Wofür braucht man eigentlich ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch ist das Hauptbuch zur (elektronischen) Kasse. Während die elektronische Kasse im Regelfall nur die Einnahmen erfassen kann, werden die Ausgaben im Kassenbuch eingetragen. Werden sodann die Einnahmen aus der elektronischen Kasse in Form eines ausgedruckten Zeitpunkts dann in das Kassenbuch eingeklebt oder dort eingetragen, sind alle Einnahmen und alle Ausgaben dieses Geschäftstages in dem Kassenbuch erfasst. Solange also eine Kasse nur die Einnahmen erfassen kann, muss ein Kassenbuch täglich geführt werden. Soweit es keine Ausgaben gibt, ist die Ausgabenspalte leer oder kann durchgestrichen werden, dann gab es eben nur Einnahmen. Das Kassenbuch ist wesentlicher Teil der Buchführung, zumal wenn der Steuerpflichtige nach Art seines Unternehmens vorwiegend Bargeschäfte tätigt (vgl. BFH, Urteil v 20.06.1985, IV R 41/82, BFH/NV 1985, 12). Die Kasse muss täglich gemacht werden, d.h. gerade bei einem bargeldintensiven Betrieb muss täglich die Kasse abgeschlossen werden und die Einnahmen (öffnungs-) täglich ermittelt und gezählt und erfasst werden. Wird eine elektronische Registrierkasse geführt, deren Tagesabschlussbons (Z-Bon) die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 – IV A 8 – S 0310 – 5/95 erfüllen (=Name des Betriebs, Datum fortlaufende Nummer, Einnahmen, Trennung nach Inhaus- und Außerhausumsätzen, Trennung der Finanzwege (Barzahlung, Kartenzahlung), Stornos, Trainingskellner, optional: Grande totale), ist es ausreichend, wenn in einem Kassenbuch täglich die Tageseinnahmen in einer Summe (aber getrennt je Barkasse) sowie alle Ausgaben einzeln aufgezeichnet werden.  Hat also ein Restaurantbetrieb 2 Ebenen und auf jeder Ebene eine Kasse stehen, müssen die Daten aus den Z-Bons beider Kassen getrennt in dem Kassenbuch aufgezeichnet werden und die Z-Bons von beiden Kassen natürlich (getrennt voneinander, fortlaufend sortiert für die Kasse 1 und getrennt aber ebenso fortlaufend sortiert für die Kasse 2 usw.) aufbewahrt werden.  Die Bestände sind hierbei am Anfang und Ende eines Buchblattes festzuhalten und fortzuschreiben. Es können dabei durchaus auf einem Kassenbuchblatt mehrere Tage in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet werden, so wie sich natürlich auch die Aufzeichnungen eines Tages über mehrere Blätter erstrecken kann. Kasenbuchblätter dürfen aber nicht zwischendrin leer bzw. frei gelassen werden und Streichungen dürfen zwar erfolgen, aber einfach nur ordentlich durchgestrichen und dann neu geschrieben, so dass man den alten durchgestrichenen Text und die alten Zahlen noch lesen kann. Am Besten schreibt man auch gleich den Korrekturgrund mit dazu (verrechnet, verschrieben etc.)

Vielleicht gibt es irgendwann Kassen, die die Ausgaben mit erfassen: dann braucht man kein Kassenbuch mehr. Dann fotografiert man vielleicht die Eingangsrechnung oder Nachnahmerechnung, die jetzt bar aus der Kasse bezahlt wird und bucht die Ausgabe und verknüpft das Foto von der Eingangsrechnung mit der Ausgabebuchung in der Kasse? Oder man scannt über einen Scanner die Eingangsrechnung ein und bucht den Ausgang in der Kasse mit einem Kurztext und verknüpft den Scan mit der Buchung? So weit sind wir heute aber noch nicht. Daher erfassen die Kassen nur die Einnahmen und die Ausgaben müssen dann im Kassenbuch per Hand eingetragen werden, damit alle baren Geschäftsvorfälle des Tages abgebildet sind. Die „all-in one“-Lösung würde auch für die zeitgerechte Erfassung der Einnahmen zu den Ausgaben führen.

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About Jörg Burkhard

Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Strafrecht, Spezialist für Betriebsprüfung, streitiges Steuerrecht, Steuerfahndung, Zollfahndung, Arbeitgeberstrafrecht, Zollstrafrecht, Selbstanzeige, Tax Compliance

2 Comments

  1. Michael H.

    Vielen Dank für die wirklich informativen Texte, die, ohne Panik zu verbreiten, die Angst vor dem Umgang mit dem Finanzamt nehmen. Damit meine ich nicht nur diese Seite zum Kassenbuch. Nun zu dieser Seite:
    Nicht jeder Kleinbetrieb muss ein Kassenbuch führen, oder doch? Bei unserer Betriebseröffnung hat man uns im Rahmen der Gründungsberatung speziell davon abgeraten(!) ein Kassenbuch zu führen, weil es so viele Unzulänglichkeiten geben kann. Nach dem Motto, führt ein Unternehmen freiwillig ein Kassenbuch, muss es auch perfekt sein.
    Unser Umsatz fällt unter die Kleinunternehmerregelung, also wirklich sehr wenig. Ich gehe davon aus, dass wir uns solange zumindest keine Sorgen machen müssen. Es wäre schön dies hier zumindest als Randnotiz nachlesen zu können. Ggf. auch die Umsatzgrenze bzw. die Unternehmensform ab / bei der ein Kassenbuch zwingend ist.

    1. Jörg Burkhard

      Ob Sie eine Kasse führen müssen, hängt von der Art und Weise der Einrichtung Ihres Geschäftsbetriebes ab, also wieviele Barumsätze Sie täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich haben, wie hoch die sind, welche Relation zu den unbaren Einnahmen besteht. Eine feste Umsatzgröße oder eine feste Relation von baren und unbaren Einnahmen oder bestimmte Höchstbeträge eine Höchstzahl von Barumsätzen pro Woche oder Pro Monat oder Jahr gibt es nicht. Dann tauschen auch gleich Sonderfragen auf: was ist mit Saisonbetrieben? Wenn man den Betrachtungszeitraum „Jahr“ für richtig hält, und die Aussage trifft, 5 Barumsatz im Monat, mithin 60 im Jahr sind kein Grund, um eine Kasse führen zu müssen, es würde genügen diese Umsätze in einer Kladde oder in einem Monatlichen Kassenbericht o.ä. handschriftlich festzuhalten, was ist dann mit einem Saisonbetrieb, der nur im Juni und Juli besteht: darf der dann auch bis zu 60 Barumsätze haben ohne eine Kasse führen zu müssen? Oder darf der auch nur 5 Barumsätze pro Monat, dann also nur bis zu 10 haben? Hier gilt wohl eher letzteres. Denn bei nur 60 Tagen Öffnungszeit wären 60 BArumsätz 1 Barumsatz pro Tag (oder bei Abzug von Sonn- und Feiertagen bei einer 2.monatigen Öffnungszeit, dann schon mehr als 1 Barumsatz pro Tag). Oder was wäre mit dem Weihnachtsstand, der dann nur am Weihnachtsmarkt 3 Wochen besteht: dürfte der auch 60 Barumsätze haben, ohne eine Kasse führen zu müssen? Wohl kaum. Man wird es allgemein nur so formulieren können: Nur wenige Bareinnahmen pro Monat (z.B. 3 oder 4 Bareinnahmen pro Monat), nur 3, 4, 5 oder bis 10 % aller Einnahmen in bar, der Rest unbar, sprechen dafür, dass Sie keine Kasse brauchen. Da die Kasse täglich abgerechnet werden muss, müssen die Bareinnahmen so selten sein, dass kein vernünftiger Mensch bei den paar Barumsätzen eine Kasse einrichten würde. Wer will schon einen Kassenabschluss machen, wenn er nur den gleichen Endbestand wie den morgendlichen Anfangsbestand zählen kann oder nur ein paar Kosten aus der Kasse bezahlt hat, aber keine Einnahmen hatte. Wenn Sie dann etwa ein Wirtschaftsgut im Monat verkaufen, selbst wenn das vielleicht 2.000 oder 5.000 € bringt, führt das nicht zu einer Verpflichtung, eine Kasse einzurichten.

      Dann gibt es ganz andere Grenzfragen: ein zweifellos keine Kasse benötigender Betrieb bekommt immer mehr Barumsätze oder es gehen die Barumsätze deutlich zurück? Kann unterjährig die Kassenführungspflicht entfallen? Oder in den ersten 5 Monaten kein einziger Barumsatz, dann 80 Barumsätze im Juni durch ein Seminar, bei dem von 80 Teilnehmern bar die Teilnahmegebühr kassiert wird … oder ist das Seminar etwa nur ein Geschäftsvorfall über eine offene Ladenkasse, die extra nur für diesen Tag eingerichtet wird? Und nun wird es noch verrückter: derselbe Steuerpflichtige wiederholt das Seminar wegen des Erfolges im September: 90 Anmeldungen: 90 Barumsätze oder nur einer über die offene Ladenkasse? Und der Rest der Einnahmen unbar. Sagen wir 300.000 unbare Einnahmen. Eine Seminargebühr a) 10 Euro, b) 200 € …? Wenn wir von einer Einzelaufzeichnungsverpflichtung ausgehen, sind dann im Fall a) bis zur Jahresmitte nur 80 Bareinnahmen mit einem Gesamtvolumen von 800 € in Relation zu 300.800 € Gesamteinnahme und bei nur ca. 7 Barumsätzen durchschnittlich monatlich wohl nicht ausreichend, um eine Kasse zu verlangen, zumal letztlich die Bareinnahmen nur an einem Tag erfolgten. Wie schaut es im Fall b) aus? 2 Tage Bareinnahmen mit dann schon 16.800 € Einnahmen in Relation zu 316.800 € Gesamteinnahme …? Wo liegen die Grenzen… variieren Sie die Fälle, bauen Sie Fälle c) und d) … wann glauben Sie bzw. alle Kaufleute, dass man jetzt aber nach dem Geschäftsbetrieb eine Kasse braucht, die man dann auch täglich zählen und abrechnen muss … vielleicht bei Ihren Fälle c) und d) noch nicht .. aber bei e) oder f) …? Recht ist fließend, nicht immer statisch. So sehr ich Sie verstehe, dass Sie eine klare, verlässliche Vorgabe wünschen, muss Recht (GoB, HGB, AO usw.) doch auf eine unbestimmte Vielzahl von Fällen passen und lässt daher eine schubladenmäßige, starre Festlegung nicht oder nur schwer zu …

      Sie haben dann geschrieben: wer freiwillig ein Kassenbuch führt, muss es richtig führen. In diese Richtung scheint die Rechtsprechung zu tendieren. So ganz logisch ist das aber nicht: wenn jemand freiwillig ein Kassenbuch führt ohne dazu verpflichtet zu sein und dann Fehler dabei macht, warum soll dies dann einen Verwerfungsgrund geben, wenn es erhebliche Fehler beinhaltet, wenn doch die Buchführung nicht verworfen werden könnte, wenn er gar keines geführt hätte? Aber im Prinzip sollten Aufzeichnungen, wenn sie geführt werden, natürlich richtig geführt werden. Erleichterungen bei der Kasse gibt es jedenfalls für EÜR nicht, auch nicht für Kleinunternehmer. Eigentlich ist die Kasse bei dem Bilanzieren auch als Bedstandskonto verpflichtend. Ob aber bei einem freiwilligen Bilanzieren der dann auch eine Kasse zwingend führen muss, obwohl er eigentlich keine oder nur ganz wenige Umsätze (etwa 5 bis höchstens 10 pro Monat) hat und dann deswegen auch eine Kasse (offene Ladenkasse mit täglichen Kassenberichten oder elektronische, fiskalisierte Kasse mit täglichem Kassenbuch), erscheint mehr als fraglich. Da dürfte dennoch darauf abzustellen sein, ob der Betrieb eine Einrichtung einer Kasse erfordert, auch wenn der Betrieb bilanziert. Eine Kasse bei einem Bilanzierer zu verlangen, auch wenn er nur einen oder gar keinen Barumsatz pro Jahr hat, erscheint abwegig und nicht gesetzeskonfrom. Aber Vorsicht: da es hier keine festen Betragsgrenzen oder Umsatzrelationen oder Einnahmehöchstgrenzen und Geschäftsvorfallgrenzen pro Monat vom BFH gibt, sondern es immer auf die konkreten Verhältnisse im Betrieb ankommt, kann man hier natürlich (fast) immer streiten. Eine Freizeichnung kann ich Ihnen hier natürlich nicht geben und diese Zeilen ersetzen natürlich auch nie die konkrete Prüfung des Einzelfalls vor Ort. Aber selbst bei einer Prüfung, kann wohl in einigen Grenzbereichen kein „Testat“ gegeben werden …. ein gewisses Restrisiko bleibt vielleicht bei einem Teil der Fälle immer, da natürlich das Gesetz bzw. die GoB stets auf den Einzelfall angewendet werden müssen und ein gewisse Auslegungs- und Bewertungsspielraum immer bleibt …

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