Das Kassenbuch ist das buchmäßige Abbild der Geschäftskasse. Es beinhaltet sämtliche Kassenbewegungen. Immer dann wenn also Bargeld in die Kasse fließt oder aus der Kasse herausgenommen wird, wird dies erfasst. Bei Buchführungspflichtigen erfüllt das Kassenbuch Grundbuchfunktion. Das Kassenbuch gehört thematisch zur elektronischen Ladenkasse. Eine bestimmte Form ist für Kassenbücher gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie können in Papierform lose oder gebunden vorliegen, durch monatliche Kassenbücher oder durch täglich aneinandergereihte Kassen Bestandsrechnungen oder in elektronischer Form geführt werden. Das Kassenbuch ist ebenso wie die Kassenbestand Rechnung progressiv aufgebaut. Es lässt sich also nach jeder Bewegung der rechnerische Bestand sofort erkennen. Das Kassenbuch fängt mit dem Anfangsbestand an und je nachdem, ob eine Einnahme oder Ausgabe erfolgt, errechnet sich daraus der neue Bestand. So ist nach jeder Kassenbewegung der aktuelle rechnerische Kassenbestand sofort ablesbar.

Bei Geschäftsschluss ergibt sich dann der Kassen- Endbestand aus dem letzten Bestand des letzten Geschäftsvorfalls. Dieser Kassenendbestand ist natürlich auf Richtigkeit zu verproben, in dem die Kasse tatsächlich ausgezählt wird (Zählprotokoll zwar gesetzlich nicht erforderlich, aber als von der Finanzverwaltung akzeptiertes Beweismittel (= Eigenbeleg!) dringend zu empfehlen).

Der Kassenbericht gehört thematisch zur offenen Ladenkasse.

Die offene Ladenkasse wird retrograde ermittelt, in dem der Kassenbestand nach Geschäftsschluss ausgezählt wird und hiervon der Anfangsbestand sowie Privateinlagen abgezogen werden und Privatentnahmen sowie bar bezahlte Eingangsrechnungen oder bar erstattete Ausgabebelege) hinzugerechnet werden. Das so berechnete Ergebnis ist die Tageseinnahme. Damit gibt es untertägig keinen rechnerischen Sollbestand aus der offenen Ladenkasse. Wenn der Inhaber also untertägig seinen bis dahin erwirtschafteten Umsatz ermitteln will, muss er also einen zwischen-Kassensturz machen und einen zwischen Kassenbericht fertigen und diesen genauso berechnen wir hier oben dargestellt, um seinen Tagesumsatz bis dahin zu ermitteln. Kassenberichte sind mit Hinblick auf die in Paragraf 146 Abs. 4 AO geforderte und Veränderbarkeit der Aufzeichnungen handschriftlich auszufüllen. Dabei darf natürlich kein Bleistift verwendet werden und kein sonstiger Stift mit veränderbare Schreibflüssigkeit. Der Kassenbestand muss vollständig ausgezählt werden und stets glatte Summen sind natürlich extrem auffällig. Das mag vielleicht noch bei Gebrauchtwagen-Autoverkäufern so sein. Aber in fast allen anderen Branchen sind zumindest auf 0,10 € gerundete Preise üblich, sodass in Apotheken, Gaststätten oder beim Friseur oder Buchhandel normalerweise Cent Beträge auffallen würden, es sei denn, es würden dort ausnahmsweise Zusatzprodukte mit Centbeträgen veräußert werden.

Die Kassenberichte sollten unbedingt eine fortlaufende Nummer enthalten und zumindest eine Datumsangabe und den Anfangs -Kassenbestand (entweder Kassenendbestand des Vortages den oder nach Abschöpfung und  dokumentiokumentiertem Geldtransiot zu Bank den Anfangs-Wechselgeldbestand für den neuen Tag) enthalten.

Im Kassenbuch als auch im Kassenbericht sollten Besonderheiten aufgezeichnet werden.

Die elektronische Ladenkasse, die ausnahmsweise einmal nicht funktioniert oder das Mobilgerät, das ausnahmsweise einmal nicht funktioniert, sollte handschriftlich im Kassenbuch vermerkt werden um dies zu dokumentieren. Genauso sollten Urlaubstage oder Krankheitstage oder Schließungen wegen Trauerfällen und anderen Vorkommnissen ebenfalls in beiden Systemen dokumentiert werden. Auch wenn etwa wegen einer Schwangerschaft oder anderen Erkrankungen oder einer Baustelle vorübergehend die Öffnungszeiten sich verändern, sollte das in beiden Systemen festgehalten werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Prüfer für diese kürzeren Öffnungszeiten Umsätze hinzusetzen wollen, wenn die Sondersituationen später nicht mehr erinnerlich oder nicht mehr dokumentiert war sind. Von daher sollten diese besonderen Ereignisse nicht nur textlich dokumentiert sondern möglichst auch belegmäßig (etwa durch Fotodokumentationen bei Baustellen vor dem Lokal oder Kopien von geänderten Öffnungsanzeigen etc. mit ins Kassenbuch geheftet werden.

Dogmatisch müssen beide Kassen gezählt werden. Ein Zählprotokoll ist bei beiden streng genommen nicht erforderlich aber dringend zu empfehlen. Das Zählprotokoll ist dogmatisch letztendlich ein Eigenbeleg, den die Finanzverwaltung akzeptiert. Zwar kann das Zählen auch anders theoretisch nachgewiesen werden – wegen der Wichtigkeit des Zählens sollte hier jedoch nicht auf einem Drahtseil balanciert werden sondern der sicherste Weg beschritten und ein ordnungsgemäßes Zählprotokoll ausgefüllt werden. Es gibt auch Hartgeld- und Schein-Zahlgeräre für kleines Geld, die einem die Arbeit abnehmen: und die Zählergebnisse der Zählmaschinen mit dem rechnerichen Soll abgeglichen erfüllt den notwendigen Abgleich des rechnerischen Solls mit dem tatsächlichen Ist.

Kassen bis zu 13 Jahren

Alte elektronische Kassen mit einem Speicher müssen aufbewahrt werden. Gleichgültig ob die Kassen altersbedingt ausgewechelt werden müssen, das BMF die Auswechslung vorschreibt (was es rechtlich natürlich gar nicht kann), ob der Inhaber erweitert oder modernisiert und deswegen ein neues Kassensystem anschafft, ob die alte Kasse defekt ist: sobald sie einen nicht nur peripheren Speicher hat, muss die Kasse für alle änderbaren Zeiträume – das sind derzeit 10 Jahr plus höchsten 3 = 13 Jahre) lauffähig und auswertbar aufbewahrt werden. Es ist wirtschaftlich völlig Unsinn bei einem Kassenwechsel die Altkassen zu verkaufen, denn bei einer BP oder Fahndungsprüfung müssen die Kassen mit allen Daten und Auswertungsmöglichkeiten vorhanden sein. Selbst ein defekte Kasse macht Sinn für diesen Fall aufzuheben, damit ein Kassenspezialist die Daten ggf. Noch auslesen kann. Der, der Kassen wegwirft oder gebrauchte weiterverkauft, steht in dem schrägen Licht, Beweismaterial vernichten zu wollen und etwas zu verbergen zu haben … oder hat jedenfalls nicht verstanden, dass die Finanzverwaltung diese Kasse vielleicht nochmal prüfen können würde wollen …. Selbst wenn er den Betrieb geschlossen hat … gerade dann kommt noch ma gerne eine Betriebsprüfung.

Kassen-Änderungen ab 2020: Sicherheitseinrichtung

Nachdem gerade durch das BMF-Schreiben vom 26.11.10 die fiskalisierte Kasse eingeführt wurde und die vom BMF gewährte Übergangsfrist zum 31.12.17 ablief, sollen bargeldintensive Betriebe nun schon wieder ihre Kasten auf- und umrüsten: Bäcker, Fleischer, Friseure & Co sollen ihre elektronischen Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System umstellen. An die Kassen soll ein fälschungssicheres System angeschlossen werden: eine Sicherheitseinrichtung. Die Aufzeichnungssysteme sollen ab 2020 durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt werden, damit das heimliche Nach- oder Nacht-Löschen von Umsätzen nicht mehr möglich ist. Die technischen Anforderungen zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die technischen Lösungen sollen „technologieoffen und herstellerunabhängig“ sein. Es ist allerdings nicht wahrscheinlich, dass das BSI es zeitlich schafft, bis Jahresende die Vorgaben für einen Prototyp zur Entwicklung für die Kassenhersteller freizugeben und die maßgebenden Anforderungen zu definieren. Alle ab dem 01.01.2020 neu angeschafften Kassen müssten dieses System beinhalten. Die Altkassen haben eine neue Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 – müssen also erst bis zum 01.01.2023 nachgerüstet sein.

GoBD v 14.11.14

Die GoBD wurden durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014veröffentlicht und gelten seit dem 01.01.2015. Das BMF behauptet, sie enthielten nichts neues … das ist aber so nicht richtig. Sie sind mehr als eine Zusammenfassung der GoB und der GoBS und der GDPdU. Sie ersetzen die bis dahin geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Regelungen umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen, wie z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung. Für die Einhaltung der GoBD verantwortlich ist der Steuerpflichtige. Sie ersetzen nicht die 2. Kassenrichtlinie vom 26.11.2010, sondern ergänzen sie. Die 2. Kassenrichtlinie löst bei nicht updatebaren Kassen vorbehaltlich der Übergangsfrist vom 26.11.10-31.12.16 ab dem 01.01.17 die erste Kassenrichtlinie vom 09.01.1996 ab – und für die updatebaren Kassen sogleich mit ihrer Veröffentlichung bzw. Den ersten Updates oder auch für alle Neuanschaffungen ab dem 26.11.10.

Datenzugriff auf alle elektronischen Daten: DaVoS

Der Datenzugriff findet natürlich auch auf die Kassendaten wie auf alle anderen elektronischen Daten statt. Die Datenvorsysteme (DaVoS) stehen im Mittelpunkt des steuerlichen Interesses der Finanzverwaltung. Das ist aber nicht nur die FiBu, sondern auch die KLR und die Datenvorsysteme und alle elektronischen Kommunikationsmittel: Warenwirtschaftssysteme, laufende Inventurdaten, Chats, emails (viele Rechnungen kommen mittlerweile per email) und alle Programme, die auch nur im entferntesten steuerlich relevante Daten beinhalten. Elektronische Fahrtenbücher, Sicherheitsüberwachungssysteme, Schließanlagen, Zugangskontrollen, Zeiterfassungssysteme, etc. Der Abgleich der Daten soll klären, ob die Einnahmen im Hauptbuch richtig und vollständig erfasst sind. Daraus resultieren Warenunterdeckungsrechnungen: ist mehr Ware verkauft worden, als nach dem Bestand vorhanden war? Das geht eigentlich nicht. Ein richtig konfiguriertes System müsste auch den Verkauf in den Minusbestand blockieren … aber was, wenn dennoch Verkäufe gebucht wurden … ? Dann stimmt entweder die Inventur nicht oder es ist schwarz eingekauft und verkauft worden … beides führt zur Verwerfung der Buchführung.