Betriebsprüfung

Betriebsprüfung, Kassenführung, Datenzugriff – Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Seit dem 1.1.2002 sind Unterlagen im Sinn des §§ 147 Abs. 1 AO, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren, § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO.

Registrierkassen, Wagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS – BMF-Schreiben vom 7.11.1995 – IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl 1995 I, 738) auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU – BMF-Schreiben vom 16.7.2001 – IV D 2 – S 0316 – 136/01) entsprechen, § 147 Abs. 6 AO.

Was heißt das in Kurzform?

1. Das Finanzamt darf alle elektronisch erfassten Daten prüfen.
2. Der Steuerpflichtige muss die Daten dem Betriebsprüfer zu Prüfungszwecken zur Verfügung stellen.
3. Dies betrifft nicht nur das Buchführungsprogramm selbst.
4. Es geht auch um alle anderen elektronischen Auffassungen.

Dazu gehören:

• Registrierkassen
• Taxameter
• Wagen mit Registrierkassenfunktionen
• Warenwirtschaftsprogramm
• Stechkartensysteme
• Personal-Einsatzpläne usw.

All das darf vom Finanzamt, sofern elektronisch erfasst, auch elektronisch geprüft werden.

DaVoS spielt eine Rolle.

Das ist nicht der schöne Ski-Ort. Gemeint sind Datenvorsysteme. Damit wird die Richtigkeit und Plausibilität der Hauptbuchführung überprüft.

Was bedeutet nun GdPdU? Gib dem Prüfer die Unterlagen!

Er darf alles prüfen. Ob in elektronischer Form oder papiermäßig. Er darf auch von dem einen zum anderen wechseln und wieder zurück. Die Feststellungslast für die Ordnungsmäßigkeit der Erstellung und Aufbewahrung dieser digitalen Unterlagen liegt beim Steuerpflichtigen.

Alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungsverpflichtung – mit Namen und Adresse ab 1500 €!) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des § 14 UStG müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.

Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig.

Das Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.

Dasselbe gilt übrigens auch für alle elektronischen Eingangsrechnungen:

Sie nur auszudrucken und abzuheften genügt nicht. Die elektronisch eingehenden Belege und Unterlagen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Umgekehrt ist es allerdings möglich. Bei dem sogenannten ersetzenden Scannen dürfen papiermäßig eingehende Belege eingescannt werden. Es muss sichergestellt sein, dass diese dann elektronisch vorhanden sind. Und jederzeit wieder so reproduzierbar sind wie das ursprüngliche Original aussah.

Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Dies ist bei CD-ROMs, Sticks und DVDs möglich. Bei den alten 3,5 Zolldisketten war dies z.B. nicht möglich.

Also Vorsicht: Achten Sie bei elektronischer Speicherung bzw. auf die Metadaten.

Diese müssen mit aufbewahrt werden und den Prüfer auch zu Prüfungszwecken mit übergeben werden können. Funktioniert dies technisch nicht, wird der Prüfer dies beanstanden.

• Denn auf den Metadaten findet er zahlreiche interessante Informationen:
• Wann ist die Buchführung z.B. das letzte Mal korrigiert oder verändert worden bzw. bearbeitet worden?
• Wann ist überhaupt gebucht worden? Zeitnah?
• Welche nachträglichen oder zuletzt geänderten Buchungen fallen auf?
• Sind das beispielsweise Betriebsausgaben einer bestimmten Firma, die erst später nachgereicht wurden?
• Sind das dann möglicherweise die Scheinrechnungen?
• Welcher Leistungsgegenstand steht auf diesen Rechnungen?
• Sind das Pauschalbeträge oder nur sehr oberflächliche Leistungsbeschreibungen, die Zweifel aufkeimen lassen könnten, ob es sich um eine echte Leistungserbringung handelt?

Wenn Mandanten anhand der Wetterdaten in die später nachträglich gebuchten Belege herausfiltert, könnte hier sich schnell ein interessantes Bild ergeben. Das ist der Hintergrund, warum die Metadaten beispielsweise so interessant sind.

Damit kann eine Betriebsprüfung relativ schnell fertig sein.

Verlangt der Betriebsprüfer etwa im Vorfeld der Betriebsprüfung die Datenträger CD im Rahmen der Datenträger Überlassung und sind die Metadaten hierauf nicht enthalten oder kann die CD nicht übergeben werden, kommt es möglicherweise gar nicht zu einer vertieften Betriebsprüfung. Der Betriebsprüfer verwirft die Buchführung, weil er die elektronischen erstellten Daten gar nicht prüfen kann.

Ist aber die Prüfung nicht oder mit zeitgerechtem Aufwand nicht möglich, könnte allein deswegen möglicherweise die Buchführung verworfen werden. Ein anderes Problem wäre es lediglich, wenn der Betriebsprüfer aufgrund einer mangelnden Schnittstellenkompatibilität die CD nicht lesen könnte. Z. B. weil das Buchführungsprogramm die Datenübertragung auf seinen Rechner bzw. das Auslesen der Daten nicht ermöglicht.

Das wäre dann in der Tat sein Problem.

Denn der Steuerpflichtige ist mangels einheitlicher Datenschnittstelle bislang nicht verpflichtet, ein solches Programm anzuschaffen. Die Programme müssen nicht mit denen der Finanzverwaltung kompatibel sein.

In den meisten Fällen vorzunehmen aber das auslesen einwandfrei. Dann passt die Schnittstelle. Dann laufen automatisch viele Module und Prüfungsroutinen schon automatisch mit dem Einschieben der CD in den Finanzamts-Laptop. Der Prüfer muss keine Selbstprüfung Schritte vornehmen. Er kümmert sich dann nur um die maschinell nicht auswerten waren oder nicht lösbaren Probleme.
Ist also die erste Hürde genommen, wird die angeforderte Daten CD vom Steuerpflichtigen oder seinem Berater übergeben. Und passt auch noch die Schnittstelle, wird der Prüfer weiter prüfen.
Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertung-, Programmier-und Stammdaten Änderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Die konkreten Einsatzorte und – Zeiträume der Kassen (oder Waagen mit Registrierkassenfunktionen, Taxameter und Wegstreckenzähler) sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren, § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UST DV.

Die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jede einzelne Kasse (ebenso: Waagen mit Registrierkassenfunktionen, Taxameter und Wegstreckenzähler) müssen getrennt geführt und aufbewahrt werden. Dies gilt natürlich auch für Nebenkassen und Sonderverkaufskassen. Die Sonderkasse für das saisonale Spargelfest oder die Sonderkasse auf dem Weihnachtsmarktstand müssen natürlich getrennt aufgezeichnet werden. Es muss erfasst werden von wann bis wann die Kasse dort aufgestellt war und wer sie bediente bzw. wer den Abschluss machte.

Die Grundlagen Aufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jede einzelne Kasse (ebenso Waagen mit Registrierkassenfunktionen, Taxameter und Wegstreckenzähler, Nebenkassen und Sonderverkaufskassen) müssen getrennt geführt und getrennt aufbewahrt werden. Darüber hinaus sind die zu den jeweiligen Geräten gehörenden Organisation Unterlagen aufzubewahren, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Gerätes, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO.

• • Warum will dass der Prüfer sehen?
  • Was will der mit der Bedienungsanleitung meiner Kasse?

Hier muss man wissen, dass die Bedienungsanleitungen moderner Kassensysteme richtig dicke Bücher sind mit einem Umfang von 300, 400, 500 Seiten oder gar mehr.

Diese 500-seitige Bedienungsanleitung will nun der Prüfer lesen und prüfen? Kaum!

Er wird wenn überhaupt nur punktuell lesen. Der wird prüfen, was man an der Kasse alles einstellen kann und was standardmäßig eingestellt wird bzw. werkseitig eingestellt ist und er wird sich dafür interessieren, ob diese werksseitigen Einstellungen von ihnen weg programmiert sind. Wenn also werkseitig z.B. ein grande totale Zähler eingebaut ist und eingestellt ist oder alle Stornos aufgezeichnet werden, wird der Prüfer mit Interesse hinterfragen, warum nun der gande totale Zähler inaktiv ist bzw. die Stornos nicht mehr aufgezeichnet werden. Dies sind Indizien dafür, dass sie die Kasse so haben einrichten lassen oder selbst eingestellt haben, dass sie besser manipulieren können.

Entsprechend wird als besonders kritisch die übrigen Einnahmeaufzeichnungen beugen. Eine Kasse die keine Stornos aufzeigt, wurde beispielsweise auch nicht aufzeigen, wenn sie abends 500 € einfach mal kurz stornieren um den Umsatz zu reduzieren. Also wird er argumentieren, dass die Z-Bons nicht aussagekräftig sind. Denn unklar ist, ob und was sie abends im Einzelfall oder jeden Abend vielleicht storniert haben. Dabei ist natürlich in der irgendwann mal vorkommende Storno von 3,50 € für den Latte Macchiato oder die 8,90 € für die Pizza nicht das Problem.

Der Prüfer will aber sehen, ob abends kurz vor der Kassenabrechnung größere Summen, etwa ganze Tische storniert worden.

Er wird also der Kassenaufzeichnung misstrauen, wenn alle Stornos nicht aufgezeichnet werden, weil dann nicht weiß, was insgesamt dann storniert wurde. Und dass es Betriebe gibt, in denen es nie Stornos gibt, ist für ihn auch extrem auffällig. Dies wird er als Indiz dafür nehmen, dass hier die Stornos Weg programmiert sind. Deswegen wurde ihm ein manipuliertes Kassenergebnis vorgespielt. Genauso wichtig ist es natürlich auch für hinzusehen, wie die Erstprogrammierung aussieht. Werden beispielsweise in dem Z-Bon alle Tisch und alle Kellner addiert. Oder ist beispielsweise ein „Orderman“ (das sind die kleinen elektronischen Tabletts, mit denen die Bedingungen kabellos durch die Gaststätte gehen und Bestellungen überall aufnehmen können und damit nicht nur an den Getränkeausgabe Tresen und die Küche die Bestellung durchgeben, sondern natürlich auch den Umsatz in der Kasse bonieren.

Diese Ordermans heißen je nach Hersteller auch oder bereits, Tabletts, mobilos usw.) oder eine Kellnerin oder ein bestimmter Tisch nicht in der Addition erfasst?

So wäre es doch sehr verwunderlich, wenn bei der Erstprogrammierung bei einem 64 Tische umfassenden Restaurant beispielsweise nur die Tische 1-49 und dann 51-64 addiert werden würden.

• • • Wen würde es da wundern, wenn der Lieblingstisch des Gastwirts Tisch Nr. 50 wäre?
    • Und wer will sich darüber wirklich wundern, dass der Betriebsprüfer diese Erstprogrammierung dann sehen will, um solche überraschenden Additionsvorgänge zu erkennen um dann zu wissen, dass er die Zeitpunkts, die auf dieser Grundlage basieren, nicht der Einnahmenseite zugrundelegen muss?
    • Genauso ist das natürlich mit der „Elfie“. Im Einsatzplan zwar regelmäßig enthalten, dann aber nach dem erst Programmierung Protokoll gar nicht vorgesehen ist. Oder dem Order Mein, der zwar mit einem Kaufpreis von 89 € im Anlageverzeichnis enthalten ist, dann aber angeblich nie genutzt wurde. Und nie angeschlossen war sondern nur für den Notfall im Warenlager lag, aber nie benutzt wurde?

Das sind Auffälligkeiten, die Aussicht der Betriebsprüfung natürlich Anlass geben, die Ordnungsmäßigkeit insbesondere Vollständigkeit der Kassenaufzeichnung zu bestreiten und damit die Buchführung zu verwerfen.

Denn bei einem bargeldintensiven Betrieb ist die ordnungsgemäße Kasse natürlich das Herzstück und wenn da solche Fehler vorkommen, ist die gesamte Buchführung nicht mehr zu gebrauchen und die Einnahmenseite zu schätzen. Deswegen sind beispielsweise die Organisation Unterlagen, wie etwa die Bedienungsanleitung, dass erst Programmierung Protokoll aber natürlich auch jede Änderung Einrichtungen wichtig um beurteilen zu können, ob die vorgelegten Z-Bons überhaupt einen Aussagewert haben oder nicht.

So schnell kann dann eine Betriebsprüfung zu Ende sein. Nach ein paar Minuten schon. Nämlich dann, wenn der Prüfer verstellt, dass entweder von Anfang an bestimmter Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäßen konsequent durchgeführt wurden oder aber die Aufzeichnungen dann verschwunden sind und er dann die entsprechenden Überprüfungen auf Vollständigkeit der Einnahmen und deren zeitnahe Erfassung nicht mehr prüfen kann. Dann ist natürlich das ihm vorgelegte Papier, etwa der Zeitpunkt für ihn unbrauchbar, da er nicht weiß, ob er der Vollständigkeit der dort genannten Zahlen trauen kann. Dann wird er einen solchen Z-Bon der Besteuerung nicht zugrunde legen wollen, sondern schätzen, § 162 AO.

Entweder durch eine Nachkalkulation, durch Vermögenszuwachsrechnungen, durch die Zugrundelegung der Richtsatzsammlung oder andere Hilfsmittel.

Dass die Richtsatzsammlung, auch wenn sie amtliche Richtsatzsammlung heißt, eine nicht seriöse, weil aus nicht nachweisbar repräsentativen und nicht plausiblen Zahlenbehauptungen bestehend, habe ich ausführlich in dem Aufsatz in der BBP 2017, 9 ff dargelegt, auf den ich hier verweise. So wie Sie also nie eine Schätzung anhand der Richtsatzsammlung akzeptieren sollten, jedenfalls nicht anhand der Richtsatzsammlung in der derzeitigen Form. Vielleicht werden die Ausgaben der nächsten Jahre oder Jahrzehnte transparenter und nachvollziehbarer. So klar ist auch, dass bei den vorstehend exemplarisch genannten Fehlern in der elektronischen Kasse oder in elektronischen Buchführung die Verwerfung der Buchführung die höchstwahrscheinliche Folge ist. Also achten sie stets darauf, dass die Buchhaltungsunterlagen GoBS-, GdPdU- und GOBD-konform erstellt und aufbewahrt und jederzeit lesbar sind. Und legen Sie alle Unterlagen dem Prüfer auf Anforderung vor.

Die OFD Niedersachsen hat in ihrem Merkblatt zur Kassenbuchführung für Steuerberater vom Mai 2012 mitgeteilt, dass die Prüferinnen und Prüfer insbesondere darin geschult werden, die Programmierung der Kasse (z.B. bediene, Preise, Artikel, Berichtswesen sowie Unterdrückung von Daten und Speicherinhalten) festzustellen und auszuwerten.

Im Falle der Löschung von aufbewahrungspflichtigen Daten oder bei fehlender Aufbewahrung der Daten ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung nach der OFD Niedersachsen nicht gegeben.

Ist bei bargeldintensiven Betrieben die Kassenbuchführung nicht in Ordnung, so ist natürlich die gesamte Buchführung nicht in Ordnung. Denn wenn im Wesentlichen die Einnahmen über die Kasse laufen, also in bar erfolgen, ist es unerheblich, ob dann die restlichen Aufzeichnungen ordnungsgemäß gemäß sind oder nicht. Das rettet dann die Berufung insgesamt auch nicht mehr, wenn die Aufzeichnungen über die Bareinnahmen nicht ordnungsgemäß sind.
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Dr. Jörg Burkhardt, 0611 – 890910. Selbst der weiteste Weg lohnt sich! Hier ist der Fachanwalt für Steuerrecht und Strafrecht.