Betriebsprüfung – Anforderungen von Unterlagen
Mit der Neuregelung ab dem 01.01.23 können Unterlagen mit der Anordung einer Betriebsprüfung gleich mit angefordert werden. Die Betriebsprüfung startet also künftig gleich mit der Anforderung von Unterlagen. Hintergrund ist: Die Betriebsprüfung soll also durch die Anforderung von Unterlagen gleich mit der Prüfungsanordung sofort starten und schneller durchgezogen werden (Gesetzesänderung vom 16.12.22).
Änderungen ab dem 01.01.23:
Bei der Betriebsprüfung ändert sich Einiges zum 1.1.2023. Als Fachanwalt für Steuerrecht und in zahlreichen Betriebsprüfungen beratend und verteidigend tätig, stellt sich natürlich die Frage, ob und wie sich diese Neuerungen auswirken. Die Neuerungen zu kennen ist eines. Die Frage, die sich nun für alle Berater und die Steuerpflichtigen stellt, ist aber, ob diese Neuerungen nun positiv oder negativ oder neutral sind? Die einen wereen sagen: bei einer Betriebsprüfung ist doch die Anforderung von Unterlagen normal. Also warum nicht gleich?
Wirken sich die gesetzlichen Änderungen positiv oder negativ für die Steuerpflichtigen aus? Ich möchte Ihnen hier als Anwalt und Spezialist in der Abwehr unberechtigter Steuerforderungen die Hintergründe und Funktionsweisen der Neuerungen erläutern und die Folgen aufzeigen. Bei einer Betriebsprüfung sogleich eine Anforderungen von Unterlagen vornehmen zu können und so zur Beschleunigung beizutragen erscheint erfreuchlich nud eher positiv.
Andererseits soll doch nahc dem Leitbild die Prüfung im Betrieb sein. Durch die Anforderung von Unetrlagen wird zumindest ein Teil der Prüfung ins Finanzamt (oder ins homeoffice des Prüfers) verlagert. Das ist nicht gut. Die Prüfung gehört in den Betrieb.
In dem „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung der Steuerverfahrensrechts“ gibt es einige weitere Neuerungen für die Betriebsprüfung – über die schnelle Anforderungen von Unterlagen hinaus:
Beispielhaft die Neuerungen in § 197 AO:
Hier in diesem Artikel will ich mich als Anwalt im streitigen Steuerrecht und Abwehrspezialist zunächst nur mit § 197 AO einmal etwas tiefer auseinandersetzen: mit der Neuregelung der Absätze 3 bis 5 in 197 AO. § 197 AO regelt die Bekanntgabe der Prüfungsanordnung. Es geht also um steuerliche Prüfungen. Hier sollen nun schon gleich mit der Prüfungsanordung, also zu Beginn der Betriebsprüfung Anforderungen von Unterlagen ermöglicht werden. Diese Unterlagen müssen Sie dann als Steuerpflichtiger gleich an Finanzamt schicken. Mein Rat: Behalten Sie aber zur Sicherheit Kopien zurück. Geben Sie die Unterlagen nur gegen Empfangsquittung persönlich ab. Nummerieren Sie zuvor die Seiten. In der Empfangsquittung muss dann genau stehen, was Sie abgegeben haben. Da heißt es dann z.B. „6 Buchführungs-Stehordner XY-Betrieb, Januar-Februar, März-April, Mai-Juni, Juli-August, Sept.-Oktober, Nov.-Dezember 2022, 2.978 Seiten durchpaginiert von S. 1-2.978.“
Neben der teilweisen Verlagerung des Prüfungsortes sehe ich 2 Nachteile: 1. Fragen, Rückfragen und Kommunikation über den Inhalt der geprüften UNterlagen wird erschwert. Sitzt der Prüfer im Betrieb, kann und wird er eher fragen, als wenn er die Unterlagen im Amt oder im Homeoffice hat. Die Kommunikationsarmut kann zu Missverständnissen führen. 2. Die Abklärung von Seiten des Steuerberaters oder Steuerpflichtigen, ob nun Sachverhalte geprüft und erledigt sind, wird erschwert.
§ 197 Abs. 3 AO (neu ab 01.01.23)
Neu ist § 197 Abs. 3 AO, wonach die Finanzbehörde bereits mit der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung auch Buchführungsunterlagen anfordern können soll. Damit wird die Prüfung vom Prinzip schon einmal ins Finanzamt vorverlagert. Ist der Prüfer erscheint, kann er aufgrund der angeforderten Buchführungsunterlagen schon einmal vorab prüfen.
§ 197 Abs. 4 AO (neu ab 01.01.23)
Interessant ist, dass dann nach Abs. 4 danach Prüfungsschwerpunkte festgelegt werden können. Dies bedeutet also, dass der Betrieb zunächst herausgesucht wird, weil es einen Prüfungsanlass gibt. Es ergeht eine Prüfungsanordnung, und mit der Prüfungsanordnung werden zugleich die Buchführungsunterlagen angefordert. Diese werden natürlich durchgesehen und selbstverständlich überprüft, ob der bisherigen Prüfungsanlass sich erledigt hat oder diese weiter vertieft geprüft werden soll. Danach werden nach Durchsicht der Buchführungsunterlagen Prüfungsschwerpunkte festgelegt. Diese sind also intern dann schon aufgrund von Vorprüfungen und Unklarheiten feststehend und werden dem Steuerpflichtigen dann mitgeteilt. Dann soll der Steuerpflichtige zu diesem herausgesuchten Prüfungsschwerpunkte noch etwas sagen können, wobei er doch schon alle Unterlagen, die er hatte vorgelegt hat. Aber vielleicht hat er darüber hinaus noch weitere Unterlagen oder kann die Sachverhalte dann noch ergänzend erläutern.
§ 197 Abs. 5 AO (neu ab 01.01.23)
Die Prüfungsanordnung soll nach Abs. 5 in diesen Fällen grundsätzlich bis zum Ablauf des Kalenderjahrs erlassen werden, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem der aufgrund der Steuererklärung erlassenen Steuerbescheid durch Bekanntgabe wirksam geworden ist. Es soll also hier die Prüfung beschleunigt werden und zeitnah geprüft werden.
Praxis
Wie muss man sich das in der Praxis vorstellen: Die Erklärung wird elektronisch eingereicht. Angeblich gibt es Zufallsprüfungen. Wahrscheinlich gibt es indes aber nur die durch den Rechner der Finanzverwaltung ausgegliederte Steuererklärungen, die Aussicht der Finanzverwaltung nicht plausibel sind. Dabei muss man wissen, dass der PC Auffälligkeiten in den Erklärungen herausfiltert und dann diese entsprechenden Erklärungen einer manuellen Bearbeitung, sprich also einem Sachbearbeiter zuweist. Diese Auffälligkeiten sind im Regelfall Abweichungen entweder von statistisch erwarteten Normgrößen, stochastischen Erwartungen oder aber Abweichungen im Verhältnis zum Vorjahr.
Deswegen kommt es dann zu einem Prüfungsvorschlag, zu einer Prüfungsanordnung und dann zu einer Betriebsprüfung – und zu Anforderungen von Unterlagen.
Beispiele
Erklären Sie erstmals eine neue Einkunftsart, Sie vermieten etwa die bislang selbstgenutzte Wohnung, entstehen hier erstmals Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Gleichgültig, ob diese Einkünfte positiv oder negativ sind, ist dies natürlich eine Abweichung zum Vorjahr und sorgt dafür, dass hier eine solche Auffälligkeit vorliegt. Auch wenn Sie Ihren Arbeitsplatz wechseln und nunmehr deutlich mehr verdienen, ist das einerseits erfreulich, andererseits für den PC natürlich eine Auffälligkeit. Wenn sich hier erhebliche Differenzen zum Vorjahr, etwa 5.000 € mehr Verdienst pro Jahr ergeben, ist dies für den PC nicht nachvollziehbar und er sondert den Fall zwecks genauerer Überprüfung aus.
Neue Einkünfte oder Schwankungen sind ebenso Prüfungsanlass wie deren Wegfall
Auch wenn Sie bislang keine Kapitaleinkünfte erklärt haben, nunmehr aber etwa aufgrund des Zuflusses eine kapitalbildenden Lebensversicherung erstmals dieses Geld angelegt haben und Kapitaleinkünfte vereinnahmt haben und diese auch ordnungsgemäß erklären, sind dies Auffälligkeiten im Verhältnis zum Vorjahr, die einen Hinweis und damit einen Prüfungsvorschlag aus Sicht des PCs ergeben: Warum wurden im Vorjahr keine Einkünfte aus Kapitalvermögen erklärt? Woher kommt diese neue Einkunftsart? Genauso dürfte das Gegenteil zu einer Prüfung führen, nämlich dann, wenn Einkunftsquellen wegfallen: Sie verkaufen Ihren Betrieb oder stellen in ein. Oder Sie verkaufen die bislang vermietete Eigentumswohnung. Was passiert dann mit dem Geld? Und bei jeder Betriebseinstellung oder Betriebsaufgabe ist ohnehin ein Prüfungsvorschlag vorgesehen.
Abweichungen von der Statistik oder der stochastischen Erwartung
Für einen Selbstständigen können hier natürlich auch statistische Erwartungen bzw. die Abweichungen hiervon eine Rolle spielen: Hat der Betrieb Rohgewinnaufschlagsätze, die der Richtsatzsammlung entsprechen? Stimmen die Relationen zwischen Lohnkosten und Umsatz? Hat der Betrieb auffällig viele Fremdarbeiten? Passt der Gewinn zum Umsatz? Welche Relationen hier im Detail geprüft werden und welche Erwartungen hier die Finanzverwaltung als statistisch normal abgespeichert hat, veröffentlicht sie natürlich nicht. So werden vermutlich auch Gewinnsteigerungen weniger ein Problem darstellen, als Gewinnrückgänge oder gar Verluste. Auch überproportional hohe Kosten sorgen vielleicht für Prüfungsvorschläge: Da könnte schließlich auch ein privat veranlasster Kostenfaktor als betrieblich gebucht sein oder aber nicht alle Einnahmen ordnungsgemäß verbucht sein.
Ablauf und Funktionsweise
Wenn Sie also jetzt eine elektronische Steuererklärung eingereicht haben und vorab erst einmal nach Erklärung (als Selbstständiger unter dem Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO) veranlagt wurden, sind Sie damit noch nicht durch. Es kann sein, dass Ihre Steuererklärung ausgesondert wurde, weil der PC hier solche Auffälligkeiten im Verhältnis zum Vorjahr oder Abweichungen von einer statistischen Normalverteilung hier festgestellt hat. Dann wird der Fall einem Sachbearbeiter zur Einzelprüfung dazugewiesen. Soweit dieser nach Prüfung diese Abweichungen und Auffälligekeiten nicht für plausibel hält, geht er diesen nach und überprüft diese. Hier erfolgt dann eine Rückfrage bei Ihnen. Der Sachbearbeiter schreibt dann etwa, dass die Prüfung Ihres Falls folgende Fragen notwendig macht: … Und dann übernimmt er ganz oder teilweise die Hinweise des PCs. Oder statt einer Einzerückfrage kommt es zu einem Prüfungsvorschlag und dann letztlich zu einer Betriebsprüfung – und zu Anforderungen von Unterlagen.
Folge: Einzelanfrage oder Prüfungsanordnung
Soweit Sie also selbstständig sind, kann hier auch eine Prüfungsanordnung nach § 193 Abs. 1 AO ergehen. Auch hier kann das Finanzamt prüfen, wenn es eine Prüfungsbedürftigkeit für sich bejaht. Dann kommt das Finanzamt auch hier zu einer Prüfungsanordnung, zu einer Betriebsprüfung bei Ihnen- und zu Anforderungen von Unterlagen von Ihnen. Hier können also mit der Prüfungsanordnung gleich Ihre Buchführungsunterlagen ganz oder teilweise angefordert und dann Prüfungsschwerpunkte herausgebildet werden. Sind sie nicht selbstständig tätig, kann in Form von Nachfragen der Sachverhalt geklärt werden, notfalls nach § 193 Abs. 2 AO eine Prüfungsanordnung ergehen, wenn sich der Sachverhalt nicht für eine Prüfung an Amtsstelle eignet. Dasselbe gilt auch, wenn Ihr Fall für Nachfragen zu kompliziert oder zu umfangreich erscheint und eine Prüfung an Amtsstelle damit nicht zweckmäßig aus Sicht der Finanzverwaltung ist.
Ziele der Finanzverwaltung
Insgesamt soll dieses Konzept der Finanzverwaltung zu einer schnellen und raschen Prüfung führen: Abgabe der Steuererklärung, zeitnahe Prüfung gegebenenfalls nur für dieses eine Jahr und mit der Prüfungsanforderungen gleich die Anforderung der entsprechenden Buchführungsunterlagen. Sodann folgt die Herausbildung von Prüfungs-Schwerpunkten. Dies ähnelt offenbar einer Art abgekürzten Außenprüfung. Hier werden dann die Hinweise und die konkreten Fragen des PC-Programms abgearbeitet. Die konkreten Fragen ergeben sich aus den Hinweisen des PCs. Diese Auffälligkeiten können aus Abweichungen zum Vorjahr oder aus Abweichungen von statistisch erwarteten oder wahrscheinlichen Werten resultieren. Ziel der Finanzverwaltung ist es also, rasch die vom PC gefundenen vermeintlichen oder tatsächlichen Auffälligkeiten, Unstimmigkeiten und statistischen Abweichungen durch Prüfer vor Ort zu prüfen. Weg von der Vollprüfung, hin zu der Hinweisprüfung. Sind die Fragen geklärt, zeichent der Prüfer bzw. Sachbearbeiter den Fall frei.
Hintergrund
Die Finanzverwaltung ist Massenverwaltung. Die Effizienz der Prüfung der vielen Fälle steht im Vordergrund. Personal ist knapp. Jeden Fall voll zu prüfen, bindet zu viele human resources. Deswegen filtert das PC-Programm der Finanzverwaltung nach vermeintlichen oder tatsächlichen Auffälligkeiten die Fälle. Das Programm filtert primär nach Abweichungen vom Vorjahr. Ebenso werden Fälle herausgesondert, die von der statistischen Erwartung abweichen. Diese Ungewöhnlichkeiten, Abweichungen von statistischen Erwartungen oder Erfahrungen führen dann zu einer Einzelfallprüfung durch einem Sachbearbeiter. Das PC-Programm der Finanzverwaltung wirft dann Hinweise zu dem Fall aus und der Sachbearbeiter prüft dann diese Hinweise. Eine Vollprüfung aller Steuerpflichtigen ist gar nicht aufgrund des massenhaften Erklärungsaufkommens zu bewältigen. Also sucht man sich die scheinbar oder tatsächlichen statistisch auffälligen Fälle heraus und prüft diese nach den Abweichungen punktuell. Wie ein Kamm durchsucht das Programm der Finanzverwaltung die Massen der elektronischen Erklärungen nach Abweichungen, Unstimmigkeiten und Unplausibilitäten.
Stimmt der Gewinn im Verhältnis zum Umsatz? Ist der Gewinn zu tief, könnte dies ein Hinweis auf zu viele private Kosten sein. Oder die Einnhamen sind nicht vollständig erfasst. Welche Eckwerte sind üblich? Wie sind die betrieblichen Kennzahlen vergkelichbarer Betriebe? Jedenfalls fallen damit nicht auf den ersten Blick plausible Fälle auf. Der PC der Finanzverwaltung beschreibt in Hinweisen die Fehler, Unstimmigkeiten, Unplausibilitäten oder Abweichungen. Je nach Erklärung enthalten diese Hinweise 1 bis 10 oder mehr Prüfungspunkte. Diese prüft dann ein Finanzbeamter. Das übernimmt dann ein Sachbearbeiter oder ein Betriebsprüfer.
Versteckte Änderungen im Gesetz
Diese Neuerungen kommen relativ versteckt in einem Gesetz, das gemeinhin unter der DAC 7-Richtlinie und Modernisierung der Steuerverfahrensrechts in den Fachkreisen besprochen wird. Aber wer von den Steuerpflichtigen ahnt schon, dass DAC 7 umfangreiche Änderungen in der Betriebsprüfung mit sich bringen wird? Der genaue Name heißt aber nicht DAC 7, sondern ist noch viel bürokratischer. Bei dem Namen des Gesetzes kommt nimand auf die Idee, dass hier zahlreiche Änderungen in der Betriebsprüfung mit enthalten sind. Dabei ist der obige Ausschnitt zu § 197 AO nur ein kleiner Teil der vielen Änderungen. Neu sind scharfe, automatsiche Sanktionen bei der nicht rechtzeitigen Beantwortung auf qualifizierte Prüfungsanfragen der Betriebsprüfung.
Verschärfung: automatische Sanktionen in Höhe von 75 € pro Tag bei Nichtbeantwortung
So kommt ein neuer § 200a AO mit automatischen Sanktionen nach Nichtbeantwortung einem sog. qualifizierten Mitwirkungsverlangen. Hier werden 75 € pro Tag der Nichtbeantwortung nach Fristablauf fällig. Hinzu kommen kann ein Zuschalg von bis zu 25.000 € pro Tag unter bestimmten Voraussetzungen. Ferner sind im Gesetz Änderungen in der Ablaufhemmung der Festsetzungsverjährungsfrist nach § 171 Abs. 4 AO enthalten. Eine echte strenge zeitliche Schranken der Auswertung aus Betriebsprüfungsverfahren, die wirklich zu einer Beschleunigung führen könnte, fehlt allerdings.
Der richtige Name des Gesetzes lautet: „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung der Steuerverfahrensrechts“.
Geplante Zustimmung Bundesrat am 16.12.22
Der Bundestag hat am 10.11.2022 dieses „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung der Steuerverfahrensrechts“ gebilligt. Am 16.12.2022 stimmte der Bundesrats zu. Das Gesetz tritt am 01.01.23 in Kraft. Die meisten Neuregelungen gelten allerdings erst ab dem 01.01.2025.
Sie brauchen einen Spezialisten im streitigen Steuerrecht oder Steuerstrafrecht?
Fragen zur Betriebsprüfung, Probleme mit dem Finanzamt? Steuerfahndungsprüfung, Zollfahndungsprüfung oder einfach nur Steuerstreit? Fragen Sie den Spezialisten Rechtsanwalt Dr. Burkhard, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Strafrecht, Tel.-Nr. 0611– 890910 zu allen Problemen im streitigen Steuerrecht, im Steuerstrafrecht, bei Betriebsprüfungen? Oder Ärger mit dem Finanzamt durch Verprobungen, die digitale Betriebsprüfung, Steuerfahndung, Zollfahndung? Wird Ihnen die Erstellung oder Verwedung von Scheinrechnungen, Schwarzarbeit vorgeworfen? Brauchen Sie Beratung bei einer Selbstanzeige, Tax Compliance? Ich vertrete Sie auch bei allen Einspruchs- und Klageverfahren bis hin zur Nichtzulassungsbeschwerde und der Revision.
Dr. Burkhard ist zugelassen vor allen Finanzbehörden, Finanzgerichten und dem BFH sowie bei allen Strafgerichten und dem BGH.