Ab dem 01.01.2020 müssen alle Steuerpflichtigen, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne des § 146 a Abs. 1 Satz eins AO erfassen, also eine elektronische Kasse im Betrieb haben, diese nicht nur ordnungsgemäß nutzen, sondern jeden an einem Geschäftsvorfall beteiligten – also dem Kunden – in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg (Kassenbeleg) über den Geschäftsvorfall ausstellen und dem Geschäftspartner zur Verfügung stellen (Belegausgabeverpflichtung). § 146 Abs. 2 Satz eins AO formuliert dies wie folgt wörtlich:
(1) Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten. Es ist verboten, innerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes solche elektronischen Aufzeichnungssysteme, Software für elektronische Aufzeichnungssysteme und zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen, die den in den Sätzen 1 bis 3 beschriebenen Anforderungen nicht entsprechen, zur Verwendung im Sinne der Sätze 1 bis 3 gewerbsmäßig zu bewerben oder gewerbsmäßig in den Verkehr zu bringen.
(2) Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht). Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.“
Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von (noch) nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von dieser Belegausgabeverpflichtung befreien. Diese Befreiung kann allerdings widerrufen werden.
Dieser Beleg aus der elektronischen Kasse (Kassenbeleg) muss mindestens enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2. das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 1 sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 6 KassenSichV
3. die Menge und die Art der gelieferten (verkauften) Gegenstände und den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
4. die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 2 KassenSichV
5. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder die sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
6. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
die Angaben auf diesen Beleg müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Ein Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden, § 6 KassenSichV.
Entsprechend können bei einer Kassennachschau natürlich Einzelfall abhängig die mit der Kassennachschau betrauten Amtsträger ab dem 01.01.2020 überprüfen, ob der Unternehmer seiner Belegausgabe Verpflichtung bei seinen elektronischen Aufzeichnungssystemen nachkommt und der Kassen nach Schauer kann natürlich auch prüfen, ob der Beleg die Mindestinhalte entsprechend § 6 KassensichV (s.o.) enthält.
Für was dient aber nun eigentlich eine Belegausgabe-Verpflichtung? Möchte der Gesetzgeber, dass die Käufer ihre Gewährleistungsansprüche künftig besser und leichter bei den Unternehmern geltend machen können? Sicher nicht. Der Gedanke der Finanzverwaltung ist, dass natürlich jeder einzelne Vorgang boniert werden muss, damit ein Beleg erzeugt werden kann. Die Hinterzieher Seite wird natürlich überlegen, ob man nur Belege generieren kann, ohne dass der Umsatz in dem Gesamtergebnis erfasst wird. Vielleicht wird es dann irgendwann Tasten in den Kassen geben, das nur für Testzwecke ein Beleg ausgegeben wird oder -bei entsprechender Einstellung- als echter Umsatz der Beleg ausgegeben Und damit auf den Gesamtumsatzzähler dieser Umsatz durch gebucht wird. Für außenstehende Dritte, etwa den Kassennachschauer ist es scheinbar leicht überprüfbar, ob allen Kunden ein Beleg ausgehändigt wird oder nicht. Zumindest dann, wenn papiermäßige Belege über den Tresen vom Kassenpersonal dem Kunden übergeben werden. Wenn die Daten elektronisch etwa auf das Handy des Kunden überspielt werden, ist das allerdings für den Kassennachschauer kaum optisch aus der Ferne überprüfbar. Damit kann der Kassennachschauer nicht wirklich überprüfen, wenn kein Beleg papiermäßig übergeben wird, ob der Umsatz gebucht wurde oder nicht. Auch ob alle Umsätze boniert wurden, lässt sich selbst bei papiermäßige Übergabe irgendeines Beleges nicht verifizieren. Also kann die Belegausgabeverpflichtung gedanklich doch nur ein erster Teilschritt sein in Richtung vollständiger Umsatzerfassung. Ein zweiter Schritt wird noch kommen bzw. muss noch kommen: die Berechtigung von Prüfern, vor oder in den Läden die Belege zu kontrollieren und einzuscannen oder sonst maschinell zu verarbeiten, um für die spätere Prüfungen im Betrieb mehr Belegmaterial zu haben und die vollständige Erfassung direkt vor Ort auf dem Beleg überprüfen zu können. Es wird also daher ergänzend zu § 146 a AO wohl sicherlich noch eine Duldungsverpflichtung für die Bürger (Kunden) kommen müssen, die dann die Belege vorzeigen müssen und die vollständige Erfassung durch die Prüfer zu dulden haben werden sowie weiter die Erfassung einer Kopie dieses Beleges etwa durch abscannen o. ä. technische Erfassungen dulden werden müssen. Kunden werden also die elektronisch übermittelten Belege nicht gleich wieder löschen dürfen und papiermäßig erhaltende Belege nicht gleich wieder wegwerfen dürfen. Eine Aufbewahrungsverpflichtung für die erhaltenen Belege – in welchem Umfang auch immer (räumlich oder zeitlich) – wird also für die Kunden die notwendige Folge sein, damit das Finanzamt die Prüfschritte sinnvoll durchführen kann. Anhand des so erlangten ab gescannten Kontrollmaterials kann dann geprüft werden, ob bei der nächsten Betriebsprüfung die Daten immer noch vorhanden sind oder nicht. Fehlen die so erlangten Kontrolldaten, sind die Kassenaufzeichnungen manipuliert worden.
