Die Welt der Scheinfirmen und deren Probleme … und wie man sie lösen kann
Schnell kommt der Verdacht auf, Eingangsrechnungen einer Firma seien nicht echt. Die Firma sei eine Scheinfirma. Die Rechnung bloß gekauft.
Für die Zoll- und Steuerfahndung sind das manchmal Kleinigkeiten, die den Beweis bringen sollen, dass es sich um Scheinrechnungen handelt: da ist der Leistungsinhalt nur pauschal beschrieben. Am auffälligsten sind Eingangsrechnungen, die pauschal ein Gewerk beschreiben. Als Leistungsbeschreibung also etwa nur enthalten: „Estricharbeiten, 1700 m² a‘ 12 € = 20.400 €. Leistungsempfänger = Umsatzsteuerschuldner, § 13 b EStG.“
Dann muss die Rechnung natürlich auch das Rechnungsdatum und den Leistungszeitpunkt angeben. Zudem muss eine Freistellungsbescheinigung der Finanzverwaltung in Kopie beiliegen. Außerdem müssen die Arbeitskosten, also der Lohnanteil, und der Materialanteil getrennt ausgewiesen werden. Dies muss zwar nicht für jede Teilleistung, sondern nur für den Rechnungsbetrag insgesamt erfolgen. Es reicht also Einsatz unter der Rechnung: „der Rechnungsbetrag (einschließlich Umsatzsteuer) enthält Arbeitskosten in Höhe von 17.400 €.“
Für größere Bauvorhaben ist im VOB-Vertrag geregelt: dem Handwerker stehen Abschlagszahlungen (auch auf Kontozahlungen genannt) in möglichst kurzen Abständen zu, und zwar in Höhe des Wertes der erbrachten, vertragsmäßigen Leistungen (von einem eventuellen Sicherheitseinbehalt des Auftraggebers abgesehen). So können etwa fertig gestellte Teilleistungen (Leistungspositionen) abgerechnet werden oder es erfolgt eine Abrechnung des Materials nach Lieferung an den Bauherren. Auch hier gilt, dass die Abrechnung nachvollziehbar sein muss und nachprüfbar sein muss. Die Rechnung muss vom Aufbau und den Rechnungspositionen dem Kostenvoranschlag entsprechen.
Meist fehlen aber bei kleineren Aufträgen Kostenvoranschläge und nachprüfbare Teilleistungen und Akontorechnungen. Das Fehlen ist zwar kein Nachweis dafür, dass die Leistungen nicht erbracht sind. Umgekehrt würden sie aber die Leistungserbringung eher unterstützen und untermauern. Auch, wenn sie zugegebenermaßen kein Nachweis für die Leistungserbringung sind. Hier gilt in gewissem Umfang der Spruch: wer schreibt der bleibt. Eine umfangreiche Dokumentation hilft gegen den Vorwurf, der frühere Subunternehmer sei bloß eine Scheinrechnung Firma. Vielleicht hat die Firma auch nur ihre eigenen steuerlichen Verpflichtungen nicht erfüllt und flüchtet sich jetzt in die These, das seien alles nicht echte Umsätze, sondern bloß Scheinrechnungen gewesen….
Auffallend sind auch Rechnungen, bei denen der Rechnungsbriefkopf nicht alle Pflichtangaben enthält. Fehlt also bei einer GmbH der Geschäftsführer oder ist der auf dem Briefbogen aufgedruckte Geschäftsführer nicht der aktuelle nach dem Handelsregister, fehlt die Steuernummer oder die Handelsregisternummer oder die Telefon- und Telefaxnummern oder andere wichtige Angaben, wie etwa Anschrift oder Bankverbindung, hat die Rechnung keine (fortlaufende) Rechnungsnummer oder ist sie etwa nur nicht geknickt, sieht sie auffällig für die Fahnder aus. Dabei muss natürlich eine Rechnung nicht geknickt sein, um in einem DIN-Lang-Ich Sichtfenster-Kuvert versandt zu werden. Natürlich kann eine Rechnung auch in einem DIN A 4-Briefumschlag etwa zusammen mit anderen Unterlagen, Leistungsnachweisen, Prospekten usw. übersandt oder auch übergeben worden sein.
Und natürlich sind beim Zoll und auch bei der Steuerfahndung in die Scheinrechnungen Schreiber in Dateien bekannt und gelistet. Darauf verweist jedoch nicht unbedingt gleich die Zollfahndung oder die Steuerfahndung. Sie begründeten meisten aufgriff eben anders, beispielsweise mit obigen Auffälligkeiten, dergestalt, dass die Rechnung nicht gefaltet ist, was bei dem typischen Versand im DIN lang Sichtfenster Umschlag aber durch 2 Faltungen zu erwarten wäre. Dann kommt meist hinzu, dass die Rechnungen prompt und ohne Kürzungen bezahlt werden. Auch das sind Auffälligkeiten, zumindest dann, wenn alle anderen Eingangsrechnungen wochenlang liegen bleiben und genauestens geprüft werden, bis sie endlich freigegeben werden und im Regelfall zumindest Skonti abgezogen werden und meist auch an der Zeiterfassung oder am Aufmaß herumgemäkelt wird und Zeiten oder Maße gekürzt werden.
Dabei ist die Massenermittlung nicht nur ein mathematisches Problem. Es ist auch meist ein rechtliches Problem, wie weit beispielsweise gemessen wird: wird der Parkett mit der Schattenfuge bis zur Wand oder ohne Schattenfuge berechnet? Wie wird ein spitzer Winkel oder ein Trapez im Boden abgerechnet? Quadratisch und ist der Restverschnitt oder wie ist die Fläche tatsächlich zu berechnen? Mängelanzeigen hinsichtlich spitzer oder stumpfer Winkel, Streitigkeiten über Abrechnungen, gegebenenfalls sogar Klageverfahren über Abrechnungen sorgen für Authentizität.
Allerdings führen sie auch dazu, dass die Subunternehmer keine Lust mehr haben, mit solchen Auftraggebern weiterzuarbeiten. Möglicherweise führen sie auch dazu, dass solche Subunternehmer in Insolvenz fallen. Damit ist dem Auftraggeber auch nicht gedient. Aber er kann sich damit erfolgreich gegen den Vorwurf wehren, dass sein Scheinrechnungen. Sie führen aber sicher nicht dazu, dass die Gewerke durch die Subunternehmer gerne und fristgemäß ausgeführt werden. Dann zwicken den Auftraggeber Konventionalstrafen oder Streit mit dem Bauherrn oder dessen Architekten. Irgendeinen Tod muss man eben sterben.
Wenn die Firma nicht mehr existent ist und der Geschäftsführer nicht mehr greifbar ist und sein letzter Wohnsitz nicht zu ermitteln ist, hilft es vielleicht, Akteneinsicht in die Steuerakten der betreffenden Firma beim Finanzamt zu begehren. Wenn es sich um eine Scheinfirma handelt, müsste eigentlich auch ein steuerstrafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen den Geschäftsführer eröffnet worden sein.
Typischerweise wäre die Firma nicht alt geworden, vielleicht ein Jahr oder 1,5 Jahre und nach ihrer Entdeckung als Scheinfirma oder nach Ankündigung der 1. Betriebsprüfung der Geschäftsführer abgetaucht und die Firma nahezu spurlos vom Erdboden verschwunden. Als echte Scheinfirma dürfte sie ja schließlich keine Mitarbeiter gehabt haben, allenfalls vielleicht eine Sekretärin oder eine Buchhalterin neben dem Geschäftsführer, der nichts anderes gemacht hätte, als Scheinrechnungen zu verkaufen.
Da typischerweise die Scheinrechnungen nicht bar bezahlt werden, da das für das Finanzamt viel zu auffällig ist, werden die Rechnungsbeträge auf ein Konto der Firma überwiesen und danach die eingehenden Beträge nahezu komplett abgehoben und nach Abzug der dem Schein rechnungsmäßig gebührenden Provision von ca. 8-15 % an den Rechnungsempfänger zurückerstattet. Eigentlich müsste ein solches Konto auch dem Geldwäschebeauftragten der Empfängerbank auffallen und dieser eine Geldwäscheverdachtsanzeige an die StA geschickt haben …
Am Anfang gab es noch Umsatzsteueranmeldungen über kleine Beträge und vielleicht noch ein paar Lohnsteueranmeldungen bei der angeblichen Scheinrechnungsfirma. Dafür bekam diese im Gegenzug nicht nur eine Steuernummer zugeteilt, sondern auch eine Bescheinigung in Steuersachen, eine Freistellungsbescheinigung und Unbedenklichkeitsbescheinigungen von der Krankenkasse und der SOKA Bau und der Bau BG.
Diese sogenannten Sorglos-Papiere werden zusammen mit einer Kopie der Gewerbeanmeldung, eine Kopie des Handelsregisterauszugs und einer Kopie des Personalausweises/Reisepasses des Geschäftsführers garniert und mit den Scheinrechnungen verkauft. Die zu zahlende Provision steigt dann um 2-3 Prozentpunkte im Verhältnis zu den Preisen nur für die Rechnungen ohne die Sorglospapiere.
Dem Scheinrechnungskäufer wird damit suggeriert, dass er mit diesen Sorglospapieren nun den sicheren Beweis für die Echtheit der Firma und die Ausführungen der Arbeiten habe. Er müsse sich also nun keine Sorgen mehr machen. Die Scheinrechnungen würden so nun ganz sicher anerkannt werden. Er hätte ja den Beweis der Echtheit der Firma und der Rechnungen ….
Weit gefehlt: Diese Sorglospapiere beweisen natürlich nicht, dass die in Rechnung gestellten Arbeiten ausgeführt wurden und erst Recht nicht, dass sie von der Rechnungsausstellerin ausgeführt wurden. Dass die Leistungen erbracht sind, kann man bei Bauleistungen meist im Nachhinein sich anschauen: Die Wand ist gemauert, verputzt, gedämmt, gestrichen usw. Schwieriger ist das bei Reinigungsleistungen oder Dienstleistungen: ob damals die Turnhalle gereinigt wurde, ob die Observation gemacht wurde, ob die PC-Wartung gemacht wurde, lässt sich Jahre danach schwer feststellen.
Allen Arbeiten ist gemein, das unklar ist, von wem die Arbeiten ausgeführt wurden. Da helfen auch Listen der ausführenden Arbeiter, Leistungsnachweise, Verzögerungsanzeigen, Angebotskalkulationen, Angebote, Schriftverkehr, E-Mails und Bedenkenanmeldungen, Behinderungsanzeigen und Baubesprechungsprotokolle, Fertigstellungsanzeigen mit Abnahmegesuchen, Abmahnungen, Abnahmen genau genommen wenig. Aber meist sind solche formalen Papiere auch gar nicht vorhanden. Gerade bei kleineren Firmen oder kleineren Gewerken ist ein solcher Aufwand für die meisten Unternehmen oder große Büroabteilung nicht leistbar.
Und natürlich könnte man, wenn man Böses im Schilde führt, solche formalen Schreiben austauschen um hinterher nachweisen zu können, dass dies unmöglich Scheinfirmen sein konnten. Auch hier werden die Strafverfolgungsbehörden, insbesondere Zollfahndung, Steuerfahndung und Staatsanwaltschaft dem Wert solcher Papiere keine Aussagekraft beimessen und diese als Fake mit der Bemerkung „Papier ist geduldig“ abtun.
Und diese Sorglospapiere beweisen allenfalls, dass damals im Zeitpunkt ihrer Ausstellung für die betreffenden Behörden, Krankenkassen, sogar Bau und Bau BG aller angemeldeten Beträge auch bezahlt waren und keine Auffälligkeiten bei diesen Firmen bestanden. Sie beweisen also, dass diese Firmen tatsächlich gegründet waren und im Handelsregister eingetragen waren oder beim Finanzamt oder der Bau BG bekannt und eingetragen waren.
Dass sie aber im Zeitpunkt der Leistungserbringung auch tatsächlich existierten, ausreichend Mitarbeiter hatten und diese auch ordnungsgemäß angemeldet waren, um die Arbeiten auszuführen, ob sie den Mindestlohn zahlten und ob sie ihre Umsätze korrekt anmeldet und versteuerten, ist damit noch lange nicht gesagt. Dass sie tatsächlich die in den Rechnungen beschriebenen Leistungen selbst oder durch Subunternehmer ausführten, ist damit noch nicht nachgewiesen.
Neben einem Einblick in die Steuerakten und sonstige Behördenakten hilft hier aber im Rahmen der steuerlichen Abwehr gegen die unberechtigte Behauptung, es handele sich um Scheinfirmen häufig auch ein Blick in die Konten dieser Firmen: den Blick bekommt man natürlich nicht selbst, sondern nur dann über die Akteneinsicht in die steuerstrafrechtlichen Ermittlungsakten und Fahndungsakten betreffend der angeblichen Scheinfirmen.
Wenn dort die Fahnder Kundenanfragen gemacht haben, was regelmäßig der Fall ist, kann man aus den Konten erkennen, ob diese Firmen echt lebten oder tatsächlich nur Scheinrechnungen schrieben und keine echten eigenen Umsätze betätigten. Denn gehen auf den Konten regelmäßig große Beträge ein und werden diese nahezu komplett wieder abgehoben, ohne dass die anderen Aufwendungen auf den Konten vorhanden sind, die erwartungsgemäß dort anfallen müssten, sieht das nicht nach einer wirtschaftlich existenten Firma aus.
Gehen also dort etwa 12.000,16.000, 22.000, 40.000,15.000 € ein und werden dann sogleich 100.000 € abgehoben, bleiben noch 5000 € stehen. Natürlich darf jeder Barabhebungen in beliebiger Höhe von seinem Konto machen und kann auch alle möglichen Betriebsausgaben bar bezahlen. Wiederholt sich aber dieses Spiel Tag für Tag und ändern sich nur die Summen, wird aber nahezu jeden Tag die Summe der Eingänge wieder abgehoben, und fehlen alle anderen zu erwartenden Aufwendungen, scheint es sich nicht um einen normalen Geschäftsbetrieb zu handeln.
Daher rentiert sich ein Blick in die Konten der angeblichen Scheinrechnung Firma, ob dort Aufwendungen für Lager und Werkstatt erkennbar sind. Gibt es also Miete oder Pacht-Aufwand für eine Werkstatt oder ein oder mehrere Außenlager, wäre dies völlig untypisch für eine Scheinrechnung Firma. Wenn diese nur Scheinrechnungen verkauft, wofür bräuchte sie ein Lager oder eine Werkstatt?
Genauso sind natürlich die Löhne unter die Lupe zu nehmen: wofür braucht ein Scheinrechnungsaussteller, einen Meister oder überhaupt Angestellte und Vorarbeiter? Solche Firmen werden meist keinen Immobilienbesitz haben und eigene Immobilien im Anlagevermögen zu haben ist schließlich auch keine Voraussetzung um eine echte Firma mit echten Dienstleistungen oder Werksleistungen zu sein. Aber die Betriebsausstattung, insbesondere die Maschinen sind von Interesse: Werden Maschinen repariert oder angeschafft oder geleast? Sofern es hierfür Rechnungen gibt, spricht dies gegen eine (ausschließliche) Scheinfirma.
Welche Scheinfirma hat schon Mischmaschinen, Schreibgeräte, Rührer, Bohrer, Kellen, Spachteln, Pinsel, Schleifpapier und Abdeckfolie usw., wenn sie lediglich Rechnungen verkauft? Auch der Einkauf von Verbrauchsmaterialien wie Öle, Fette, Abdeckungsfolien, Schleifpapier, Pinsel usw. sprechen natürlich gegen eine Scheinfirma und für aktive Tätigkeiten. Auch die Frage, ob bei Baustofflieferanten oder Werkzeug und Materiallieferanten Firmenkonten eingerichtet sind und regelmäßig genutzt wurden, ist ein Indiz für eine echte wirtschaftlich aktive Firma.
Dann ist natürlich ein Blick auf den Fuhrpark von besonderem Interesse: gab es die typischen 9-sitzigen Baustellen-Busse von VW, Ford oder anderen Herstellern, die für den täglichen Transport auf und von den Baustellen sprechen? Gibt es kleine Lkws oder Pritschen-Wagen, mit denen Material und Werkzeug auf die Baustellen gebracht wurde? Und was ist mit größeren Maschinen wie Mischmaschinen, Betonpumpen, Estrichpumpen usw.: nur eine echte Baufirma hat solche Werkzeuge – niemals eine Scheinfirma.
Auch ein Blick in die Buchhaltung, genauer gesagt in die Gewinnermittlung und die einzelnen Aufwandskonten ist hilfreich: gab es geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 €? Was ist mit Versicherungen, Beiträgen zu verwenden, betrieblichen Steuern, Schwerbehindertenabgabe, Rundfunkgebühren, Rechts- und Steuerberatungskosten? Gibt es Strafzettel von Falschparken oder Geschwindigkeitsüberschreitungen auf dem Weg von oder zu den Baustellen? Lässt sich aus dem regelmäßigen Falschparken erkennen, ob dort Baustellen bedient wurden?
Dann lässt sich natürlich auch aus dem Verbrauch von Büromaterial, Telekommunikationskosten, Portokosten Literatur und Zeitschriften, Kosten für die Buchführung, Energie und Wasserkosten Werbekosten, Reisekosten und Kosten für die eigene Büroeinrichtung schließen, ob es sich hier um eine echte Firma handelte oder nicht. War eine Reinigungsfirma mit der Büroreinigung beauftragt? Wie und welche Schilder waren außen angebracht? Hängen eventuell heute noch Schilder da oder gibt es noch alte Bohrlöcher von ehemaligen Firmenschildern? Was können Nachbarn, der Hausverwalter oder der Hauseigentümer oder der Hausmeister über diese angebliche Scheinfirma sagen?
Auch wenn also heute die ehemalige Geschäftspartnerin nicht mehr auffindbar ist und eine Briefkastenbeschriftung oder eine Klingelschildbeschriftung nicht mehr lesbar oder nicht mehr vorhanden sind, gibt es doch zahlreiche Ansatzpunkte die tatsächliche Existenz einer solchen angeblichen Scheinfirma noch zu ermitteln. Es ist natürlich im Nachhinein, wenn die Firma nicht mehr am Markt ist, schwierig aber nicht unmöglich. Denn jede echte Firma hinterlässt natürlich auch Spuren. Dass eine Firma vom Markt verschwindet und man gar nichts mehr findet – auch nach Jahren – gibt es eigentlich nicht.
Notfalls muss man eine Detektei beauftragen. Da kommen dann zum Teil dramatische Sachen raus: der Geschäftsführer hatte einen Herzinfarkt, war danach nicht mehr arbeitsfähig und seine Angehörigen konnten die Firma nicht weiterführen. Einfach ist es, wenn der Geschäftsführer in Insolvenz fiel: dann gibt es einen Insolvenzverwalter, der die Unterlagen hat und vielleicht weiterhelfen kann. Manchmal haben Unternehmer auch aufgegeben, waren Pleite, sind abgetaucht usw., haben eine Firma verkauft, weil sie keinen Erfolg hatten und machen heute etwas ganz anderes … man begibt sich auf die Spuren der ehemaligen Subunternehmer und erfährt deren Berufswege – und dabei natürlich auch deren damalige Schicksale und Beweggründe … von schillernd über traurig und dramatisch bis merkwürdig. Aber es hilft, die Spuren nachzuverfolgen, um den Sachverhalt aufzuklären. Findet man dabei noch die damaligen Arbeiter der Firma oder die ehemaligen Geschäftsführer oder Vorarbeiter, kann man deren Aussagen zum Nachweis über die Arbeitsausführungen natürlich verwenden, wenn diese so freundlich sind, etwa eidesstattliche Versicherungen zum damaligen Sachverhalt abzugeben.
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