Ansgar, der Buchhalter, seine Unterschlagungen und der rechtfertigende Notstand

Ansgar ist Buchhalter in einer mittelständischen Firma. Er ist neben zwei anderen Kollegen für das Rechnungs- und Mahnwesen zuständig, bucht und führt die Kasse … und unterschlägt einige Zahlungseingänge. Bei einigen Kunden und „passenden“ Beträgen nimmt er die Gelder ein, legt das Geld in die Kasse, quittiert den Erhalt, verbucht aber den Zahlungseingang nicht. Er nimmt dann bei passender Gelegenheit den Betrag aus der Kasse, damit sie wieder stimmt. Damit das Mahnwesen nicht anläuft, schreibt er entweder Gutschriften, die er aber natürlich nicht wirklich versendet oder storniert die ursprünglichen Ausgangsrechnungen. So geht das seit 5 Jahren. Dann kommt eines Tages eine Betriebsprüfung. Der Prüfer hat verschiedene Kontrollmitteilungen, deren Verbuchung er kontrolliert. Ansgar weiß zwar, dass die Finanzverwaltung mit Kontrollmitteilungen arbeitet … aber die Beträge, die er unterschlagen hat, sind so gering und so verteilt, dass das aus seiner Sicht niemals auffallen wird. Er gibt sich alle Mühe, Spuren zu verwischen: und dass ausgerechnet einer der unterschlagenen Beträge auf einer Kontrollmittteilung stehen sollte, hält er für ausgeschlossen. Sein System ist perfekt. Kein Risiko. Er holt sich sowieso nur das, was ihm zusteht, denkt Ansgar.

Die Kontrollmitteilung ist letztlich ein behördeninterner Informationsaustausch: Ein Prüfer hält einen Sachverhalt aus der Prüfung eines Betriebes für mitteilungswürdig, für auffällig oder aus seiner Erfahrung heraus für hinterziehungsanfällig. Dann schreibt er eine Kontrollmitteilung über diesen Sachverhalt an das Finanzamt des anderen Steuerpflichtigen, bei dem dieser Sachverhalt eigentlich spiegelbildlich abgebildet sein müsste. Ist er das, scheint alles in Ordnung. Ist er das nicht, kann das Problem bei dem einen oder anderen Steuerpflichtigen liegen. Jedenfalls wird dann der Sachverhalt genauer untersucht. Teilweise führen so Kontrollmitteilungen zu Prüfungen beim betroffenen Steuerpflichtigen gerade um diesen Sachverhalt abzuprüfen und wenn dieser Steuerpflichtige sowieso schon zur Prüfung aus anderen Gründen vorgesehen ist, werden dann die Kontrollmitteilungen natürlich dann in dessen Prüfung mit abgearbeitet. Wenn also anlässlich einer Außenprüfung ggf. steuerlich relevante Sachverhalte anderer Personen als des geprüften Steuerpflichtigen festgestellt werden, ist trotz des Steuergeheimnisses das Herausschreiben dieser Feststellungen zulässig, als dies für die Besteuerung des anderen Steuerpflichtigen von Bedeutung ist. Die Auswertung geschieht dadurch, dass der Prüfer eine sog. Kontrollmitteilung über die von ihm getroffene Feststellungen anfertigt und dem für den anderen Steuerpflichtigen zuständigen Finanzamt zusendet. Die Kontrollmitteilungen sind letztlich tabellarische Zusammenstellungen der Zahlungen, Rechnungen usw., die bei dem anderen Steuerpflichtigen geprüft werden sollen und beinhalten meist noch die Kopien der betreffenden Rechnungen aus der Buchhaltung des dort geprüften. So war es auch hier: dem Prüfer lag eine Kontrollmitteilung vor, die die Barzahlung der Rechnung beschrieb … also die Betriebsausgabe beim Leistungsempfänger und hinten angeheftet war die Kopie der Eingangsrechnung, also aus Sicht unseres Berichtsbetriebes dessen Ausgangsrechnung. Die Kontrollmitteilungen dienen der Steuerüberwachung … und sie führen nicht selten zu Mehrergebnissen…

Es kommt wie es kommen muss: einer der Beträge aus den Kontrollmitteilungen ist nicht verbucht. Der Prüfer sortiert nun über das IDEA-Suchprogramm alle Ausgangsrechnungen an diesen Kunden. Es gibt nur eine Rechnung, aber keinen Zahlungseingang. Er fragt beim Unternehmer nach, wieso die Ausgangsrechnung nicht bezahlt wurde … er finde keinen Zahlungseingang…. Dieser kann sich den Vorgang nicht erklären. Da müsste eigentlich, wenn der Kunde nicht zahlt, eine Mahnung an den Kunden ergangen sein, erklärt der Chef. Der Vorgang wird herausgesucht und es stellt sich heraus, dass die Rechnung die Rechnung nicht gemahnt wurde, der Vorgang mit dem Vermerk „erledigt“ und einen unleserlichen Kürzel geschlossen wurde. Die Rechnung wurde storniert. Mittlerweile wäre auch Zahlungsverjährung eingetreten … Der Chef versteht das nicht. Das kann doch gar nicht sein. Er habe das jedenfalls nicht als erledigt vermerkt, das müsse jemand aus der Buchhaltung gewesen sein. Aber wieso? Wenn die Rechnung nicht bezahlt wurde, dann müsste doch gemahnt werden, schließlich nach der dritten Mahnung ein Mahnbescheid beantragt werden. Dann ginge die Sache zu ihrem Anwalt, der die Forderungen einklagen würde. In dem Vorgang sind keine Kennzeichen erkennbar, dass die Leistung nicht ordnungsgemäß gewesen wäre. Es gibt keine Korrespondenz, die auf Minderung über Rückgängigmachung des Vertrags schließen ließe … einfach „erledigt“ … es müsste doch Korrespondenz in der Akte sein und ein Grund für das Stornieren der Rechnung in der Akte dokumentiert sein … der Chef ist erstaunt, verärgert, will dem Vorgang nachgehen. Der Prüfer sagt nichts davon, dass nach seiner Kontrollmitteilung der Betrag bezahlt wurde. Der Prüfer versteht schon: der Betrag wurde bar vereinnahmt, darauf basiert die Kontrollmitteilung. Es werden typischerweise dann Kontrollmitteilungen von den Prüfern geschrieben, bei denen man annimmt, der Vorgang könnte bei dem anderen nicht ordnungsgemäß versteuert worden sein. Nur dann macht eine Kontrollmitteilung Sinn, wenn man den Eindruck hat oder aus der Erfahrung vermutet, dass hier etwas nicht ordnungsgemäß lief. Das ist bei Provisionen, kick-backs, Boni, Skonti, Barzahlungen … Der Chef hat den Betrag vermutlich bar kassiert und dann die Akte aus dem Mahnwesen genommen mit dem Vermerk „erledigt“, denn der Kunde hätte natürlich nicht zwei Mal gezahlt, sondern sofort auf die erste Mahnung vermutlich auf die bereits erfolgte Zahlung hingewiesen. Dann wäre den Mitarbeitern in der Buchhaltung die Hinterziehung des Chefs aufgefallen …. Aber er will mal den angeblich echauffierten Chef nun die Sache klären lassen. Aus Sicht des Prüfers ist die Sache klar: der Chef hat sich hier zur Show ein bisschen aufgeregt, vermutlich mehr darüber, dass der Prüfer ihn erwischt hat, als über das angebliche unerklärliche „erledigt“.

Der Chef ist sauer und beunruhigt: ihn kostet die Prüfung viel Zeit. Dauernd muss er als Auskunftsperson irgendwelche Fragen klären. Zwar ist auch der Steuerberater hin und wieder da, teilweise werden in Zwischenbesprechungen viele Fragen geklärt … dennoch kommen da immer wieder Fragen nach Belegen, nach Zusammenhängen, die der Chef mit seiner Buchhaltung und teilweise anderen Mitarbeitern klären muss … immerhin sind die Sachverhalte schon ein paar Jahre her … und was das jetzt wieder mit dem Storno-Fall ist, ist völlig unklar… wieder stundenlange Recherchen, Rückfragen, Akten wälzen, Mitarbeiter fragen, recherchieren lassen … es wird sich schon irgendwie aufklären .. aber die normale Arbeit bleibt wieder liegen …. Das nervt, wenn doch nur schon die Prüfung zu Ende wäre…

Der Prüfer stellt über IDEA nun die Stornos, die Gutschriften und die Forderungsausbuchungen zusammen. Es sind zwischen 300.000 bis 420.000 € pro Jahr, die nicht vereinnahmt wurden. Das ist aber viel … 3 bis 5 % auf die Forderungen wären normal … bei einem Umsatz von rund 6 Mio. € wären das also etwa 180.000 bis 300.000 €. Er fordert beim Chef am nächsten Tag eine Aufklärung aller Zahlungsausfälle …

Die meisten Gutschriften lassen sich schnell klären. Manche Forderungsausfälle basieren auf falschen Abrechnungen, manche auf Reklamationen, einige auf ganz oder teilweise verlorenen Prozessen, einige auf Kulanz oder Verhandlungslösungen … fast in allen Fällen ist Korrespondenz in den Vorgängen beigeheftet, stets ergeben sich ausreichend plausible Hinweise, warum die Zahlung der Kunden nicht oder nicht vollständig erfolgte … nur in einigen Fällen mit einem Volumen zwischen 50.000 und 90.000 € p.a. sind keine vernünftigen Dokumentationen erkennbar … da sind mehrere Fälle mit „erledigt“ oder mit „nicht mahnen!“ oder „ablegen lt. Chef“ vermerkt … der Chef staunt. Er kann sich an solche Anweisungen nicht erinnern … er hat nirgends gegengezeichnet.

Als dieser Sachverhalt am übernächsten Tag dem Prüfer so berichtet und erläutert wird, staunt dieser über die nicht dokumentierten und nicht erklärlichen Zahlungsausfälle. Er murmelt etwas von Zuschätzungen … das führt zu Besprechungen mit dem Steuerberater, Diskussionen in der Buchhaltung, weiteren internen Überprüfungen, Zeit, Zeit die nun überall fehlt, das Tagesgeschäft kommt fast zum Erliegen, Ausgangsrechnungen gehen nicht mehr raus, Post wird nicht abgearbeitet … nur das Nötigste kann gerade noch erledigt werden …

Drei Tage später kommt der Prüfer wieder. So hatte er das auch angekündigt. Er müsse etwas im Amt erledigen, war seine Begründung … in drei Tagen geht’s weiter. So war es dann auch –aber wie es dann weiterging: er zog aus seiner Aktentasche einen Schreiben hervor und überreichte es dem Chef der Firma. Bekanntgabe der Einleitung eines Steuerstrafverfahrens stand da als Überschrift drauf. Der Chef überflog nur die Zeilen. Schon bei der Überschrift wurde ihm schlecht. Auch das noch. Man las so viel davon in der Presse, im Internet, Steuerstrafverfahren hier, Steuerstrafverfahren da, fast jeder Promi hatte eins … er jetzt auch … aber er war kein Promi, jedenfalls kein wirklich großer, gut, er war schon bekannt, hatte in der Stadt einen exzellenten Namen, war angesehen, seine Kontakte zu Banken und Politik waren gut, aber Promi war er nicht, fühlte sich jedenfalls nicht so. Er schaute sich das Schreiben des Finanzamts noch mal an … so schnell hatte man also ein Steuerstrafverfahren am Hals … dabei hatte er doch nichts rechtswidriges gemacht, aber als Geschäftsleiter war er halt immer für alles verantwortlich , er war frustriert. Er las das Schreiben auf dem grauen Umweltpapier mehrfach, verstand es jedoch nicht wirklich: er müsse nicht mehr mitwirken, wenn er aber nicht mitwirke, könne geschätzt werden … das verstand er nicht. Wie konnte er da ein Recht haben zu schweigen, wenn das ihm gleichzeitig erhebliche Nachteile einbrachte … wie konnte man ein Recht haben, das dann, wenn man es wahrnahm, erhebliche Nachteile brachte. Das klang so: „Sie dürfen wählen gehen, aber wenn Sie wählen, wird Ihr Vermögen eingezogen“ … oder so ähnlich. Das konnte doch nicht wahr sein. Das klang so, dass er eigentlich keine Alternative hatte, er musste mitwirken, sonst würde geschätzt, das sah für ihn nach Zwang zum Mitwirken aus … aber das wollte er ja auch, er wollte auch wissen, warum da doch erhebliche Beträge nicht so nachgehalten wurden … oder jedenfalls die Dokumentation so denkbar schlecht war … es musste doch eine Begründung dafür geben … Ansgar berichtete seinem Chef, dass die Ausbuchungen völlig berechtigt gewesen seien und dass er die Position des Finanzamts nicht verstehe, diese Ausfälle als fiktive Einnahmen nun auch noch versteuern zu müssen, wäre die Höhe … der Chef solle sich dagegen wehren. Doch weitere Belege und Erklärungen fand man nicht.

In der nächsten Zwischenbesprechung brachte der Prüfer seinen Sachgebietsleiter mit und beide meinten, dass es doch einige Feststellungen gäbe und sie die merkwürdigen nicht klar nachgewiesenen Ausbuchungen nachversteuern würden. Sie gingen hier von schwarzen Einnahmen aus. Nach diesem verheerendem Statement wurden dann noch andere Punkte besprochen…

Dann gab es noch eins, zwei weitere Prüfungstage, dann sollte Schlussbesprechung sein.

Der Chef ließ sich wegen des Steuerstrafverfahrens nun auch von einem Steuerstrafrechtsspezialisten verteidigen. Der stellte die zunächst ketzerisch anmutende Frage, ob denn die Beträge wirklich nicht vereinnahmt wurden. Der Chef wies dies empört zurück. Aber der Anwalt setzte nach: er meine nicht, ob der Chef die Beträge schwarz vereinnahmt habe, sondern ggf. jemand anderes. Ob jemand kassieren dürfe. Ja, war die Antwort, unter anderem seine Frau, die sei aber über jeden Verdacht erhaben und unter anderem auch Ansgar. Der Anwalt meinte, erst einmal wolle er ermittlungstaktisch niemanden ausschließen und schlug vor, bei allen Kunden, die angeblich undokumentierte Zahlungsausfälle darstellten, mal nachzufragen. Außerdem solle man das Finanzamt noch einmal um weitere Aufklärung bitten: was lag den Kontrollmittteilungen zugrunde: wie war der Zahlungsfluss? Wer hatte quittiert? Welche Prüfungen lagen den Kontrollmitteilungen zugrunde? Im Zweifel vermutlich keine. Nur aus den Zahlungen hatte wohl der Prüfer diese Kontrollmitteilungen geschrieben, ohne den Sachverhalt zu prüfen. Der Anwalt erklärte, dass auch das Finanzamt mitwirken müsse und es schließlich bei den Rechnungsempfängern Nachweise anfordern könne, wie bzw. an wen diese gezahlt hätten und soweit Barquittungen erstellt wurden, diese Originalquittungen auch für dieses Verfahren erheblich seien. So wurde es veranlasst: Der Anwalt schrieb das Finanzamt an und bat um Kopien der Zahlungsnachweise., insbesondere etwaiger Barquittungen. Der Chef zuckte zu alledem die Achseln … würde das Finanzamt aktiv? Aus deren Sicht war er doch der Schuldige … die würden sich keine Arbeit mehr mit ihm machen, für die war die Sache doch schon längst klar. Und Kunden anschreiben – wer sollte antworten? Wer würde, gerade nach dem Verjährungseintritt sich noch die Mühe machen und in Altunterlagen nachzusehen. Und wie sah das aus, nach so vielen Jahren nachzufragen …. Und er konnte doch nicht schreiben, dass er nun ein Steuerproblem habe … Der Anwalt riet dann zu einigen, etwa fünf bis zehn Testanfragen, ggf. ersten Mahnungen. So wurde es dann auch gemacht: 10 Kunden wurden, wenn auch verspätet, wegen der offenen Forderungen angemahnt und höflich um kurzfristige Zahlung gebeten. Vier antworteten nicht. Die anderen sechs riefen zurück bzw. schrieben, dass sie längst bezahlt hätten. Drei legten sogleich eine Kopie der Barzahlungsquittung anbei. Sie waren von Ansgar im Auftrag unter Beifügung des Firmenstempels quittiert.

Das Finanzamt schrieb keines der anderen Finanzämter an, von denen die Kontrollmitteilungen stammten.

Ansgar wurde mit diesem Sachverhalt konfrontiert und antwortete: er wisse nicht, ob die Quittungen echt seien, seine Unterschrift sei jedenfalls täuschend echt nachgemacht, wenn es Fälschungen wären. Und er habe auch nicht das „erledigt“ in die Akten geschrieben. Es sah jedoch nach seiner Handschrift aus. Sein Chef glaubte ihm jedenfalls kein Wort.

Auf die fristlose Kündigung erhob er Kündigungsschutzklage vor dem Arbeitsgericht. Man einigte sich vor dem Arbeitsgericht mit Ansgar auf eine Abfindung in Höhe von 4 Monatsgehältern, weil der Sachverhalt dem Arbeitsgericht nicht klar genug war: eine Schuld sei Ansgar nicht nachzuweisen. Ob er auf Weisung gehandelt habe oder die Quittungen gefälscht seien. andere die Aktenvermerke geschrieben hätten sei unklar, so dass eine fristlose Kündigung jedenfalls auf den bis dahin ermittelten Sachverhalt nicht gestützt werden könnte, meinte der Richter bei Arbeitsgericht in der Güteverhandlung.

Wie verteidigt sich Ansgar. Ihm wird Untreue nach § 266 StGB vorgeworfen und Steuerhinterziehung in 10 Fällen in mittelbarer Täterschaft. Ansgar meint zumindest der Steuerhinterziehung sei ein rechtfertigender Notstand nach § 34 StGB gegeben gewesen, da er bei richtiger Steuererklärung die Forderungen gegen sich auf Schadenersatz hätte bilanzieren müssen, das sei aber eine Selbstbelastung, zu der er nicht verpflichtet gewesen sei. Hinsichtlich der Untreue sieht er hinsichtlich einiger Sachverhalte, bei denen seine Handschrift klar identifiziert ist, seine Schuld zwar ein, meint aber, die vielen unbezahlten Überstunden und sein ansonsten überproportional loyales Verhalten rechtfertigten diese Zusatzzahlungen … hinsichtlich des nicht ganz klaren Restes bestreitet er seine Täterschaft. Liegen tatsächlich ein Rechtfertigungsgrund betreffend der Untreue und ein rechtfertigender Notstand hinsichtlich der Körperschaft- Gewerbe- und Umsatzsteuererklärungen vor? Wie werden die unklaren Sachverhalte, die betragsmäßig ca. die Hälfte ausmachen, entschieden werden ….

Wie geht das mit der Betriebsprüfung aus? Schätzt die nun dazu oder sind das gar Betriebsausgaben für den Betrieb? Oder sind das in Höhe der Hälfte mit den nachgewiesenen Handschriften von Ansgar Betriebsausgaben und im übrigen Zuschätzungen? Was wird aus dem Steuerstrafverfahren gegen den Chef? Wird der nun in Höhe der hälftigen, unklar gebliebenen Beträge wegen Steuerhinterziehung verurteilt? Kann der Betrieb Schadenersatz von Ansgar verlangen? Für alle „erledigten“ Fälle oder nur für die, bei denen seine Handschrift ihm klar zugeordnet werden konnte? Und wenn ja: nur die veruntreuten Beträge oder auch den Ermittlungs-und Verteidigungsaufwand oder auch nur zur anteiligen Höhe der zuzuordnenden Handschrift?

Aus Compliance- Sicht stellt sich die Frage, ob man diesen Fall nicht hätte vermeiden können, bzw. wie man einen solchen Fall von Anfang an vermeiden kann… Da gibt es Lösungsmöglichkeiten und vor allem nach diesem Vorfall Bestrebungen, ein Management Compliance-System auch in diesem Betrieb zu implementieren …

Und hier wie immer der Hinweis: auch dieser Fall ist natürlich völlig frei erfunden und Ähnlichkeiten mit lebenden oder verstorbenen Personen sind nicht beabsichtigt und wären selbstverständlich rein zufällig …

Haben Sie solche oder ähnliche Probleme? Ärger mit dem Finanzamt, dem Zoll, Steuerfahndung, Betriebsprüfung, Zollfahndung? Korruption, Untreue, Submissionsstraftaten, Wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen, Bestechlichkeit oder Bestechung im geschäftlichen Verkehr, erweiterter Verfall, Subventionsbetrug? Interesse an einer Beratung für (tax) compliance …? Dann rufen Sie an: Dr. jur. Jörg Burkhard, 0611-890910 oder www.drburkhard.de oder www.streitiges-steuerrecht-burkhard-steuerstrafrecht.de

About Jörg Burkhard

Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Strafrecht, Spezialist für Betriebsprüfung, streitiges Steuerrecht, Steuerfahndung, Zollfahndung, Arbeitgeberstrafrecht, Zollstrafrecht, Selbstanzeige, Tax Compliance

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