Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse ist unverändert zulässig. Sie besteht aus einer Box aus Pappe, Holz oder Metall und kann theoretisch auch ein Portmonee sein oder jedes andere Behältnis, in dem die Tageseinnahmen gesammelt werden. Sie entspricht der Kassenschublade bei der elektronischen Kasse. Es gibt im Handel Metallkassetten zu kaufen, die schon für die verschiedenen Geldmünzeneinteilungen haben. Dies mag das Geld wechseln im Einzelfall erleichtern. Erforderlich sind aber solche Unterteilungen nicht. Die offene Ladenkasse ist also ein Sammelbehältnis, das meist einen Anfangsbestand hat (Wechselgeld -Anfangsbestand) ist es auch wiederlgelangsbest selbst kann Text, zmitseinnahmen hineinfließen.

Aus diesem Sammelbehältnis werden auch eventuell in bar bezahlte Eingangsrechnungen, Nachnahmesendungen, Bankbelegen usw. Bestritten und ebenso private Einlagen hineingelegt und Privatentnahmen herausgenommen. Abends bzw. Nach Geschäftsschluss wird die offene Ladenkasse ausgezählt. Es wird also das gesamte darin enthaltene Geld auf einem Tisch ausgeschüttet und dann die Tageseinnahme gezählt. Sinnvollerweise ordnet man die Geldscheine und die Geldmünzen und zählt, wie viel Stück man von jeder Stückelung hat. Notwendig ist aber eine solche nach Stückelung der Münzen und Scheine getrennte Auszählung natürlich nicht. Wichtig ist, dass man den Gesamtbestand richtig erfasst. Das ist dann der Schlussbestand der Kasse aber noch nicht die Tageseinnahmen. Mindestens einmal muss hiervon der Anfangsbestand abgezogen werden. Aber möglicherweise noch andere zu Berechnungen und Abrechnungen erfolgen. Denn sind aus diesem Schluss bestand der Kasse zum Beispiel Waren-Nachnahmesendungen beglichen wurden oder etwa Tankbelege Mitarbeitern erstattet worden usw., ist natürlich der Schlussbestand reduziert um diese betrieblichen Ausgaben. Also war die Tageseinnahme entsprechend höher, also müssen diese aus der Kasse herausgenommenen betrieblichen Ausgaben jetzt wieder hinzu addiert werden  um die richtige Tageseinnahmen zu errechnen.

Sie sehen schon: die offene Ladenkasse hat also im Laufe des Tages keine Bestandserfassung sondern erst am Abend nach Geschäftsschluss nicht gezählt und dann unter den vielen Rechnungen oder Abrechnungen die richtige Tageseinnahmen errechnet. Man nennt das die retrograde Berechnung der Tageseinnahmen, weil vom Schluss bestand zu und Abrechnungen erfolgen um die richtige Tageseinnahmen zu berechnen. Wir sind aber jetzt, wenn wir den anfangs Wechselgeldbestand abgezogen und eventuelle betriebliche Ausgaben, die aus der Tageskasse bestritten wurden, hinzugerechnet haben, noch nicht fertig. Eventuelle Privateinlagen oder Privatentnahmen müssen jetzt noch hinzugerechnet werden bzw. abgezogen werden. Sollten also Privateinlagen erfolgt sein, erhöhen die den Schluss bestand, sind aber natürlich keine Tageseinnahmen. Also müssen die Privateinlagen abgezogen werden. Eventuelle Privatentnahmen haben den Schlussbestand reduziert, stammen aber aus den Tageseinnahmen, sodass also die Privatentnahmen hinzugerechnet werden müssen. Sind auch diese beiden Positionen, soweit sie vorgefallen sind, berücksichtigt, haben wir damit die richtige Tageslosung berechnet. Das ganze muss natürlich jetzt irgendwie erfasst werden. Es gibt hier entsprechende Vordrucke, die die retrograde Berechnung vorsehen und für den späteren Betriebsprüfer nachvollziehbar machen.

Das Prinzip der retrograden Berechnung der  Tageslosung bei der offenen Ladenkasse sieht also wie folgt aus:

ausgezählter Schlussbestand

./. Anfangsbestand (=Wechselgeldbestand) (vorher festgehalten oder immer gleich, z.B.: 100 EUR, 50 EUR davon in Hartgeld, 50 EUR davon in kleinen Scheinen)
+ bar aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben
+ Privatentnahmen
./. Privateinlagen
___________________
Tageseinnahme = Tageslosung

Wechselgeldfehler wirken sich nicht aus, da sie im Nachhinein nicht mehr festgestellt werden können.

Sind also beispielsweise im Laufe des Tages mal zu viel und mal zu wenig Wechselgeld herausgegeben worden, geht dies hier in der Gesamtsumme unter udn ist im Nachhinein nicht mehr isoliert feststellbar. Wechselgeldfehler können und müssen hier also nicht aufgezeichnet werden.

Falschgeld, Falschmünzen: natürlich können auch im Laufe des Tages falsch oder falsch Münzen eingenommen werden. Diese nicht in Umlauf gebracht werden dürfen, wenn man das Falschgeld erkennt, sind sie also auszusortieren und mindern die Tageseinnahmen. Sie sind dann separat zu erfassen von der Tageslosung abzuziehen.

Obwohl die offenen Ladenkasse fehleranfällig ist und die einzelnen Umsätze zum Teil gar nicht aufgezeichnet werden können oder müssen, ist nach Ansicht des BMF die offene Ladenkasse auch weiterhin zulässig. Eine Verpflichtung, eine elektronische Kasse anzuschaffen, besteht auch für die nächsten Jahre nicht.

Manche Unternehmer, insbesondere Gastwirte und Friseure sind über die vielen Verschärfungen bei den Aufzeichnungspflichten liegenden Anforderungen an die Prüfbarkeit von Kassen so entnervt, dass sie am liebsten zurück umsteigen würden auf eine offene Ladenkasse. Prinzipiell ist das zulässig, da niemand verpflichtet ist, ein bestimmtes Kassensystem zu nutzen. Zu empfehlen ist dies jedoch nicht, da die Kasse zunächst einmal ein Kontrollinstrument des Unternehmers gegenüber seinen Mitarbeitern ist. Stellen Sie sich vor, in einem Restaurant haben 5 Servicekräfte Zugang zur Kasse und die Kasse wurde als sogenannte offene Ladenkasse geführt werden: Was machen Sie, wenn hinterher die Kasse nicht stimmt? Wer ist verantwortlich? Niemand! Jeder würde für sich behaupten, dass er ordnungsgemäß das Geld in die Kasse gelegt hat und nicht zu viel genommen hat. Damit würde der Inhaber auf einem Fehlbestand Sitzenbleiben. Wenn das nur 10 EUR wären, könnte man das vielleicht verschmerzen. Was aber, wenn das 100, 300 oder 500 EUR täglich sind?

Grundsätzlich ist jeder, der eine Kasse bedient und an sich führt, für diese Kasse auch allein verantwortlich.

Deswegen haben die ganzen Lebensmittelmärkte für jeden, der die Kasse tagsüber zeitweise geführt, eine eigene Kassenschublade und er selbst ist einzig und allein für die Richtigkeit seines Bargeldbestandes verantwortlich und seine Verkäufe werden einzeln im Journal aufgezeichnet, sodass daraus sich ergibt, was er am Abend in der Kasse haben muss bzw. abliefern muss. Nur die direkte Zuordnungsobjekt eines Mitarbeiters zu einer Kasse und die alleinige Verantwortlichkeit eines Mitarbeiters für eine Kasse gewährleistet auch, dass der zur Rede gestellt werden kann, der erhebliche Fehlbestände hat und dies führt letztendlich dazu, dass jede die Umsätze, dir gebucht wird, auch in der Kasse ordnungsgemäß verwahrt, da er sie abends bzw. Nach Schichtende bei der Abrechnung dem Geschäftsführer übergeben muss. Damit hat die elektronischen Kasse das Ziel, wenn alle Umsätze gebucht werden, von dem jeweiligen Mitarbeiter die richtigen Beträge herausverlangen zu können. Damit ist elektronische Kasse ein Kontrollinstrument des Unternehmensinhabers gegenüber seinen kassierenden Mitarbeitern. Denn wenn diese den ganzen Tag über korrekt die Einnahmen buchen, weiß der Inhaber alles, was er von dem jeweiligen Kassierer herausverlangen kann. In der Gastronomie beispielsweise bedient die Bedienung 1 die ganze Schicht mit ihrem Mobilgerät 1 und boniert dort alle ihre Umsätze. Diese Umsätze werden in den Gesamterlösen erfasst und es ist dort erkennbar, dass die von der Bedienung 1 boniert wurden. Bei Schichtende zieht die Bedienung oder der Inhaber den sogenannten Kellerabschlussbon und sieht, was die Bedienung 1 den ganzen Tag über bzw. Während der Schicht Borniertheit und somit von den Kunden folglich vereinnahmt hat. Dies muss sie dann dem Unternehmens auf ihrem Kellner-Portmonee abgeben.

Der Rest ist ihr Wechselgeld Anfangsbestand bzw. Das Trinkgeld. Nur über dieses System ist die korrekte Abrechnung und die direkte Kontrolle der Servicekraft möglich. Würde man hier eine offene Ladenkasse führen und alle 5 Servicekräfte würden dort Geld einlegen und herausnehmen, wie es ihnen gefällt, könnten Betrügereien nicht aufgeklärt werden. Und sobald die 1. Fehlbestände auftreten würden und die Angestellten merken würden, dass der Unternehmer nichts dagegen machen kann, würde das zu Nachahmereffekten führen. Die offene Kasse ist daher also nicht für den Betrieb von mehreren Kassier-Kräften praktikabel. Ist das ein Familienbetrieb und die Ehefrau, der Ehemann und vielleicht. Das einzige Kind haben alleine Zugang zur Kasse, mag das vielleicht noch ein Modell sein. Ansonsten ist die offene Ladenkasse eigentlich immer nur für den Einmannbetrieb bzw. Eine isolierte außen-Kassierstelle ein gangbarer Weg. Ansonsten ist die elektronische Ladenkassen, die getrennt nach grassierenden Mitarbeitern die Umsätze erfasst, der einzig richtige Weg, die korrekte Erlöserfassung bzw. Abrechnung der Mitarbeiter zu kontrollieren. Die Finanzverwaltung macht sich dieses Kontrollinstrument gegenüber den Mitarbeitern zu Nutze, in dem sie selbst die Richtigkeit gekommen Einnahmeerfassung durch den Unternehmer anhand der Kassenbuchführung überprüft.

Zur offenen Ladenkasse gehört der Kassenbericht, der in Buchform aber auch in aufeinanderfolgenden losen Blättern geführt werden kann, die jeweiligen Seiten aber mit Datumsangabe des Tagesabschlusses versehen sein müssen.

Ein Zählprotokoll ist genau genommen nicht erforderlich, da ohne Zählen gar nicht mit der retrograden Berechnung der Tageseinnahme begonnen werden kann;  der Anfangsbestand nicht abgezogen und die übrigen Hinzu- und Abrechnungen nicht vorgenommen werden können. Dennoch ist ein Zählprotokoll zu empfehlen: der Kasseninhalt könnte ja auch nur geschätzt worden sein. Dann kann man diesem Gedanken zwar entgegenhalten, dass auch das Zählprotokoll erfunden sein könnte… je ordentlicher und akribischer das alles jedoch dokumentiert ist, um so weniger Verdacht, es könnte nicht echt sein, wird der Prüfer jedoch hegen. Letztlich haben penible Aufzeichnungen eine hohe Überzeugungskraft und Plausibilität aus sich heraus. lieber

Einzelaufzeichnungsverpflichtung

Grundsätzlich sind alle Umsätze Einzel aufzuzeichnen, gleichgültig welches Aufzeichnungssystem (offene Ladenkasse oder elektronische Ladenkasse) der Inhaber nutzt bzw. Nutzen lässt. Der Hintergrund ist, dass die Finanz Beamten bzw. Betriebsprüfer und Verhandlungsprüfer die einzelnen Umsätze später prüfen wollen, ob sie noch vorhanden sind oder gelöscht sind. Der Gedanke ist ganz einfach: würden die täglichen Einnahmen verdichtet in einer Gesamtsumme nur dargestellt werden, könnte man nicht verbogen, ob der Umsatz aus einem Beleg von gestern noch vorhanden ist oder über Nacht gelöscht wurde. Insoweit war das BMF in seinem Schreiben vom 9.1.1996 sehr modern, als es weg von den Kassenrollen ging und erlaubte, dass in einem die Umsätze und wesentlichen Vorgänge zusammengefassten Kurzbericht alle wesentlichen Vorgänge abgebildet werden würden. Das BMF erlaubte mit Schreiben vom 9.1.1996, dass man die ganzen Kassenrollen nicht mehr aufheben müsse, sondern nunmehr den Zeitpunkt alleine aufbewahren müsse.

Das war aus damaliger Sicht ein enormer Fortschritt, da alle Unternehmer mit elektronischen Kassen die Kassenjournale aufheben mussten und die ganzen Kassenrollen auf denen die Kassenjournale aufgedruckt waren dann zu Prüfungszwecken vorlegen mussten. Damals sahen also die Prüfungen so aus, das bei einer Kassenprüfung kartonweise die Kassenrollen mit vorgelegt werden mussten. Diese waren natürlich vergilbt, teilweise schwierig zu lesen und verdreckt, verstaubt und füllten teilweise mehrere Kartons. Die Kassensysteme hatten damals 2 Druckwerke, eines für die Kassenrolle, die letztendlich als Bau abgerissen wurde und den Kunden mitgegeben wurden und ein 2. Für die Kassenrolle, die endlos beschriftet wurde, bis sie voll war und gewechselt werden musste und die Tagesumsätze parallel mit schrieb.

Diese Neuerung des BMF vom 9.1.1996 lautet wie folgt wörtlich:

Die Prüfer erkannten jedoch relativ schnell, dass diese Neuerung auch gefährlich war. Den es wurden Manipulationen an den elektronischen Kassen festgestellt, dergestalt, dass heimlich nach Geschäftsschluss Umsätze gelöscht wurden. Da die Gesamtsumme ausreichten, wurden also vor dem Abschluss noch beliebige umsetzen (wenigstens bei einigen der Kassennutzer) gelöscht. , danach wurde dann erst der Zeitpunkt gezogen, der dann natürlich den so reduzierten Umsatz zeigte.

Eine andere Alternative war es, Trainingskellner einzurichten dann tage-, wochen- oder monatelang oder einfach das ganze Jahr über mitlaufen zu lassen.

Da Trainingskellner aber eigentlich nur angelernt werden und in  der Anlernphase über vielleicht eine halbe Stunde oder 1 Stunde lernen, mit der Kasse umzugehen, und das trainieren meist außerhalb der Öffnungszeiten  geschieht, ist natürlich das Laufenlassen eines Trainingskellners während der Geschäftszeit mehr als ungewöhnlich. Nach Außen erkennt aber die Kundschaft nicht, ob ein Mobilgerät als Trainee oder als Echterfassungsgerät angemeldet ist. Das erkennt man nur an der Kassenprogrammierung. Deswegen war es extrem auffällig, wenn Betriebe nie Trainees hatten und nie der Trainingskellner benutzt wurde, da ein Anlernen gerade bei häufigen Personalwechseln im Servicebereich eigentlich notwendig war. Da resultiert die Rechtsprechung, das immer dann, wenn bestimmte Aufzeichnungen unterdrückt werden, also etwa Stornos und Trainings könne, daraus den Umkehrschluss geschlossen werden kann, da bestimmte Stornos oder bestimmte an Lernphasen normal sind, dass mit dieser nicht Aufzeichnung der Stornos und Traineezeiten ganz allgemein dann auch speziell die unzulässigen nach-oder machte Stornos verborgen werden sollten und auch die auffällig hohen Traineezeiten nicht aufgezeichnet werden sollten. Wer also Zeitpunkts vorlegte, keine Stornos oder keine Trainingskeller auslesen, bei dem bestand der Verdacht, dass diese viel zu viele Stornos und viel zu viele Trainingszeiten hatten und deswegen den Angaben grundsätzlich unterdrückten. Die Behauptung, man bräuchte sowas nicht oder man hätte keine Stornos oder Trainingskellner oder sowas sei halt einfach nie eingestellt worden und Machthaber auch anders neue Mitarbeiter andauern können, wurde dann stets als Schutzbehauptung abgetragen.

Da es über 1.000 verschiedene Kassenmodelle gibt und nicht jede Servicekraft jede Kasse bzw. jedes Kassenmodell kennt oder kennen kann, sind solche Trainingszeiten natürlich nicht nur sinnvoll, sondern auch erforderlich. Selbst erfahrenste Servicekräfte kennen nicht alle Modelle. Daher ist ein Anlernen von neuen Servicemitarbeitern stets nötig. Dies erfolgt aber außerhalb der normalen Arbeitszeit, indem der Chef oder eine erfahrene Servicekraft der Neuen die wesentlichen Funktionsweisen der Kasse und der Mobilgeräte zeigt und dann die Neue das ein wenig übt und ggf. Fragen stellt. Das dauert meist aber nicht länger als eine halbe Stunde oder vielleicht 1 Stunde. Ein Anlernen während der üblichen Arbeitszeit und dann ein Trainieren über die ganze Schicht ist natürlich völlig unrealistisch. Hier sind Echtumsätze auf Trainees geschrieben worden und da die Trainingsumsätze natürlich nicht in den Gesamtumsätzen erfasst wurden, da bei der Kassenprogrammierung davon ausgegangen wurde, dass die Trainingskellner natürlich keine echten Umsätze fahren, sondern nur trainieren und keine echten Umsätze dahinterstecken.

Um dieses Problem in den Griff zu kriegen, verlangte die Finanzverwaltung dann, dass die Stornos mit ausgewiesen werden würden, ebenso die Trainingskellner.

Mit Schreiben vom 26.11.2010 ruderte die Finanzverwaltung schließlich wieder zurück und wollte die Kassenjournale wieder komplett einsehen können, wollte natürlich die Erprobung anhand der einzelnen Kassenbons wieder vornehmen können und führte damit rund 14,5  Jahre später die Verpflichtung zur Führung des Kassenjournals wieder ein. Aufgrund des Fortschritts sollten jedoch nun nicht mehr die Kassen mit 2 Kassendrucklaufwerken wieder angeschafft werden, sondern natürlich die Daten elektronisch gespeichert werden und zwar unlösbar, sodass die alten Kassenjournale automatisch jetzt wieder und zwar in elektronischer Form eingeführt wurden und aufgezeichnet werden müssen und aufbewahrt werden müssen.

Aber auch bei der offenen Ladenkasse gibt es zahlreiche Kontrollmöglichkeiten. Und merkwürdig gibt es bei der offenen Ladenkasse auch Einzelaufzeichnungsverpflichtungen. Allein bei dem Verkauf geringwertige Produkte an eine Vielzahl unbekannter Kunden ist nach dem BFH Urteil vom 12.5.1966, dass trotz des hohen Alters insoweit heute immer noch Geltung beansprucht, die einzelne Aufzeichnung der Umsätze ausnahmsweise wegen der Unzumutbarkeit erlassen.

Das Urteil des BFH vom 12.05.196 (IV 472/60) lautet insoweit wie folgt wörtlich:

„15

Der Zweck der Buchführung verlangt, daß der Kaufmann auch bei Bargeschäften sowohl sich selbst als auch seinen Mitgesellschaftern und seinen Gläubigern zu jedem Zeitpunkt einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte und in das Geschäftsgebaren des Unternehmens zu geben vermag. Wenn auch an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung keine überspitzten Anforderungen gestellt werden dürfen (vgl. das zur amtlichen Veröffentlichung bestimmte Urteil des BFH VI 326/65 vom 18. Februar 1966), so muß es zu einem späteren Zeitpunkt leicht und im Rahmen eines angemessenen Zeitaufwands für einen buchführungsmäßig vorgebildeten Dritten möglich sein, den Inhalt und den Ablauf aller Geschäfte der Vergangenheit zu überprüfen. Als ordnungsmäßig kann daher nur die Buchführung angesehen werden, die geeignet ist, die Erfüllung dieser Grundaufgaben des kaufmännischen Rechnungswesens sicherzustellen. Dabei erfordern nach Auffassung des Senats die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in der Regel die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäfts in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Wenn z. B. ein geschäftliche Beratungen von Kunden durchführender Kaufmann oder ein Freiberufler an einem bestimmten Tage mehrere Kunden entgeltlich Rat erteilt und seine damit abgeschlossene Leistung sofort bar bezahlt wird, so hält der Senat die vom BdF vertretene Auffassung, daß dann alle diese gegen bar erbrachten Leistungen ein einziges aufzeichnungspflichtiges Geschäft darstellen und der Steuerpflichtige seiner Aufzeichnungspflicht im Rahmen einer ordnungsmäßigen Buchführung genügt, wenn er am Ende des Tages ohne Benennung der einzelnen Kunden nur den insgesamt vereinnahmten Barbetrag aufzeichnet, nicht für zutreffend. Die Tatsache der sofortigen Bezahlung der Leistung rechtfertigt es nicht, die einzelnen Geschäftsvorfälle, aus denen z. B. später Haftungsansprüche entstehen können, nicht auch einzeln mit Benennung des Kunden, der Art der Tätigkeit und der Bareinnahme aufzuzeichnen.

16

Der Senat gelangt aber bei Barverkäufen an im allgemeinen der Person nach nicht bekannte Kunden in offenen Ladengeschäften praktisch zu demselben Ergebnis wie der BdF. Denn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen die Einzelaufzeichnungen der Kassenvorgänge nur im Rahmen des nach Art und Umfang des Geschäftes Zumutbaren.

17

Es ist technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich, an die Aufzeichnung der einzelnen zahlreichen baren Kassenvorgänge in Einzelhandelsgeschäften gleiche Anforderungen wie bei anderen Handelsgeschäften zu stellen, nämlich zur Identifizierung und zur Bestimmung des Inhalts des Geschäfts Namen und Anschrift des Kunden und den Gegenstand des Kaufvertrages festzuhalten. Es kann sich bei dieser Art von Geschäften mit der Person nach im allgemeinen nicht bekannten Käufern nur darum handeln, ob die einzelnen vereinnahmten Barbeträge festgehalten werden müssen. Diese Frage ist zu verneinen. Wollte man die Einzelaufzeichnungspflicht bejahen, so müßten die einzelnen Einnahmen entweder durch handschriftliche Vermerke oder durch technische Hilfsmittel (Registrierkassen) sofort nach Abschluß jedes Geschäfts festgehalten werden. Es kann aber keinem Zweifel unterliegen, daß es eine große Zahl von Einzelhandelsunternehmen gibt, bei denen auch diese Aufzeichnungen technisch und betriebswirtschaftlich nicht durchgeführt werden könnten oder einen im Verhältnis zu dem sich daraus ergebenden Vorteil ungewöhnlichen Arbeitsaufwand erfordern würden, z. B. bei Stehbierhallen, Straßen- und Marktständen oder Spiel- und Verkaufsautomaten. Es kommt hinzu, daß Einzelhandelsgeschäfte in zunehmendem Maße Registrierkassen verwenden, bei denen lediglich für den Kunden Belege ausgeworfen, im übrigen aber die Einzelbeträge gespeichert werden, so daß zu jeder Zeit nur die Endsumme abgelesen werden kann. Mag auch die Aufzeichnung aller baren Kasseneinnahmen in dem einen oder anderen Fall die innerbetriebliche Kontrolle erleichtern, so erscheint es jedoch nicht gerechtfertigt, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung von ihr abhängig zu machen.

18

Schließlich ist auch auf folgendes hinzuweisen. Gegen Ende des 19. Jahrhunderts gab es nur eine sehr geringe Anzahl von Einzelhandelsbetrieben, die über den Umfang des Kleingewerbes hinausgewachsen waren. So waren im Jahr 1895 von 635 209 Handelsbetrieben (einschließlich Großhandel) 603 209 Kleinbetriebe mit insgesamt 943 545 Beschäftigten (vgl. Wörterbuch der Volkswirtschaft, herausgegeben von Elster, 4. Aufl., II. Bd., S. 285). Die Vorschrift des § 38 HGB vom 10. Mai 1897 ist daher nicht auf die heutigen Verhältnisse der Einzelhändler abgestellt, die damals ganz überwiegend Minderkaufleute waren und deshalb keine Bücher zu führen brauchten (§ 4 Abs. 2 HGB), sondern auf den Kreis der Vollkaufleute am Ende des vorigen Jahrhunderts, nämlich die Großhändler und Fabrikanten, die ihre Geschäfte im Gegensatz zu den heutigen Einzelhändlern nicht mit einer unbestimmten Vielzahl von Personen abwickelten und bei denen auch die Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen aus betrieblichen Gründen erforderlich war. Auch als die Einzelhändler in immer größerem Umfang Vollkaufleute und damit buchführungspflichtig wurden, blieb zunächst weiterhin, wie der DIHT unter Hinweis auf Ziegler (Grundsätze und Gemeinschafts-Richtlinien für das Rechnungswesen, Ausgabe Handel 1951 S. 121 ff.) ausführt, allgemein die Auffassung bestehen, daß eine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung nicht bestehe, sondern daß die tägliche Erfassung des Barzahlungsverkehrs in einem Kassenbericht ausreiche (vgl. auch Dietsch-Ziegler in Greifzu, Das neuzeitliche Rechnungswesen, 11. Aufl., S. 217 ff.). Davon gingen auch die bisherige Rechtsprechung (vgl. Urteil des Senats IV 114/60 vom 5. September 1963, Höchstrichterliche Finanzrechtsprechung — HFR — 1964 S. 158) und die Finanzverwaltung aus.

19

Der Senat kommt somit zu dem Ergebnis, daß nach dem Sinn und Zweck und nach der Entwicklung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und unter Berücksichtigung des Gesichtspunkts der Zumutbarkeit in Betrieben, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, die baren Betriebseinnahmen in der Regel nicht einzeln aufgezeichnet zu werden brauchen. Das gilt im wesentlichen für die in der oben wiedergegebenen Stellungnahme des DIHT bezeichneten Unternehmen und Unternehmensbereiche. Jedoch müssen auch in diesen Fällen grundsätzlich die angefallenen Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstigen Belege aufbewahrt werden, soweit nicht der Aufbewahrungszweck auf andere Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der von Registrierkassenstreifen übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist (vgl. Urteile des RFH V A 495/29 vom 27. September 1929, RStBl 1929 S. 641, und VI A 1088–1092/31 vom 2. Juni 1932, RStBl 1932 S. 591, und des BFH I 169/55 U vom 6. Dezember 1955, BStBl 1956 III S. 82 auch aus noch Markus und Markus.[83 rechte Spalte Ende erster Absatz], Slg. Bd. 62 S. 220; sowie Abschn. 29 Abs. 4 EStR 1963).

20

Der Grundsatz, daß die bezeichneten Betriebe ihre baren Betriebseinnahmen nicht einzeln aufzeichnen müssen, wird durch steuerrechtliche Vorschriften nicht eingeschränkt. Nach § 162 Abs. 2 AO sind die Eintragungen in die Bücher fortlaufend, vollständig und richtig zu machen. Die Vorschrift betrifft nur Eintragungen, die nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung oder anderer Vorschriften vorzunehmen sind. Ein Rückschluß auf die Eintragungspflicht selbst kann aus ihr nicht gezogen werden. § 162 Abs. 7 AO bestimmt, daß die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben im geschäftlichen Verkehr mindestens täglich aufgezeichnet werden sollen. Die Einzelaufzeichnungspflicht der Kasseneinnahmen kann auch hieraus nicht hergeleitet werden, wenngleich nicht zu verkennen ist, daß die Erfüllung der mindestens täglichen Aufzeichnungspflicht gerade beim Vorkommen zahlreicher Kassenvorgänge voraussetzt, daß der Steuerpflichtige sie irgendwie festhält. Denn es muß gleichzeitig gewährleistet sein, daß die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben vollständig und richtig (§ 162 Abs. 2 AO) aufgezeichnet werden. Die vom Senat für die bezeichneten Betriebe für ausreichend gehaltenen Kassenberichte bieten eine solche Gewähr.

21

Die Anwendung dieser Grundsätze im vorliegenden Fall ergibt, daß von den Stpfl. weder nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung noch nach steuerrechtlichen Sondervorschriften die Einzelaufzeichnung ihrer baren Betriebseinnahmen verlangt werden konnte. Damit war die Schätzungsbefugnis des FA wegen fehlender Aufzeichnung der einzelnen Einnahmen nicht gegeben.“

Quelle: BFH, Urt. v. 12.05.1966, Az.: IV 472/60, https://www.jurion.de/urteile/bfh/1966-05-12/iv-472_60/

Dies spiegelt sich auch in § 146 Abs. 1 Satz 2 AO wieder. Abs. 1 lautet wörtlich wie folgt:

„§ 146 AO

Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen

(1) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet.“

Alle haben auch bei der offenen Ladenkasse eine Einzelaufzeichnung vorzunehmen. Paragraf 146 Absatz ein Satz 1 AO ist jetzt zum 1.1. 2018 die Einzelaufzeichnungsverpflichtung explizit aufgenommen worden. Paragraf 146 Abs. 1 Satz 1 AO lautet insoweit wie folgt wörtlich:

(1) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.

Und die Kasse muss täglich, d.h. öffnungstäglich gemacht werden. § 146 Abs. 1 Satz 2 lautet wie folgt wörtlich:

(2) Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

Ob eine Kasse gemacht werden muss, wenn es keine Umsätze gab, aber das Geschäft geöffnet war, erscheint fraglich. Bei Kleinstgewerbetreibenden sollte dies durch eine verbindliche Auskunft vorher mit dem FA geklärt werden.

Der Friseur, der also eine offene Ladenkasse führt und nur nach Terminen oder jedenfalls bei einigen seiner Kundentermin die Haare schneidet und dessen Frisuren 15, 20,25 EUR und mehr Kosten, wird als gut beraten sein, eine Einzelaufzeichnung mit Namen und Tag vorzunehmen, selbst wenn er eine offene Ladenkasse führt. Stellen unterstellt, der Friseur schafft 2-3 Herrenhaarschnitt für 15 EUR pro Stunde, dürfte er nicht so überlastet sein, dass er die einzelnen Namen nicht aufschreiben müsste oder könnte, diese kennt. Handelt es sich Laufkundschaft, muss diese nicht nach ihrem Namen fragen bzw. Vor dem Haare schneiden sich etwa den Personalausweis kopieren lassen um dann hinterher belegen zu können, bin aber die Haare geschnitten hat. Bei etwa Dauerwellen oder Haarfärbungen vorgenommen werden und sich um feste Dauerkundschaft handelt, für die vielleicht sogar Kundenkarteien angelegt sind und die namentlich bekannt sind, und die vielleicht dann über 2 oder 3 Stunden frisiert werden, besteht dann erst Recht eine Einzelaufzeichnungsverpflichtung.