Was müssen Sie eigentlich aufbewahren, wenn Sie eine elektronische Kasse haben? Gibt es sozusagen „private“ Berichte, die nur für Ihre internen, betriebswirtschaftlichen oder marketingmäßigen Auswertungen bestimmt sind und solche die nur oder auch für das Finanzamt bestimmt sind, die also einen steuerlichen Charakter haben und daher in die Buchführung müssen? Kann man Berichte aus der Kasse aufteilen in nichtsteuerliche und steuerliche Berichte, von denen die einen nicht und die anderen selbstverständlich aufbewahrungspflichtig sind?

Das Problem liegt darin, dass ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsvorschriften dann zu einem formellen Fehler in der Buchführung führt. Wird nicht alles aufgehoben, was aufzuheben ist, bedeutet das große Risiken, auf jeden Fall Ärger in der BP und ggf. ein Steuerstrafverfahren und ggf. existenzbedrohende Zuschätzungen. Denn ist der Fehler so gravierend, dass die Kasse nicht mehr geprüft werden kann, sich der Prüfer also von der Vollständigkeit der Einnahmeerfassung bei bargeldintensiven Betrieben nicht überzeugen kann, dann verwirft er die Kasse und damit die Buchführung. Dies bedeutet, dass die Kasse, das Herzstück der Einnnahmeerfassung im bargeldintensiven Betrieb (Einzelhandel, Bäcker, Metzger, Wirt, Frisör, Taxi) nicht sicher zuverlässig vollständig ist oder dies jedenfalls zur Überzeugung der Finanzverwaltung nicht sicher festgestellt werden kann.

Beispiel: Die EDV-Kasse in einer Gaststätte mit ganzjähriger Öffnung ist so programmiert, dass sie einen sog. Kettenbericht täglich ausgibt. Dies bedeutet, dass die Kasse ganz komfortabel so eingerichtet ist, dass die einzelnen Berichte nicht separat angefordert werden müssen, sondern über eine programmierte Taste gleich mehrere Einzelberichte wie Zeitzonenberichte, Stundenumsatzberichte, Finanzberichte, Bedienerberichte, Warengruppenberichte und Tischberichte ausgedruckt werden. Teilweise wertet der Gastwirt die Berichte aus, teilweise ist es ihm auch zu viel und er legt sie beiseite und sie gehen dann unter oder er wirft sie gleich weg. Er findet diese ganzen Informationen aus diesen 6 Berichten teils interessant, teils ist es ihm auch zu viel Arbeit, sich mit all diesen Informationen auseinanderzusetzen. Immerhin arbeitet er im Lokal mit und der Laden muss laufen. Da kann er sich nicht jeden Tag stundenlang mit diesen vielen Informationen auseinandersetzen. Außerdem erscheint vielen zufällig: die Zeitzonenberichte zeigen, in welchen Stunden welcher Umsatz getätigt wurde. Das ist aber eigentlich nicht interessant, weil er sowieso seine Öffnungszeiten nicht ändern kann bzw. will und auch sein Personal für diese Zeiten braucht, also diese Schwankungen, die ihm der Zeitzonenbericht zeigt, sowieso weiß, daran aber nichts ändern kann. Sein Kassenaufsteller hatte ihm vorgeschwärmt, dass diese Auswertungen so toll und interessant seien … aber ihm ist auf Dauer diese Informationsflut zu viel. Vielleicht sollte er mal bei Gelegenheit seinen Kassenaufsteller fragen, ob man diese vielen Spielereien wieder irgendwie eindämmen kann…. So vergeht die Zeit und der Kassenaufsteller würde für die Umprogrammierung natürlich wieder Geld wollen … und ab und zu schaut er sich das Papier auch mal wieder an … und schhmeisst es dann schließlich wieder weg. Nur den Finanzbericht hebt er eisern für die Finanzverwaltung auf … dann kommt es, wie es kommen muss: eine Prüfungsanordnung kommt und kurz danach auch der Prüfer des Finanzamtes, der die Bedienungsanleitung der Kasse und die Programmierunterlagen sehen will …

Und jetzt beginnt das Problem: Nach der 1. Kassenrichtlinie muss der Gastwirt alle —alle — nochmal: ALLE Berichte aufbewahren. Der Prüfer konfrontiert unseren Gastwirt damit, dass er täglich 6 Berichte über den Kettenbericht ausdruckte, aber nur einer, nämlich der Finanzbericht in der Buchführung sei. Damit fehlen 5 mal 365 Berichte = 1.825 Berichte pro Jahr. Bei den 3 Prüfungsjahren sind das 5.475 Berichte, die fehlen. Er ist nach 2 Stunden fertig mit der Kassenprüfung, meint die Kasse wegen erheblicher formeller Mängel verwerfen zu müssen und sagt, dass er nun über eine Ausbeutekalkulation den Betrieb schätzen würde ….

Ist diese Position der Finanzverwaltung wirklich zutreffend?

Stellen wir einmal die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung einmal kurz zurück. Was hätte die Ansicht des Prüfers zur Folge? Ist die Kasse/Bucghfürhung zu verwerfen, weil sie unvollständig ist, weil sie nicht prüfbar ist (Zwischenfrage: ist sie das wirklich nicht – es liegen doch Finanzberichte vor?), führt dies zwangsläufig zur Schätzungsmöglichkeit nach § 162 AO (sind die Besteuerungsgrundlagen nicht zu ermitteln, hat die Finanzverwaltung zu schätzen, so § 162 AO). Eine Schätzung ist aber nicht zwangsläufig ein Mehrergebnis. Schätzung bedeutet erst einmal nur, dass Ursprungsbelege nicht oder nicht vollständig da sind und daher statt originärer Beweismittel zu schätzen ist. Das kann aber prinzipiell ein tieferes, zufällig gleich hohes oder höheres Ergebnis sein, als erklärt.

Kommt die Nachkalkulation zu nahezu denselben Ergebnissen, wie die Erklärung, also vielleicht nur 3, 5 oder 10 % mehr Ergebnis, dann wirft dies die Frage auf, ob diese Nachkalkulation nicht die Buchführung bestätigt und diese minimale Abweichung nicht vielleicht nur auf den typischen Schätzungsungenauigkeiten basiert. Kann dann wirklich dazugeschätzt werden kann?

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