Zulässige Kassensysteme

Ob man überhaupt eine Kasse führen muss, hängt von der Art und Weise des eingerichteten Geschäftsbetriebs ab. Hat man keine oder nur wenige Bareinnahmen, wie etwa ein Steuerberater oder ein Rechtsanwalt, braucht dieser Steuerpflichtige keine Kasse. Es genügt die unverlierbare Aufzeichnung der nur wenigen Bareinnahmen auf einem Zettel. Ein Bilanzierer hat als Bestandskonto eine Kasse zu führen. Ansonsten hängt es vom Geschäft ab: bei vielen Bareinnahmen oder gar fast ausschließlich Bareinnahmen (=bargeldintensiver Betrieb) muss der Steuerpflichtige eine Kasse führen. Welches System ist ihm überlassen. Derzeit sind in Deutschland 2 Kassensysteme zulässig: die elektronische Kasse als auch die offene Ladenkasse. Bei den elektronischen Kassen ist der Gesetzgeber großzügig und gibt nicht bestimmte Funktionsweisen oder Techniken vor. Daher wird es Weiterentwicklungen in einem freien Markt geben. Es gibt schon jetzt weit über 1.000 verschiedene elektronische Kassen und viele verschiedene Schnittstellen. Eine Kasse aus Italien mit italienischer Sprache ist genauso zulässig, wie eine aus China mit chinesischen Schriftzeichen. Für die Prüfung braucht der Nutzer aber eine Übersetzung ins Deutsche .. und für die Kassennachschau auch eine deutsche Übersetzung der Tastaturbelegungen sowie natürlich eine Übersetzte Bedienungsanleitung und Ersteinrichtungsprotokolle und Änderungsprotokolle.

Damit kann der Chinese mit einer chinesischen Kasse sein Chinarestaurant in Deutschland betreiben. Pro Betrieb ist aber grundsätzlich nur ein System zulässig, also ein einheitliches, geschlossenes System. Der Inhaber kann also nicht neben einer elektronischen Laden- oder PC-Kasse in seinem Restaurant im Erdgeschoss parallel auch noch eine offene Ladenkasse betreiben und so einen Teil der Umsätze elektronisch bonieren und einen anderen Teil in die offene Ladenkasse werfen. Nur dann, wenn ausnahmsweise aus technischen Gründen in einem Lokal nicht die eingerichtete elektronische Ladenkasse alles erfassen kann (etwa Biergarten, in dem es im Biergarten keine ausreichende WLAN Verbindung gibt und die Mobilgeräte dann nicht funktionieren), kann  parallel zu den elektronischen Kartensystem für einen Teil auf eine offene Ladenkasse eingerichtet werden.Das muss aber dann alles in der Verfahrensdokumentation erfasst sein.

Ähnlich wäre es für einen Hofladen oder eine Scheune, in der eben die elektronische Ladenkasse nicht funktioniert.

Bei Markt- oder Weihnachtsständen ist selbst bei fehlender Stromversorgung (aber gerade Weihnachtsmärkte haben natürlich für die ganze Beleuchtung immer Strom) zu bedenken, dass es auch elektronische Kassen mit Batterie- bzw. Akkubetrieb gibt. Auch im Biergarten oder im Hofladen oder im Straßenverlauf könnte man natürlich eventuell auch Betriebe mit Batterie-und Akkubetrieb aufstellen. Gleichwohl gibt es natürlich technische Bereiche, in denen ein Anschluss an ein Hauptsystem, sodass alle, möglich ist. Der Gesetzgeber ist hier kulant und schreibt weder vor, welche Systeme benutzt werden müssen, noch verlangt er grundsätzlich eine elektronische Kasse. Die offene Ladenkasse ist auch auf absehbare Zukunft hinaus zulässig.

Die Großzügigkeit des Gesetzgebers hinsichtlich der Kassensysteme und der vielen unterschiedlichen elektronischen Kassen darf aber nicht missverstanden werden: der Unternehmer ist für die Richtigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit seiner Kasseneinnahmen und Kassenaufzeichnungen verantwortlich. Die korrekte Auszeichnung und die vollständige jederzeit auslesbare Aufzeichnung sind Grundvoraussetzung für eine ordnungsmäßige Kasse. Auch ein zufälliger Untergang der Daten geht zu Lasten des Unternehmers. Dieser muss auf eigene Kosten hinreichende Sicherungen gegen Verlust einbauen. Das prüft das FA wiederum sehr genau und wenn es die Kassenführung oder Aufzeichnung als fehlerhaft beanstandet, kommt es häufig zu Verwerfungen und Zuschätzungen.

Und: es gibt keine Kassenvorschriften „light“ für Einnahme-Überschussrechner! Die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung sind bei Bilanzierern genauso wie bei Einnahme-Überschussrechnern.