellenkalkulationsprogrammen ist nie zulässig. So schön Excel und Co. auch ist: es darf als Kassenbuchführungsprogramm nicht verwendet werden. In Excel -Arbeitsmappen fehlt es an der geforderten Journal Funktion bzw. Festschreibungsfunktion. aus Paragraf 146 Abs. 4 AO (Grundsatz der Unveränderbarkeit) folgt, dass immer dann, wenn Eintragungen gemacht wurden, diese nicht mehr nachträglich verändert werden dürfen. Natürlich kann es viel Buchungen geben oder fehlerhafte Kontenbezeichnung und Ähnliches mehr. Dann ist eine entsprechende Korrekturbuchung anzubringen, sodass der ursprüngliche Fehler natürlich bestehen bleibt und dessen Korrektur später immer nachvollziehbar ist. Bei Excel könnte einfach eine falsche Zeile Weg gelöscht werden, was eben nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung dann entspricht.

Das Niedersächsisches Finanzgericht, Urteil vom 08. Dezember 2011 – 12 K 389/09 –, juris formuliert das wie folgt:

„Gerade in den Fällen, in denen Steuerpflichtigen eine Einzelaufzeichnungspflicht nicht zugemutet werden kann, muss die Einnahmeermittlung aber nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein (BFH-Beschluss vom 7. Februar 2008 X B 189/07, juris). Die Aufzeichnungen müssen so klar und vollständig sein, dass sie einem sachverständigen Dritten in vertretbarer Zeit den Umfang der Einkünfte plausibel machen (vgl. § 63 Abs. 1 UStDV und allgemein § 145 Abs. 1 Satz 1 AO; siehe auch Beschluss des Sächsischen Finanzgerichts vom 4. April 2008 5 V 1035/07, juris; Urteil des Finanzgerichts des Saarlands vom 13. Januar 2010 1 K 1101/05, EFG 2010, 772; Urteil des FG Münster vom 23. Juni 2010 12 K 2714/06 E, U, juris; Beschluss des FG Düsseldorf vom 23. August 2010 17 V 972/10 A (E, G, U, F), juris). Das Fehlen einer Verpflichtung zur förmlichen Aufzeichnung der Betriebseinnahmen oder -ausgaben bedeutet schon aus Gründen der Gleichmäßigkeit der Besteuerung nicht, dass die Finanzbehörde die nach § 4 Abs. 3 EStG erklärten Gewinne oder Verluste ungeprüft übernehmen müsste. Dies wäre eine „Besteuerung auf Zuruf“, die dem verfassungsrechtlich geforderten Verifikationsprinzip zuwider laufen würde. Auch wenn der Einnahmenüberschussrechner gesetzlich nicht gezwungen ist, ein Kassenbuch zu führen, so trägt er doch, wie jeder andere Steuerpflichtige auch die Gefahr, dass das Finanzamt wegen nicht hinreichender Aufzeichnungen die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann und deshalb die Voraussetzung für eine Schätzung gemäß § 162 Abs. 1 AO erfüllt sind. Die (ggf. freiwillige und im eigenen Interesse liegende) Aufbewahrung aller Belege und die Schaffung einer Möglichkeit des Nachvollzugs der erklärten Einnahmen anhand der Aufzeichnungen ist im Regelfall notwendige Voraussetzung für den Schluss, dass die Betriebseinnahmen vollständig erfasst und die geltend gemachten Aufwendungen durch den Betrieb veranlasst sind (BFH-Urteil vom 15. April 1999 IV R 68/98, BStBl II 1999, 481; vgl. auch Urteil des Finanzgerichts des Saarlands vom 13. Januar 2010 1 K 1101/05, EFG 2010, 772; Beschluss des FG Düsseldorf vom 23. August 2010 17 V 972/10 A (E, G, U, F), juris). Nur bei Vorlage geordneter und vollständiger Belege verdient eine Einnahmenüberschussrechnung Vertrauen und kann für sich die Vermutung der Richtigkeit in Anspruch nehmen (vgl. BFH-Urteil vom 15. April 1999, IV R 68/98, BStBl II 1999, 481; BFH-Urteil vom 26. Februar 2004 XI R 25/02, BStBl II 2004, 599 m.w.N.; vgl. auch Urteil des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg vom 26. Juli 2007 14 K 3368/06 B, juris; Urteil des Finanzgerichts des Saarlands vom 13. Januar 2010 1 K 1101/05, EFG 2010, 772). Daher müssen die Betriebseinnahmen auch bei einer Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG zur Vermeidung einer Schätzung mit der gebotenen Klarheit und Nachvollziehbarkeit aufgezeichnet werden (vgl. Urteil des Finanzgerichts des Saarlandes vom 13. Januar 2010 1 K 1101/05EFG 2010, 772).“

Der BFH, Beschluss vom 13. März 2013 – X B 16/12 –, juris: Auch wenn ein Steuerpflichtiger, der seinen Gewinn zulässigerweise nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, zur Führung eines Kassenbuches nicht verpflichtet ist, müssen die von ihm erklärten Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein. Dokumentiert der Steuerpflichtige seine Betriebseinnahmen in Kassenberichten, ist das FA zur Schätzung befugt, wenn diese wiederholt korrigiert und in sich widersprüchlich sind.

In diesem Beschluss führt der BFH – auch zu seinem Beschluss vom 16.02.06 – X B 57/06- weiter aus:

„Der Kläger macht lediglich geltend, der BFH führe in seinem Beschluss vom 16. Februar 2006 X B 57/05 (BFH/NV 2006, 940) aus, dass es bei der Einnahmen-Überschussrechnung keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto gebe, die Feststellung eines Kassenbestandes somit nicht in Betracht komme. Hiervon (angeblich) abweichende Rechtssätze des FG-Urteils führt er nicht an. Vielmehr bemängelt er, das FG habe sich zur Begründung der Schätzungsbefugnis zu Unrecht auf den Senatsbeschluss vom 7. Februar 2008 X B 189/07 (nicht veröffentlicht, juris) berufen. Insoweit wendet der Kläger sich gegen die materielle Richtigkeit des Urteils. Hiermit kann jedoch die Zulassung der Revision grundsätzlich nicht begründet werden (z.B. BFH-Beschluss vom 4. November 2010 VII B 60/10, BFH/NV 2011, 869).
Der Kläger lässt auch außer Acht, dass der erkennende Senat aus der wiedergegebenen Passage lediglich gefolgert hat, ein Steuerpflichtiger, der seinen Gewinn zulässigerweise nach § 4 Abs. 3 EStG ermittele, sei nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen (Senatsbeschluss in BFH/NV 2006, 940, m.w.N.). Hiervon ist das FG ersichtlich ausgegangen. Der Kläger setzt sich dagegen nicht damit auseinander, dass ein Steuerpflichtiger auch im Fall der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG selbstredend seine Betriebseinnahmen und -ausgaben –sei es durch entsprechende Aufzeichnungen einschließlich Belegsammlung oder im Wege einer geordneten Belegablage– so festhalten muss, dass das FA diese auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen kann (vgl. Schmidt/Heinicke, EStG, 31. Aufl., § 4 Rz 375). Letzteres hatte die Klägerin in dem –dem Beschluss in BFH/NV 2006, 940 zugrunde liegenden– Fall durch chronologische Ablage der Ausgangsrechnungen getan. Erfasst der Steuerpflichtige –wie zulässigerweise der Kläger– seine Tageseinnahmen in einer Summe, muss er das Zustandekommen der Summe (bspw. durch einen Kassenbericht) auch nachweisen können (Klein/Rätke, AO, 11. Aufl., § 146 Rz 8).
Nach den nicht mit Verfahrensrügen angegriffenen und deshalb bindenden Feststellungen des FG wird die von dem Kläger gewählte Dokumentation seiner Tageseinnahmen in Form der Kassenberichte den Anforderungen der Rechtsprechung an eine nachprüfbare vollständige und richtige Aufzeichnung nicht gerecht. Ausgehend von dieser materiell-rechtlich maßgebenden Auffassung des FG hat dieses die Schätzungsbefugnis des FA gemäß § 162 Abs. 2 der Abgabenordnung dem Grunde nach zu Recht bejaht.“

Und wenn Sie eine Kasse führen müssen oder gar freiwillig führen, dann gilt ohne Unterschied:

  • Die Kasse ist täglich zu führen: Nach § 146 Abs. 1 S. 2 AO sollen alle Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden.
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Die Kassenaufzeichnungen müssen chronologisch sortiert und fortlaufend nummeriert werden. Die Tageseinnahmen sind getrennt nach 7 % USt und 19 % USt aufzuzeichnen (§ 146 I 1 AO, § 22 UStG,).
  • Kassensturzfähigkeit: Die Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll-Bestand jederzeit mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse verglichen werden kann (vgl. u.a. BFH 17.11.81, VIII R 174/77).
  • Keine Buchung ohne Beleg: Für sämtliche Tageseinnahmen und Tagesausgaben müssen Belege vorliegen. Auch für Geldtranits zum Tresor, zur Bank oder wieder zurück brauchen Belege – es gibt keine? Dann fertigen Sie eben einen Eigenbeleg… Ebenso müssen Sie Eigenbelege für Entnahmen oder Einlagen erstellen und in die Kassenbuchführung nehmen!
  • Kassenminusbestände: Einen negativen Kassenbestand darf es nie geben. Hier muss es Zahlendreher, falsche Zuordnungen etc. geben. Prüfen Sie, bis Sie den Fehler haben.
  • Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Fehlerhafte Eintragungen dürfen nie gelöscht werden: sie sind so abzuändern, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist: es sind dann unter Beibehaltung der falschen Buchungen Korrekturbuchungen oder Generalumkehren zu verwenden.

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