Elektronische Kasse

Von „Registrierkassenpflicht ab 01.01.18“ bis „GoBD-konforme Kasse“ lauten die marktschreierischen Werbetexte zahreicher Kassenanbieter.

Von der Touch Kasse mit Mobilgeräten, Scannerkassen, PC-Kassensystemen bis hin zur einfachen elektronischen Single-Kasse: das Spektrum ist breit und die Anforderungen höchst unterschiedlich. Moderne Kassen sind mit Warenwirtschaftssystem verknüpft, so dass Lagerhaltung und Bestand über den bonierten Abverkauf gesteuert werden. Nachbestellungen und Sofortinventur in einem. Aber die meisten denken bei der elektronischen Kasse nur an die Kasse mit Kassenschublade wie bei den Einkaufsmärkten. Kassen in diesem Sinn auch elektronische Wiegekassen, Taxameter, Geldspielgeräte, usw. Jeder muss für seinen Betrieb das richtige Modell finden – und daher ist es gut und richtig, dass das BMF der Innovation und der Vielfalt keine Grenzen setzt und dem Markt freien Lauf lässt. Kein Hersteller und Anbieter wird bevorzugt.

Das Problem ist die Hinterzieherseite, die ebenfalls innovativ ihre Wege sucht und  je höher und besser die Anforderungen und Sicherheitsmerkmale sind, immer wieder neue Wege und Umgehungstechniken entwickelt. Mal ist die eine Seite weiter … dann wieder die andere ..

Der Glaube daran, dass irgendwann die Kassen sicher wären ist daher wahrscheinlich genauso wahrscheinlich, wie dass SV Darmstadt 98 Deutscher Fußballmeister wird … mal sind sie weiter oben, mal weiter unten … aber Deutscher Meister? Natürlich rein theoretisch haben sie die Chance … so ist das auch mit der absoluten Sicherheit der Kassen …

Es geht um Geld – viel Geld und das wird auch die böse Seite der Macht immer wieder motivieren. Es ist wohl ähnlich wie mit den Geldwertzeichenfälschungen: alle paar Jahre bekommen wir neue Sicherheitsstreifen und neue Sicherheitsmerkmale erklärt …. und ein paar Monate später sind die ersten Blüten da … der Wettlauf um die absolute Sicherheit der Kasse erscheint als ewiger Wettlauf zwischen Gut und Böse.

Zur elektronischen Kasse gehört das Kassenbuch, das in geschlossener Buchform, aber auch in losen aufeinanderfolgenden Blättern, deren Abfolge durch Seitennummerierung und Datum gekennzeichnet ist, geführt werden kann.

Hierher gehört auch ein Zählprotokoll – genauer der Nachweis, dass der Steuerpflichtige jeden Öffnungstag = Kassentag die Kasse tatsächlich gezählt hat. Hintergrund ist, dass die Kasse nicht nur wöchentlich geführt werden darf, sondern tatsächlich auch ausgezählt werden muss. Damit genügt jeder Nachweis, dass tatsächlich die Kasse gezählt wurde. Häufig fehlen solche Nachweise und der Steuerpflichtige behauptet, dass er natürlich gezählt hat. In der Betriebsprüfer das infrage stellt, Musters der Steuerpflichtige beweisen. Wenn dann am den Zeitpunkts keine Haken oder sonstige Vermerke sind und das rechnerische soll mit den tatsächlichen eingestellt hat, wird es schwierig, das zu glauben. Typisch sind Wechselgelddifferenzen sowie Falschgeldbeträge. Wenn die Kasse immer glatt stimmt, ist das zumindest wenig wahrscheinlich. Sein kann das natürlich dennoch. Um mich hier der Verpflichtung nachzukommen, die Kasse immer zu ziehen und dies auch zu dokumentieren, macht es Sinn, nachweisbar die Kasse zu zählen. Einzeln Protokoll braucht es dafür genau genommen nicht. Man kann natürlich auch im Kreis seiner lieben Mitarbeiter die Kasse aus zählen. Wenn denn jeden Abend 10, 15 oder 20 Mitarbeiter sich im Zimmer des Chefs versammeln und dann gemeinsam Hände klatschend die Einnahmen des Tages gemeinsam zählen, bei einem Bierchen vielleicht alle gemeinsam die 500er, 200er, 100er usw. zählen und sich daran auch Jahre später noch daran für jeden Tag erinnern können und dies dem Betriebsprüfer so bestätigen, mag der Zeugenbeweis ein Weg sein. Das macht aber keiner ….

Dass immer eine bestimmte Mitarbeiterin oder die Ehefrau oder andere bestimmte Personen stets mit beim Auszählen mit dabei waren und geprüft haben, dass und wie gezählt wurde, es aber dennoch keine Aufzeichnungen hierüber gibt, ist vielleicht auch nicht unbedingt glaubwürdig. Für den Unternehmer ist es jedenfalls auch Risiko, sich auf solche einzelnen Personen zu verlassen, da diese sterben könnten oder kündigen könnten und falls es Streit gab, sie sich möglicherweise nicht mehr erinnern können oder der Prüfer das einfach nicht glaubt oder nicht glauben will, weil er viel Leiber die Kassenbuchführung verwerfen will. Die Finanzverwaltung akzeptiert hier Zählprotokolle. Die sind genau genommen Eigenbelege, bei denen die einzelnen Stücke der Staffelungen (Geldscheine und Münzgeld) erfasst werden. Solche Zählprotokolle könnten auch maschinell durch Zählmaschinen erstellt werden. Die sind gar nicht teuer. Für ein paar hudert Euro bekommt man schon passable Geräte, deren Zählergebnisse man an einen Drucker anschließen kann und dann die Ausdrucke über die Zählvorgänge mit aufbewahren kann bzw. muss. Natürlich müssen die handschriftlichen oder elektronischen Zählprotokolle ein Tagesdatum haben und der Abgleich mit den rechnerischem Kassenbestand muss gemacht werden und bei Differenzen nach Ursachen geforscht und die Differenzen und (vermutliche) Gründe hierfür dokumentiert werden. Da die Finanzverwaltung solche Zählprotokolle, wenn sie öffnungstäglich vorliegen, akzeptiert, kann daher nur empfohlen werden, das Zählen der Kasse durch solche Eigenbelege in Form von Zählprotokollen zu dokumentieren. Klar ist, dass die Kasse, die nicht gezählt wurde, sondern nur rechnerisch geführt wurde, verworfen werden kann und dann sind wir in den zu Schätzungen nach Paragraf 162 AO.

Kassen-Systemprüfungen

die einfachste Art der Systemprüfung ist zunächst einmal für den Prüfvereinbarung zu setzen und zu schauen, ob die elektronische Kasse eingeschaltet ist und über die mobilen Geräte Bestellungen aufgenommen werden bzw. falls keine Mobilgeräte vorhanden sind, die Bestellungen in die Kasse sofort eingetippt werden. Ist eine elektronische Kasse vorhanden, diese aber ausgeschaltet oder wird sie nicht genutzt und nur auf Bierblocks abgerechnet bzw. Bestellungen aufgeschrieben, ist die Kasse heute vielleicht defekt oder würde jedenfalls heute nicht genutzt. Dabei kann es natürlich sein, das die Kasse heute einen Defekt hat und morgen oder in den nächsten Tagen erst wieder repariert werden kann. Vielleicht war auch schon der Kassenaufsteller da und es müssen Ersatzteile erst noch bestellt werden. Dann kann es natürlich sein, das eine elektronische Kasse kurzfristig nicht funktioniert. Meist nur der Kassenaufsteller Ersatzgeräte aufstellen. Aber selbst wenn das hier nicht der Fall ist, muss das noch lange nicht heißen, das hier betrügerisch verfahren wird. Jedenfalls wird der Prüfer mit Interesse zur Kenntnis nehmen, ob die Kasse ordnungsgemäß genutzt wird oder nicht. Bonieren einige über die Kasse oder über Mobilgeräte und andere Arbeiten mit Bierblock, könnte es sein, dass ausnahmsweise zu wenig Mobilgeräte vorhanden sind. Also auch dies ist nicht unbedingt der Beweis dafür, dass hier betrügerisch gearbeitet wird. Gleichwohl wird hierbei der Systemprüfung natürlich ein Fragezeichen entstehen, wenn nicht alle unverzüglich in die singuläre elektronische Kasse die Bestellungen eingeben bzw. Nicht alle mit einem Mobilgerät herumlaufen und dort die Bestellungen erfassen. Diese optische Kontrolle der Nutzung der elektronischen Kasse ist also die 1. Systemprüfungsstufe. Die 2. Stufe liegt darin zu testen, ob denn bei jedem Bezahlvorgang Kassenbons ausgegeben werden oder einzelne Tische vielleicht mit Bierblock abgerechnet werden. Letzteres wäre wieder auffällig bei der Existenz einer elektronischen Ladenkasse. Der 3. Prüfungsschritt wäre, dass der Prüfer selbst etwas bestellt und für diesen Vorgang einen Bon wünscht bzw. bei der Abrechnung um einen normalen Bon bittet und dann vielleicht auch um eine Bewirtungsquittung bittet.

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung wird defr Prüfer im Regelfall eine weitergehende Systemprüfung im Sinne einer Funktionsprüfung der Kasse vornehmen. Dazu wird der Prüfer Testbonierungen vornehmen lassen (für die Servicekraft sieht es vielleicht noch nach einer ganz normalen Bestelleung aus), wie etwa Bestellungen bei der Bedienung aufgeben, die dann die Bedienung eingibt und der Prüfer wirde diese dann auch wieder storniert haben wollen. Auch die Art und Weise dieses Sofort-Stornos wird der Prüfer kontrollieren. Er wird also etwa in der Gaststätte ein Glas Wasser bestellen und nachdem die Bedienung dieses Borniertheit, dies Glas wieder stornieren, indem er die Bedingungen zu sich ruft, sich entschuldigt und meint, er habe sich um entschieden, er möchte doch lieber eine Cola. Die Bedienung wird daraufhin das bestellte und bonierte Wasser stornieren und die Cola bonieren. Vielleicht sieht der Prüfer dann auch noch mit seiner Cola von einem Tisch um zu einem anderen freien Tisch. Dann wird der Prüfer zahlen wollen. Auf seinem Beleg dürfte der nur die Cola erscheinen. Dann würde er bezahlen, vielleicht erst Bar zahlen wollen und dies dann wieder rückgängig machen und dann mit Karte bezahlen. Dann wird er einen Bewirtungsbelege einfordern. Danach wird er sich als Prüfer outen und eine Kassenprüfung vornehmen wollen. Mit diesen verschiedenen Testvorgängen kann er die Funktionsweise des Systems prüfen und prüfen, ob das System richtig funktioniert und zuverlässig arbeitet und die Stornos zutreffend erfasst und die Cola im Umsatz enthalten ist. Auch der Umzug von einem Tisch zum anderen Tisch müsste das System abbilden.

Diese Testbonierungen einschließlich der Berichte sind nötig, um die Frage zu beantworten,

  • ob die Funkboniersysteme ordnungsgemäß arbeiten und alle Transaktionen im Datenbestand enthalten sind: denn wenn zwar das Mobilgerät nur  auf die Theke und die Küche angemeldet bzw. die dortigen Drucker angeschlossen ist, nicht aber auf die Gesamtumsätze läuft, wäre also dieses Funk- Mobilgerät nicht in dem Gesamtnetz erfasst und würde als paralleles Gerät schwarze Umsätze generieren, in dem es eben nicht auf die Gesamtumsätze die hierüber eingegebenen Bestellungen schreibt, sondern nur in Küche und Theke die Bestellungen abruft, aber eben den Verkauf in den Gesamtumsätzen nicht abbildet. Dann wäre dieses Mobilgerät also eine schwarze Kasse, die verdeckt mitläuft, aber nicht auf die Gesamtumsätze durch schreibt. Der Prüfer erkennt das, wenn er jetzt nach diesem Bestellmanöver mit den verschiedenen storniere-und Umbuchungstests im danach sogleich abgerufenen Transaktionsbericht (Kassenjournal) diesen Vorgang sucht und wenn er ihn dort nicht findet, eben erkennt, das diese Umsätze nicht im Kassenjournal und damit im Gesamtumsatz enthalten sind. Erkennt er dort die Umsätze, ist also sein Test-Pionieren dort abgebildet, ist dieses Mobilgerät jedenfalls im System angemeldet und über dieses System werden jedenfalls derzeit keine schwarzen Umsätze gefahren. So ließen sich Testbonierungen von unterschiedlichen Uhrzeiten und unterschiedlichen Bedienungen sammeln um stichprobenweise zu prüfen, ob die entsprechenden Mobilgeräte angemeldet sind. Eine Sicherheit, dass alles erfasst wird, hätte der Kassennachschauer damit noch nicht. Dazu müsste er sich die Kassen- Ersteinrichtung, also das Ersteinrichtungsprotokoll und alle Änderungsprotokolle geben lassen.
  • ob  spurenlose Änderungen oder Löschungen möglich sind. Denn wenn nach diesen kleinen Testbonierungen das Wasser nicht mehr im Buchungsjournal enthalten wäre und auch nicht als Storno auftauchen würde, wäre die Kasse falsch programmiert, da natürlich der bonierte Umsatz nicht unkenntlich gelöscht werden dürfte. Hier ist es wie bei der ursprünglichen handschriftlichen Buchung auch: fehlerhafte Buchungen dürfen nicht unkenntlich durchgestrichen werden oder mit tippex gelöscht werden oder ausradiert werden oder Weg rasiert oder weggeschnitten werden, sondern sie sind fein säuberlich durch zu streichen und der korrekte Buchungssatz danach wieder aufzuschreiben. Bei den PC-mäßigen Korrekturen muss das genauso laufen wie auch bei Korrekturen in der Kasse: eine fehlerhafte Bonierung darf nicht unkenntlich unwiederbringlich gelöscht werden, sondern die Stornierung muss kenntlich gemacht werden und auch später nachvollziehbar wiedergefunden werden können. Deswegen sind auch Stornos gesammelt im Z-Bon in einer Gesamtsumme darzustellen. Dabei ist es üblich, dass tagsüber mehrere Stornos anfallen. Unüblich und verwunderlich ist es, wenn es keine Stornos gibt. Ist die Gesamtsumme der Stornos auch relativ gering, wird sich kein Prüfer damit aufhalten. Auffällig sind hohe Stornosummen. Darin könnten möglicherweise die nächtlichen Illegalen Nach- oder Nacht- Stornos liegen.

Ein anderes Testmanöver wäre es beispielsweise sämtliche Mobilgeräte nebeneinander zu legen und dann müssten dort auf allen Mobilgeräten dieselben offenen Tische zu sehen sein. Wenn man jetzt auf einem der Mobilgeräte einen Tisch öffnet und dort irgendetwas bestellt, müsste der Tisch bei sämtlichen anderen Mobilgeräten ebenfalls als belegt sich zeigen. Findet diese Kommunikation nicht untereinander statt, hängen die Mobilgeräte nicht im selben Netz.

Die einzelnen Buchungen und die Bedienung des Kassensystems werden dabei voraussichtlich nicht durch den Amtsträger, sondern nach seinen Vorgaben durch den Steuerpflichtigen oder seines Servicekräfte vorgenommen werden. Dabei kann der Prüfer, solange er sich noch nicht als Kassennachschauer ausgegeben hat, diesen Bestellvorgang zu Kontrollzwecken als scheinbar normaler Kunde erst einmal durchführen. Solche Besuche das Lokals zu Testzwecken sind auch über mehrere Tage hin verdeckt möglich.

Was ist an einem ungewöhnlich hohen Kassenbestand eigentlich auffällig und verräterisch?

Ein ungewöhnlich hoher Kassenbestand kann verschiedene Ursachen haben. Wir sprechen hier nicht von dem Pkw-Gebrauchtwagenhändler, der vielleicht 200.000 € Kassenbestand hat, diesen aber auch gebraucht, um immer wieder neue Fahrzeuge Bar kaufen zu können und immer wieder hohe Bargeldeinnahmen durch Verkäufer hat und somit einen schwankenden Kassenbestand zwischen 120-300.000 € hat. Der ungewöhnlich hohe Bargeldbestand wären vielleicht 15.000 € bei einem kleinen oder mittleren Gastronomiebetrieb, vielleicht 15 oder 20.000 € in der Apothekenkasse oder auf 5 oder 8000 € beim Friseur, ohne dass diese hohe Kassenbestand wirklich abgeschöpft wird und zur Bank gebracht wird. Natürlich ist ein hoher Kassenbestand erlaubt. Aber er birgt natürlich die Gefahr von Veruntreuungen, Diebstählen und Raubüberfällen.

Wer legt sich schon freiwillig einen hohen Bargeldbestand in die Kasse? Selbst Banken reduzieren dauernd ihren Kassenbestand, um vor Überfällen geschützt zu sein und haben überall für Bankräuber den Hinweis, das größere Bargeldsummen telefonisch vorher – mindestens 24 Stunden vorher – angemeldet werden müssen und durch die Zeit Schlüsse in den Tresoren größere Beträge nicht kurzfristig abgerufen werden können. Aus Sicherheitsgründen den Bargeldbestand in der Kasse klein zu halten ist daher ein guter kaufmännischer Rat. Umso verwunderlicher ist es bei kleinen und mittleren Unternehmen, wenn diese eine übermäßig hohen Kassenbestand führen. Und dies noch über einen längeren Zeitraum völlig ohne Not. Selbst große Lebensmitteldiscounter schöpfen aus Sicherheitsgründen zwischendurch immer wieder die Kassenbestände ab, um das Überfallrisiko bzw. Dann im Falle eines Überfalls die Beute für den Täter möglichst gering zu halten.

Die Kassenabschöpfung und finden dadurch statt, dass entweder wie bei Aldi Lidl und Co. die Kassiererin in eine geschlossene Ladenkasse hohe Bargeldbestände hinein wirft, die für sie dann unzugänglich dort liegen und die sie im Falle eines Überfalls nicht herausgeben könnte. Die andere Alternative ist, dass die Kassenaufsicht bei Rewe und anderen Märkten immer wieder größere Bargeldbestände in den Kassen gegen Quittung natürlich abschöpft. Und dann soll der kleine oder mittlere Betrieb völlig unnötig hohe Kassenbestände über einen längeren Zeitraum in der Kasse liegen gehabt haben? Und wie war das nachts? Wo war dann das Geld? Und wo sind die Belege über den Geld Transit in den Tresor? Und wo sind die Belege über den Transit morgens vom Tresor wieder in die Kassenschublade? Und apropos Tresor: wenn dieser als offene Ladenkasse geführt wird, wo sind denn die Kassenberichte und die Zählnachweise für den Tresor?

Ein hoher Kassenbestand spricht (ohne dass dies zwingend damit nachzuweisen wäre) meist dafür, dass die Kasse lediglich rechnerisch geführt wurde.

Denn wenn das Bargeld ausgezählt worden wäre, wäre es auch abgeschöpft wurden und der nicht mehr benötigte Teil zur Bank gebracht worden. Wenn aber die Kasse nicht ausgezählt wurde und Rein rechnerisch der Bargeldbestand immer weiter steigt, zwischendrin aber tatsächlich Abschöpfungen stattgefunden haben, soll dies belegen, dass die Kasse eben nicht gezählt wurde und der Abgleich zwischen rechnerischem Soll und tatsächlichem Ist nicht stattfand. Denn die Kasse war eigentlich nur normal voll und quoll nicht über. Die hohen Geldbestände, die sich rechnerisch ergeben, waren gar nicht darin enthalten. Wenn aber rechnerische soll und tatsächliches ist nicht abgeglichen werden, klafft dies möglicherweise irgendwann auseinander wie eine große Schere. Wenn aber nicht gezählt wird, und das Zählergebnis mit dem Rechner rächen soll nicht abgeglichen wird, fällt das eben nicht auf.

Manchmal werden auch Kassenbestände rechnerisch nur außergewöhnlich hoch gehalten, in dem Privatentnahmen bewusst nicht aufgezeichnet wurden und damit ein künstlicher übertrieben hohe Kassenbestand vorgehalten wird zur Vermeidung von Kassenfehlbeträge. Manchmal werden auch Privateinlagen behauptet und nachträglich hinzugesetzt, um Kassenfehlbeträge wieder zu vermeiden, die ohne die Privateinlagen aber entstanden wären. Dies nennt man dann fiktive Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträge (Luftbuchungen). Die Frage ist dann häufig, vorher diese Gelder kommen. Die Mittelherkunft entlarvt dann möglicherweise solche Luftbuchungen. Wenn die Oma, die das Geld geschenkt haben soll, selbst kaum Mittel zum Leben hat und nur von einer bescheidenen Rente lebt und keine Abhebungen  auf dem Sparbuch oder Konto bei ihr feststellbar sind,hilft zwar theoretisch die altstaatliche Versicherung von ihrr und sie könnte das Geld auch im Sparstrumpf angespart haaber das sind dann meist Argumentationen, die das Finanzamt nicht glauben möchte.

Das Problem ist: niemand gleubt so wirklich einen hohen Kassen -Geldbestand in der normalen Ladenkasse, – zum Beispiel 21.000 € in einer normalen Gaststätte über mehrere Wochen im Kassenbestand – dennoch wird so was immer wieder behauptet, die Bestände seien dann in einen Tresor oder in eine 2. Sicherheitskasse  oder Sicherheitsbox unter der Ladenschublade (gegebenenfalls geschlossene Ladenkasse) eingelegt worden. Dies kann natürlich so sein. Solche Geldverschiebungen müssen aber ordnungsmäßig penibel aufgezeichnet werden. Dies bedeutet, dass der Geldtransit in oder aus der Kasse aufgezeichnet werden muss und für die Nebenkassen auch die Zu- und Abgänge in Nebenkassenbücher aufgezeichnet werden müssen. Und die Nebenkassenbücher müssen genauso ordentlich geführt werden, wie das Kassenbuch für die Hauptkasse. Jedenfalls nach Geschäftsschluss, beim Abschluss der Kasse müssen dann die Nebenkassen ebenfalls abgerechnet  und gezählt werden  Und der Abgleich des rechnerischen soll’s mit dem tatsächlichen ist vorgenommen werdenmmen werden. Differenzen müssen hier in den Kassennebenbüchern genauso erfasst werden, wie etwaige Privateinlagen und Privatentnahmen.