Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von EDV-Registrierkassen – der tägliche Kassenabschuss und der Nachweis des Zählens

Die der Buchhaltung zugrunde liegen elektronischen Registrierkasse den Aufzeichnungen müssen bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse folgendes berücksichtigen:
Die Kassenorganisationsunterlagen (Bedienungsanleitung, Ersteinrichtungsprotokolle, Änderungsprotokolle (= auch Preisänderungen oder Produktänderungen)) müssen komplett vorhanden sein.

Nach §146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Das „sollen“, wie in dem Gesetz geschrieben, ist ein „muss“. Problematisch sind daher die Fälle, in denen an einem Tag der Kassenabschlag versehentlich oder krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen heraus nicht gemacht wurde und am nächsten Tag dann erst nachgeholt wurde. das lässt sich dann in der Buchhaltung zwar dadurch nachvollziehen, dass der Z-Abschlag für diesen Tag fehlt und am nächsten Tag quasi doppelte Einnahmen vorhanden sind. Aber es ist zumindest ein formaler Verstoß gegen die Verpflichtung, jeden Geschäftstag die Kasse zu machen, d. h. einen Kassenabschlag zu machen. Nur den Z-Bon zu ziehen genügt natürlich auch nicht.

Eine Kasse darf nicht nur rechnerisch geführt werden, sondern sie muss auch ausgezählt werden. dieses auszahlen ist zu dokumentieren. Die Finanzverwaltung akzeptiert hier ein Zählprotokoll. Das ist letztendlich nichts anderes als ein Eigenbeleg. Aber wenn hier kein Eigenbeleg und kein Vermerk vorhanden ist, dass die Kasse gezählt wurde, akzeptiert die Finanzverwaltung im Regelfall nicht die bloße Behauptung des Unternehmers, er habe gezählt. Die Sache sieht aber wohl anders aus, wenn ein Fremdgeschäftsführer den Betrieb führt und dieser dann als Zeuge dafür in Betracht kommt, jeden Abend die Kasse gezählt zu haben. Ein weiteres Indiz für das tägliche Zählen ist das aufschreiben von gelegentlichen Kassenfehlbeständen bzw. Kassendifferenzen. Denn der tatsächliche Bestand wird mit dem rechnerischen Bestand wegen Wechselgeldfehlern nicht immer übereinstimmen.

Letztendlich würden wohl auch auf den Z-Bons Vermerke genügen wie „gezählt und stimmt“ oder „gezählt und XY Euro Fehlbestand oder Mehrbestand“ oder „gezählt und +-.. Euro Differenz“ oder einfach nur „Differenz 0 oder +- … €“ oder ähnliches. Zum Nachweis der Szenen muss nicht zwingend ein Zählprotokoll sein sondern das Zählen muss nur nachgewiesen werden. Wenn das Zählprotokoll als Eigenbeleg akzeptiert wird, würden sicher auch andere Eigenbelege für das Zählen genauso dogmatisch akzeptiert werden müssen. Gerichtliche Entscheidungen, die dies bestätigen, gibt es soweit ersichtlich bislang allerdings noch nicht. 

Es gibt Hartgeld- und Papiergeld-Zählmaschinen für nicht mal viel Geld (etwa schon zwischen 50 bis 500 €), die das Geld zählen, so dass man diese anschaffen kann, wenn man nicht selbst zählen will und hierüber Hartgeld und Papiergeld zählen lassen kann und deren Ergebnisse ausdrucken kann und dann ein Zählprotokoll hat. Es muss der Inhaber also nicht höchstpersönlich zählen. Mitarbeiter (etwa Geschäftsführer, Buchhalter, Ehegatte) könnten das genauso machen, wie etwa Maschinen (Zählautomaten).
Das Zählsystem kann man noch verfeinern, indem nach dem Vieraugenprinzip eine 2. Person ebenfalls das Geld zählt und die Richtigkeit des Zählergebnisses auf dem Z-Bon oder einem Zählbeleg quittiert. Die Durchführung des 4-Augen-Prinzips wird vom Finanzamt nicht gefordert.

Natürlich kann der Umstand, dass jeden Abend gezählt wurde, auch durch Zeugenaussagen bewiesen werden. Wenn also der Inhaber und Steuerpflichtige jeden Abend das Geld aus der Kasse zählt und es hierfür jeden Abend tatsächlich Zeugen hierfür gibt, könnte dieses tägliche Zählen auch später durch Zeugen dokumentiert/bewiesen werden. Die Frage ist, ob man dann den Zeugen glaubt. Ist es realistisch, dass jeden Abend ein Zeuge den Gastwirt beobachtet, wie er sein Geld zählt? Hat der Zeuge nie Urlaub? War er nie krank? Und warum ist das so, dass der Unternehmer nur im Beisein eines Zeugen die Kasse zählt und warum wird das dann nicht gleich dokumentiert? Also: wenn der Zeuge schon bei jedem Kassensturz dabei ist, warum quittierte nicht gleich mit, dass die rechnerischen Beträge gemäß dem Z-Bon stimmen?

Meist werden die Unternehmer zählen, dies aber nicht dokumentieren und dann später mit dem Problem sich konfrontiert sehen, wenn der Prüfer sich die Kasse angesehen hat, dass eine Dokumentation des täglichen Zählens fehlt. Natürlich hat der Inhaber gezählt, da er natürlich wissen will, was er in der Kasse hat. Alleine das Vergessen der Dokumentation oder das Nichtwissen, dass das auszahlen sinnvollerweise dokumentiert werden soll um kein Stress mit der BP zu haben, wird daher regelmäßig aus Sicht der PP die Beanstandung hervorrufen, es sei nicht nachgewiesen, dass die Kasse gezählt wurde, die sei nur rechnerisch geführt. Das ist genau genommen natürlich nur eine Unterstellung. Aus dem Fehlen von Zählprotokollen (oder ggf. Vergleichbaren täglichen Zählnachweisen) bei einer elektronischen Kasse ist weder das Nichtzählen nachgewiesen noch belegt, dass die Kasse nur rechnerisch geführt wurde und die Kassensturzfähigkeit nicht gegeben wäre. Aber die Finanzverwaltung zieht aus dem Nichtvorliegen entsprechender Zählbelege oder Zählnotizen die Vermutung, dass nicht gezählt wurde.

Die unbewiesene Behauptung des Unternehmers, er habe aber gezählt, lässt die Finanzverwaltung erfahrungsgemäß nicht genügen, wobei diese Behauptung nur durch das bezweifeln das Prüfers natürlich nicht widerlegt ist. Aus gestaltender Beratersicht kann daher nur dringend empfohlen werden, Zählprotokolle täglich beim Kassenabschluss zu fertigen  (handschriftlich oder durch Zählmaschinen) und etwaige Fehlbestände aufzuschreiben bzw. Auch natürlich Falschgeld bzw. Falschmünzen, soweit sie bei einem Zählvorgang auffallen, zu dokumentieren. Wenn es nie Kassendifferenzen gibt, ist dies jedenfalls erstaunlich und möglicherweise sogar ein Indiz dagegen, dass gezählt wurde.

Das ist aber auch relativ, da beispielsweise beim Gastwirt dieser, wenn er nicht selbst mit kassiert, nur mit seinen Kellnern abrechnet und das dann lieber keine Abrechnungen zwingend zu Kassendifferenzen führen müssen, ist eher unwahrscheinlich. Denn hier sind es nur wenige Kassiervorgänge zwischen Kellner und Gastwirt, sodass hier Wechselgeld Fehler unwahrscheinlich sind. Die Wechselgeldfehlers kommen vermutlich einer Gaststätte auch vor, aber dann nur auf der Ebene zwischen Gast und Kellner, sodass sich hier etwaige Wechselgeld Fehler dann nur beim Kellner zulasten oder zugunsten dessen Kellerportmonees, d. h. dessen Trinkgelds auswirken.
Tägliches Auszählen der Kasse bedeutet natürlich nur an den Öffnungstagen. Ist der Betrieb wegen Krankheit, Urlaub oder etwa wegen Feiertags oder anderer Schließungstage nicht geöffnet, ist natürlich auch kein Kassenumsatz erfolgt, so ist folglich natürlich auch kein Kassensturz zu machen. Normale Schließungstage, die sich etwa aus den Öffnungszeiten ergeben, wie etwa im Internet oder andernorts veröffentlicht, brauchen natürlich nicht dokumentiert zu werden.

Anders ist es bei besonderen Schließungstagen wie etwa Urlaub Krankheit Todesfall und ähnliches mehr. Hier muss natürlich ein Aktenvermerk gefertigt werden, warum an diesem Tag der Betrieb geschlossen war. Überhaupt sollten Besonderheiten im Zusammenhang mit der Kasse sowieso immer dokumentiert werden: etwa wenn ein Z-Bon technisch aus irgendwelchen Gründen nicht zu ziehen ist oder irgendwelche Funktionsstörungen an der Kasse sind. Dies sollte in Form eines eigen billigst, also eines Aktenvermerks zunächst dokumentiert werden und wird dann sicherlich weiter auch durch eine entsprechende Wartung-oder Reparaturrechnung des Kassenausstellers in den nächstfolgenden Tagen dann weiter dokumentiert und belegt werden können. In diesen Fällen muss der notfalls auf eine offene Ladenkasse übergegangen werden, wenn die eingesetzte elektronische Ladenkasse aus irgendwelchen nicht erklärbaren Gründen streikt. Dies muss aber dokumentiert werden.

Problematisch sind weiter die Fälle, in denen Ersatz-, Zusatzkassen oder Bedarfskassen mal im Betrieb sind und mal nicht. Das muss natürlich jeweils im Einzelfall dokumentiert werden. Eine Ersatz-oder Zusatzverse, die angeblich nicht im Einsatz war, wird stets kritisch beäugt, da die Finanzverwaltung stets vermutet, dass hierüber weitere Umsätze getätigt wurden, diese lediglich keinen Eingang in der Buchführung gefunden haben. Diese Sachverhalte, dass diese Kassen trotz Öffnung des Betriebes nicht im Einsatz waren, müssen extrem sorgfältig und besonders gut nachweisbar dokumentiert werden. Sonst wird hier die 2. Kasse als schwarze Kasse vermutet. Allein das Stichwort, da gibt es eine 2. Kasse, löst extremen Argwohn beim Prüfer auf.

Bei den fiskalisierten Kassen wird zwar der Kassenabschluss (Z-Bon) elektronisch zu einer voreingestellten Uhrzeit abgerufen und das zeitlich versetzte Zählen (etwa elektronischer Abruf 5 Uhr, Auszählen erst 10 Uhr) ist unproblemaltisch, solange noch keine neuen Umsätze stattgefunden haben. Urteile zu diesem zeitlichen Auseinanderfallen gibt es bislang, soweit ersichtlich noch nicht.

Denken Sie auch an Tresore: auch diese sind Kassen! Ggf. Offene Ladenkassen benötigen ebenfalls Zählprotokolle – jedenfalls nach Auffassung der Finanzverwaltung. Ob dieser Gedanke allerdings zutreffend ist, wenn die Tresore keinen Kontakt zu Kunden umsetzen haben, also lediglich zum Transfer für die Kasse oder als Zwischenlage für den Weg zur Bank dienen und damit lediglich Sicherheitsverwahrbehältnis für einen zu hohen Kassenbestand ist, erscheint fraglich. Auch geschlossene Kassen wie in vielen Einkaufsmärkten an jeder Kasse vorhanden, benötigen schließlich kein eigenes Zählprotokoll.

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Dr. jur. Jörg Burkhard, der Spezialist im streitigen Steuerrecht, im Steuerstrafrecht, bei Betriebsprüfungen und Fahndungsprüfungen, bei Zollstrafrecht, Zollfahndung, Selbstanzeigen, tax compliance …